Iekšēja lietu uzskaite

Lietas dokumentu iekšējā uzskaite ir grāmatvedības Dokumente, kurā ir lietas dokumentu saraksts, kurā norādīti lietas dokumentu kārtas numuri, indeksi, datumi, virsraksti un lietas lapu numerācija un ir Saistoss-Dokumente gadījumiem ar īpaši vērtīgu informāciju uzņēmumiem.

Lietas prātu iekšējā inventarizācija ir Wiener Form un aizpilda uz atsevišķas lapas. Ja lieta ir iesieta vai iesniegta bez iekšējās inventarizācijas veidlapas, tad tā tiek pielīmēta lietas priekšējā vāka iekšpusē.

Iekšējā dokumentu (lietu) uzskaitē jābūt pilnīgai informācijai par lietas dokumentiem: to kārtas numuriem, dokumentu indeksiem, katra datumiem, virsrakstiem, lietas lapu numuriem un piezīmēm, un jābeidzas ar beigu ierakstu. , kurā jānorāda (gan ar vārdiem, gan cipariem) iekšējās inventarizācijas numuru lapas un tajā aprakstīto dokumentu skaits. Iekšējā dokumentu uzskaite jāparaksta sastādītājam (norādot amatu).

Ja darba procesā mainās lietas dokumentu sastāvs (piemēram, notiek izņemšana, aizstāšana ar kopijām vai jaunu dokumentu pievienošana), tad attiecīgās atzīmes ieraksta iekšējās inventarizācijas pēdējā ailē. dokumenti - "Piezīmes". Tas arī norāda, uz kura dokumenta pamata šī darbība tika veikta.

Lietā jau iekļautos dokumentus iestādes vai organizācijas darbinieks var pieprasīt gada laikā. Šajā gadījumā tos no faila var izgūt tikai darbinieks, kas ir atbildīgs par failu veidošanu un uzglabāšanu. Viņu vietā tiek uzklāta aizstājēja lapa, kurā norādīts, kad, kam un uz cik ilgu laiku dokuments izsniegts.

Pēc lietvedības gada pabeigšanas atsevišķu dokumentu izsniegšana no lietas nav pieļaujama. Ja nepieciešams, visu lietu var izsniegt pagaidu lietošanai.

Ja nepieciešams izsniegt visu lietu, tiek aizpildīta aizstājējkarte, kurā norādīts izsniegtās lietas numurs, izdošanas datums, kam lieta izsniegta, uz cik ilgu laiku, paraksti. atbildigas personas saņemšanā un saņemšanā pēc dokumentu atdošanas. Nomaiņas karte tiek iievietota izsniegtās lietas vietā.

Dokumentu izņemšana no lietas materiāliem pēc kompetento iestāžu (piemēram, prokuratūras u.c.) pieprasījuma var tikt veikta tikai uz šo iestāžu rakstiska rīkojuma pamata, ar vadības atļauju. Šajā gadījumā obligāti tiek sastādīts akts par oriģinālā dokumenta izņemšanu, un tā vietā lietā tiek iesniegta apliecināta kopija.

Iekšējā inventarizācija tiek sastādīta īpaši vērtīgus dokumentus saturošām lietām, ierobežotas pieejamības dokumentiem, personas lietām, kā arī pa dokumentu veidiem veidotām un saturā ligzdotām lietām. Tās sagatavošanas nepieciešamību nosaka instrukcija par iestādes, organizācijas vai uzņēmuma lietvedību.

Iekšējā inventarizācija tiek ievietota lietas sākumā, un tajā tiek ievadīti dati par katru iesniegto dokumentu. Liela nozīme, atjaunojot bojatos arhīvus, ir dokumentu iekšējai uzskaitei.

Lietas dokumentu iekšējās uzskaites aizpildīšanas noteikumi:

1. Lietas iekšējās inventarizācijas lapas ir numurētas atsevišķi ar arābu cipariem un tiek norādītas lietas apliecības lapā caur "+" zīmi.

2. Jānorāda lietā esošā dokumenta kārtas numurs.

3. Dokumenta rādītājs ir piestiprināts - tas ir reģistrācijas numurs dokuments (ja tāda nav, tad iekšējā uzskaitē tiek veikta atzīme b/n).

4. Ailē „Datums“ ieraksta dokumenta reģistrācijas datumu vai dokumenta parakstīšanas datumu (ja dokuments nav reģistrēts).

Iekšējā dokumentu uzskaite tiek sastādīta noteiktām lietu kategorijām, piemēram, tādām, kuras ir saistītas ar šīs dokumentācijas specifiku (ar ierobežotas pieejamības zīmogu, personas un tiesas lietas, akadēmisau un.kum.cķu unšana gruādu). Tāpat ieteicams veikt iekšējo inventarizāciju lietām, kuru nosaukumos nav pietiekami atklāts dokumentu saturs, kas vēl vairāk atvieglo to izmantošanu, nepieciešamās informācijas meklēšanu. Nepieciešamību sastādīt iekšējo dokumentu uzskaiti atsevišķos gadījumos nosaka biroja darba instrukcijas. Piemēram, iekšējo inventarizāciju apkopošana lietām, kurās ir personāla pasūtījumi, kļūst noderīga, tos izmantojot.

Iekšējo inventarizāciju (sk. 64.pielikumu) sastāda uz atsevišķas lapas formā, kurā ir informācija par lietas dokumentu kārtas numuriem, to indeksiem, datumiem, virsrakstiem un lietas lapu numuriem, uz kuriem atrodas katrs dokuments.

Iekšējai inventarizācijai tiek veikts noslēguma ieraksts, kurā ar cipariem un vārdiem norāda inventārā iekļauto dokumentu skaitu un iekšējās inventarizācijas lapu skaitu. Iekšējo inventarizāciju paraksta tā sastādītājs. Ja scheitert iepriekš tika nosūtīts vai iesniegts bez iekšējās inventarizācijas, tad tā forma tiek pielīmēta korpusa priekšējā vāka iekšpusē.

Lietas apliecinājuma sastādīšana

Lietas apliecinošais uzraksts (sk. 65.pielikumu) tiek sastādīts, lai ņemtu vērā lapu skaitu lietā un fiksētu to numerācijas pazīmes. Tas ir apkopots uz atsevišķas lapas, Kas ievieto lietas beigās, lietu drukātajās eksemplāros (reģistrācijas grāmatiņas, atskaites u.c.) - pēdējās tukšās lapas aizmugurē. Nav atļauts veikt apliecinājumu uz lietas vāka vai pēdējās lapas aizmugurē.

Apliecinošajā uzrakstā ar cipariem un vārdiem norādīts kastes lapu skaits un atsevišķi caur "+" (plus) zīmi – iekšējā inventāra lapu skaits, ja tāds ir.

Apliecinošajā uzrakstā jānorāda šādas lietas dokumentu numerācijas pazīmes: burtu un iztrūkstošu lapu numuru esamība; lapu skaits ar ielīmētām fotogrāfijām, dokumentiem, izgriezumiem utt.; Lielformata lapu skaits; aplokšņu skaits ar iepakojumiem un secinājumu lapu skaits.

sertifikācijas uzraksts Parakstījis izgatavotājs.

Ja ir liels skaits pārnumurētu lapu, lietas beigās tiek sastādīts jauns sertifikācijas uzraksts. Tajā pašā laikā vecais sertifikāta uzraksts tiek izsvītrots un pastāvīgi tiek saglabāts lietā.

Saistoss

Pastāvīgas, ilgstošas (virs 10 gadiem) glabāšanas lietu un personāla dokumenti tiek kārtoti uz četriem caurumiem ar skarbu diegu un tiek ņemti cietā vākā. Pastāvīgajiem glabāšanas kastu vākiem tiek izmantots bezskābes kartons.

Dokumentu iesiešanas laikā nav atļauts pāršūt to tekstu. Ja dokumenta teksts ir drukāts pārāk tuvu kreisajai malai, jums ir jāveido dokumenta saknes.

Korpusa vāka-Designs

Lietu vāki pastāvīgai, ilgstošai (virs 10 gadiem) glabāšanai un personālam tiek noformēti atbilstoši noteiktajai formai (skat. 66.pielikumu).

Lietas nosaukums ir pārcelts uz tās vāku no nomenklatūras. Tajā pašā laikā tas prasa obligātas pārbaudes un skaidrojumus, izmantojot lietas arktisko pārbaudi. Nosaukumam precīzi, īsi, vispārinātā veidā jāatspoguļo galvenais dokumentu saturs. Ja nepieciešams, lietas nosaukumā ieraksta papildu informāciju (iestādes nosaukums vai strukturvienība izmaiņu gadījumā gada laikā tiek uzlīmēti rīkojumu numuri, protokoli, norādīti atskaišu veidi un formas, dokumentu kopijas u.c.), kas palielina tā informatīvo saturu.

Piemēram:

OAO Energia direktora 2005.gada rīkojumi Nr.1-45; Darbaspēka statistikas pārskati par 2002.gadu (veidlapa Nr.1-T);

Institūta zinātniski metodiskās komisijas 2006.gada sēžu protokoli Nr.1-6 (kopijas).

Lietas dokumentu oriģinalitāte nav īpaši atrunāta.

Ja biroja darbā pasūtījumi pamatdarbībai tika veikti kopā ar pasūtījumiem personālam, tie tiek veidoti dažādos gadījumos. Tajā pašā laikā virsrakstā nav norādīti pasūtījumu numuri, jo pasūtījumu kārtošana ir uzsākta. Šī funkcija ir jāatspoguļo inventāra priekšvārdā.

Uz lietu vākiem norādiet tajās ievietoto dokumentu datumus. Lietas izskatīšanas datumu nedrīkst norādīt tikai uz to lietu vākiem, kurās ir gada plani un ziņojumi, jo tie ir atspoguļoti lietu virsrakstos.

Ja lieta sastāv no vairākiem sējumiem (daļām), tad katram no tiem tiek piestiprināti pēdējo dokumentu datumi, t.i. agrāko un jaunāko lietā iekļauto dokumentu reģistrācijas (noformēšanas) datumi.

Ja lieta ir pamatdarbības pasūtījumu reģistrs, tad tā datums būs precīzi kalendāra datumi, kad izdarīti pirmie un pēdējie žurnāla ieraksti. Lietas, kurā ir sēžu protokoli, termiņi ir apstiprināšanas datumi (dokumentiem, kas ir apstiprināti) vai lietas pirmās un pēdējās protokola datums. Personas lietas iesniegšanas termiņi ir datumi, kad parakstīti rīkojumi par personas, pret kuru ierosināta lieta, uzņemšanu un atbrīvošanu no amata.

Ja ir norādīti precīzi kalendāra datumi, tiek norādīta diena, mēnesis un gads. Dienu un gadu norāda ar arābu cipariem, mēneša nosaukumu raksta ar vārdiem.

Ja lietā ir dokumenti (pielikumi, izziņas, apskati u.c.), kuru datums nesakrīt ar lietas pēdējiem datumiem, zem šiem datumiem izdara jaunu ierakstu rindā: "Lietā ir dokumenti uz _ gadu."

Lietas vāka obligāts rekvizīts ir maciņā esošo lapu skaits, kas tiek piestiprināts, pamatojoties uz lietas apliecinošo uzrakstu, un lietas glabāšanas laiks (pastāvīgās glabāšanas gadījumos raksta: „Pastavigi“).

Uz lietas vāka ir piestiprināts tās numurs atbilstoši inventāram un, saskaņojot ar iestādes arhīvu, inventāra un arhīva fonda numuri.

Uzrakstiem uz korpusu vākiem jābūt skaidriem, tie uzklāti ar melnu tinti vai pastu, kas noturīga pret gaismu.

Lietas noslēgšanas gadījumā titullapa, izgatavots tipogrāfiskā veidā, uz lietas vāka norādīti tikai arhīva fonda, inventāra un lietu numuri. Titullapu uzlīmēt uz korpusa vāka aizliegts.

3.6.1. Lietu nodošanu veic dienesta darbinieki dokumentācijas atbalsts organizācijas vai citu struktūrvienību vadīšana, kuru pienākumos ietilpst lietu izveidošana un veidošana, ar metodisko palīdzību un organizācijas arhīva kontrolē.

3.6.2. Atkarībā no uzglabāšanas termiņiem tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija.

3.6.3. Pastāvīgas, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas gadījumi un personāls ir pilnībā jāreģistrē.

Pilnīga iesniegšana ietver:

lietas iesniegšana vai iesiešana;

lietas lapu numerācija;

sertifikācijas lapas noformēšana;

nepieciešamības gadījumā sastādot iekšējo dokumentu uzskaiti;

nepieciešamo precizējumu veikšana lietas vāka detaļās (organizācijas nosaukuma, lietas reģistrācijas indeksa, lietas pēdējo datumu, lietas nosaukuma precizēšana).

Pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas gadījumi ir pakļauti daļējai reģistrācijai: atļauts lietā nesistematizēt dokumentus, lietas lapas nenumurēt, izziņas lapas nenoformēt.

3.6.4. Lietas veidojošie dokumenti ir ierakstīti uz 4 caurumiem cietā kartona vākā vai iesieti, ņemot vērā iespēju brīvi lasīt visu dokumentu tekstu, datumus, vīzas un rezolūcijas par tiem. Sagatavojot kastes kārtošanai (iesiešanai), no dokumentiem tiek noņemti metāla stiprinājumi (spraudītes, saspraudes).

3.6.5. Pastāvīgās uzglabāšanas faili, kas sastāv no augstvērtīgiem dokumentiem vai lielgabarīta dokumentiem, tiek glabāti slēgtās cietās mapēs ar trim atlokiem ar saitēm vai kastēs.

3.6.6. Ja lietā ir neizņemti personas dokumenti (personas apliecības, darba gramatas, militārās biļetes) šie dokumenti ir iievietoti aploksnē, kas tiek iievietota lietā. Ja šādu dokumentu ir liels skaits, pēdējos no lietām izņem un tiem sastāda atsevišķu inventarizāciju.

3.6.7. Katras lietas beigās tiek iesniegta tukša apliecības lapas veidlapa, bet lietas sākumā (lai ņemtu vērā īpaši vērtīgus dokumentus) - lietas dokumentu iekšējās uzskaites veidlapa.

3.6.8. Lai nodrošinātu drošību un fiksētu lietā iekļauto dokumentu secību, visas šīs lietas lapas (izņemot sertifikācijas lapu un iekšējo inventāru) lapas augšējā labajā stūrī ir numurēcitas ar arābu cipariem brujā cipariem. ar vienkāršu zīmuli vai numerācijas mašīnu. Lietas dokumentu iekšējās uzskaites lapas numurētas atsevišķi.

3.6.9. Lietu lapas, kas sastāv no vairākiem sējumiem vai daļām, numurē katram sējumam vai katrai daļai atsevišķi.

3.6.10. Fotogrāfijas, zīmējumi, diagrammas un citi ilustratīvie dokumenti, kas attēlo nettkarīgu lapu failā, ir numurēti otrā pusē lapas augšējā malā.

3.6.11. Salocītā lapa (A3, A2 formatātā) ir atlocīta un numurēta lapas augšējās piemales labajā pusē. Šajā gadījumā jebkura formāta lapa, kas ir apvīlēta no vienas malas, tiek numurēta kā viena lapa; pa vidu salocīta un apvīlēta lapa ir atkārtoti izšūta un numurēta kā viena lapa.

3.6.12. Lapa ar cieši salīmētiem dokumentiem (fotogrāfijas, izgriezumi, izraksti utt.) tiek numurēta kā viena lapa. Ja dokumentam ar vienu malu tiek pielīmēti citi dokumenti (teksta ieliktņi, tulkojumi, izgriezumi u.c.), tad katrs dokuments tiek numurēts atsevišķi.

3.6.13. Lietā iesniegtās aploksnes ar pielikumiem ir numurētas; tajā pašā laikā vispirms tiek numurēta pati aploksne, un pēc tam katrs aploksnes pielikums tiek numurēts ar nākamo numuru.

3.6.14. Lietā iesniegtos dokumentus ar savu lapu numerāciju (arī drukātās publikācijas) var numurēt vispārējā kārtība vai saglabājiet savu numerāciju, ja tā atbilst failā esošo lapu secībai.

3.6.15. Gadījumos, kad lietas lapu numerācijā tiek konstatēts liels kļūdu skaits, tās tiek pārnumurētas. Pārnumurējot lapas, vecie cipari tiek izsvītroti un blakus tiek likts jauns lapas numurs; lietas beigās tiek sastādīta jauna liecinieka lapa, savukārt vecā liecinieka lapa tiek pārsvītrota, bet saglabāta lietā.

Ja ir atsevišķas kļūdas lapu numerācijā gadījumos, kad organizācijas arhīvs tās gatavo nodošanai valsts glabāšanā, ir atļauts, vienojoties ar valsts arhīvu, izmantot burtu cipari loksnes.

3.6.16. Liecinieku lapu sastāda lietā uz atsevišķas lapas, grāmatās - pēdējās tukšās lapas aizmugurē, kartotēkās - uz atsevišķas tukšas kartes formāta lapas.

Lietas apliecības lapu noformē atbilstoši noteiktajai formai (9.pielikums), kurā cipariem un vārdiem norāda lietas numurēto lapu skaitu, iekšējās inventarizācijas lapu skaitu, numerācijas pazīmes. lietu numuriem (lielo burtu numuru esamība, trūkstošie cipari, lapu numuri ar ielīmētām fotogrāfijām, lielformāta lapu numuri, aploksnes ar pielikumiem un tajās ievietoto lapu skaits), kā arī klātbūtne gadījumā iespiestas brošūru kopijas ar tajās esošo lapu skaitu, ja tās nebija atzīmētas kopējā bruto numerācijā lietā.

Lietas sertifikācijas lapu paraksta tās sastādītājs. Visa turpmākās izmaiņas lietas sastāvā un statusā (bojājumi, oriģinālo dokumentu nomaiņa) tiek atzīmētas apliecinājuma lapā ar atsauci uz attiecīgo aktu.

Sertifikācijas lapu aizliegts izņemt uz kastes vāka vai lapas tukšā aizmugurē pedējais-Dokumente. Ja scheitert ir iesniegts vai iesiets bez sertifikācijas lapas formas, tas tiek ielīmēts lapas augšpusē lietas vāka iekšpusē.

3.6.17. Tiek sastādīta lietas dokumentu iekšējā uzskaite, lai fiksētu pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas dokumentus, kuru uzskaiti nosaka šīs dokumentācijas specifika (īpaši vērtīgās, personas, tiesas, izmeklēšanas lietas u.c.), kā kā arī fiksēt pastāvīgu un pagaidu (virs 10 gadiem ) glabāšanu, kas veidota atbilstoši dokumentu veidiem, kuru nosaukumi nettklāj konkrēto dokumenta saturu.

Iekšējais inventārs tiek sastādīts uz atsevišķas lapas noteiktā formā (10.pielikums), kurā ir informācija par lietas dokumentu kārtas numuriem, to indeksiem, datumiem, lietas virsrakstiem un lappušu numuriem. Iekšējai inventarizācijai tiek veikts gala ieraksts, kurā cipariem un vārdiem norāda tajā iekļauto dokumentu skaitu un iekšējās inventarizācijas lapu skaitu.

Iekšējo inventarizāciju paraksta tā sastādītājs. Ja lieta ir iesieta vai iesniegta bez iekšējās dokumentu uzskaites veidlapas, tad noteiktajā formā sastādītais inventārs tiek pielīmēts lietas priekšējā vāka iekšpusē.

Izmaiņas lietas dokumentu sastāvā (izņemšana, dokumentu iekļaušana, aizstāšana ar kopijām u.c.) atspoguļotas ailē "Piezīmes" ar saitēm uz attiecīgajiem aktiem. Ja nepieciešams, iekšējā uzskaitē izdara jaunu galīgo ierakstu un lietas apliecinājumu.

3.6.18. Pastāvīgās, pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas un personāla lietas vāks tiek noformēts un noformēts atbilstoši noteiktajai formai (11.pielikums), kurā norādīts organizācijas nosaukums, struktūrvienība, lietu rādītājs. lietas numurs (sējums, daļa) atbilstoši lietu kopsavilkuma gada sadaļai, lietas nosaukums.

Uz pastāvīgās glabāšanas lietu vāka paredzēta vieta valsts arhīva nosaukumam, kurā tiks pieņemtas organizācijas lietas, valsts arhīva un organizācijas kodu apzīmējumiem.

Mainot organizācijas (struktūrvienības) nosaukumu lietas dokumentos aptvertajā periodā vai nododot lietu citai organizācijai (citai struktūrvienībai), lietas vākā norāda šīs organizācijas vai pārņēmējas organizācijas jauno , un iepriekšējais organizācijas (struktūrvienības) nosaukums ir ievietots iekavās.

Lietas iekšējā inventarizācija ir uzskaites veidlapa, kas ietver informāciju par visiem tajā esošajiem dokumentiem. Tas ļauj racionalizēt uzņēmuma iekšējo dokumentu plūsmu un samazināt risku pazaudēt svarīgus papīrus.

Iekšējā apraksta nozīme

Lieta ir dokumentu kopums, kas raksturo konkrētu jautājumu vai personu. Labs piemērs ir darbinieka personas lieta. Tajā ir visi ar darbinieku saistītie papīri:

Personas (pases, TIN, SNILS kopijas (ar nosacījumu, ka tās ir nepieciešamas darbam);
par izglītību (diplomi, sertifikāti, profesionālās apliecības (līdzīgi, ja darbs prasa, piemēram, skolotājiem);
personāls (darba rīkojums, darba līgums, personāla uzskaites lapa);
citi (paldies, sertifikati, ieteikumi).

Tie visi ir jāsakārto. Svarīgi norādīt, kad papīri sniegti un reģistrēti, uz cik loksnēm. Tajos ir arī norādīts, kur tieši lietas var atrast.

Veidlapas mērķis

Iepriekš uzskaitīto dokumentu skaits var būt desmitos. Un to lapu summa ir vēl lielāka. Pastāv liela varbūtība, ka nepamanīsit vienas lapas nozaudēšanu. Bet apraksta klātbūtne to negaus:

Tajā ir uzskaitīti visi papīri to saņemšanas secībā.
Visa lapas ir numurētas un ieņem savu vietu vispārējā mapē.
No lapu numuriem mēs varam secināt, cik lappušu ir katrā no dokumentiem.
Ja lapas trūkst, zu ir viegli notikt.
Pēc piezīmēm var secināt, vai tas ņemts ar konkrētu mērķi vai vienkārši pazaudēts.

Tāpēc visos failos, kas tiek glabāti ilgāk par 10 gadiem (vai bezgalīgi), kā arī tiem, kas attiecas uz personālu, ir jābūt šādam ieliktni.

Lietas apraksts: parauga sastādīšana

Veidlapa dota Krievijas Kultūras ministrijas 2015.gada 31.marta rīkojumā Nr.526 (27.pielikums). Tas sastāv no tabulas ar reģistrācijas datiem (katram oficiālajam papīram), rindām, kas norāda dokumentu skaitu, un rindām, kas parāda kopējo lapu skaitu mapē.

Tabulas sadala jums jāieraksta:

sērijas numurs (konkrētam gadījumam);
reģistrācijas indekss (uzņēmuma iekšējai darbplūsmai kopumā);
Daten (nevis dokumenta izsniegšana, bet tā iekļaušanas lietā nodrošinājums);
vārds (piemēram, "Pases kopija" vai " Darba ligums»);
lietas lapu skaits (kopumā mapei);
piezīmes (piemēram, atteikuma un atgriešanas datumi un iemesli).

Veidlapa jāparaksta tās sastādītājam (piemēram, personāla darbiniekam).

Pastāvīgas, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas gadījumi un personāls ir pilnībā jāreģistrē.

Pilnīga iesniegšana ietver:

Lietas noformēšana vai iesiešana;

Lietas lapu numerācija;

Sertifikācijas lapas noformēšana (iesniegta lietas beigās);

Ja nepieciešams, iekšējās dokumentu uzskaites sastādīšana (iekārto pēc titullapas);

Nepieciešamo precizējumu veikšana detaļās uz lietas vāka (organizācijas nosaukuma precizēšana, lietas reģistrācijas indekss, lietas pēdējie datumi, lietas nosaukums).

Pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas gadījumi ir pakļauti daļējai reģistrācijai: atļauts lietā nesistematizēt dokumentus, lietas lapas nenumurēt, izziņas lapas nenoformēt.

Ja lietā ir neizņemti personas dokumenti (personas apliecības, darba grāmatiņas, militārās apliecības), šie dokumenti tiek ievietoti aploksnē, kas tiek ievietota lietā. Ja šādu dokumentu ir liels skaits, pēdējos no lietām izņem un tiem sastāda atsevišķu inventarizāciju.

Lietas lapu numerācija.

1. Lai nodrošinātu drošību un fiksētu lietā iekļauto dokumentu sakārtošanas kārtību, visas tās lapas (izņemot liecinieku lapu un iekšējo inventāru) numurētas ar arābu cipariem bruto numerācijā lietas a laugšējā lapu ar vienkāršu zīmuli vai numerācijas mašīnu. Lietas dokumentu iekšējās uzskaites lapas numurētas atsevišķi.

2. Lietu lapas, kas sastāv no vairākiem sējumiem vai daļām, numurē katram sējumam vai katrai daļai atsevišķi.

3. Fotogrāfijas, rasējumi, diagrammas un citi ilustratīvie dokumenti, kas attēlo nettkarīgu lapu lietā, ir numurēti otrā pusē lapas augšējā malā.

4. Salocītā lapa (A3, A2 formatātā) ir atlocīta un numurēta lapas augšējās piemales labajā pusē. Šajā gadījumā jebkura formāta lapa, kas ir apvīlēta no vienas malas, tiek numurēta kā viena lapa; pa vidu salocīta un apvīlēta lapa ir atkārtoti izšūta un numurēta kā viena lapa.

5. Lapu ar cieši salīmētiem dokumentiem (fotogrāfijas, izgriezumi, izraksti utt.) numurē kā vienu lapu. Ja dokumentam ar vienu malu tiek pielīmēti citi dokumenti (teksta ieliktņi, tulkojumi, izgriezumi u.c.), tad katrs dokuments tiek numurēts atsevišķi.

6. Lietā ievietotās aploksnes ar pielikumiem ir numurētas; tajā pašā laikā vispirms tiek numurēta pati aploksne, un pēc tam katrs aploksnes pielikums tiek numurēts ar nākamo numuru.

7. Lietā iesniegtos dokumentus ar savu lapu numerāciju (arī drukātos izdevumus) var numurēt vispārējā secībā vai saglabāt savu numerāciju, ja tā atbilst lapu secībai lietā.

8. Ja organizācijas arhīvā, sagatavojot dokumentus nodošanai valsts glabāšanā, gadījumos atklājas atsevišķas kļūdas lapu numerācijā, saskaņojot ar valsts arhīvu, pieļaujama lapu jatocis numerācis

Gadījumos, kad lietas lapu numerācijā tiek konstatēts liels kļūdu skaits, tās tiek pārnumurētas. Pārnumurējot lapas, vecie cipari tiek izsvītroti un blakus tiek likts jauns lapas numurs; lietas beigās tiek sastādīta jauna liecinieka lapa, savukārt vecā liecinieka lapa tiek pārsvītrota, bet saglabāta lietā.

Pārbaudes lapas sastādīšana.

1. Lietas apliecinājuma lapu noformē noteiktajā formā, kurā ar cipariem un vārdiem norāda:

Lietas numurēto lapu skaits;

Iekšējā inventāra lapu skaits;

Brošūru drukāto eksemplāru gadījumā ar tajās esošo lapu skaitu, ja tie nav atzīmēti lietas vispārējā bruto numerācijā.

Atrunata arī lietu numuru numerācijas specifika

2. Lietas sertifikācijas lapu paraksta tās sastādītājs. Visa turpmākās izmaiņas lietas sastāvā un statusā (bojājumi, oriģinālo dokumentu nomaiņa) tiek atzīmētas apliecinājuma lapā ar atsauci uz attiecīgo aktu.

3. Aizliegts izņemt apliecības lapu uz kastes vāka vai pēdējā dokumenta lapas tukšajā aizmugurē. Ja scheitert ir iesniegts vai iesiets bez sertifikācijas lapas veidlapas, tas tiek pielīmēts lapas augšpusē korpusa vāka iekšpusē - sertifikācijas lapas augšpusē tiek uzklāta līmes vai līmlentes sloksne. visā platumā un pielīmēts pie vāka augšējās malas.

Lietas iekšējā apraksta sagatavošana.

1. Pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas dokumentu, kuru uzskaiti nosaka šīs dokumentācijas specifika (īpaši vērtīgās, personas, tiesas, izmeklēšanas lietas u.c.), tiek sastādīta lietas dokumentu , kā arī fiksēt pastāvīgas un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas gadījumus, kas veidoti atbilstoši dokumentu veidiem, kuru nosaukumi nettklāj konkrēto dokumenta saturu.

2. Iekšējais inventārs tiek sastādīts uz atsevišķas lapas noteiktā formā un satur informāciju par lietas dokumentu kārtas numuriem, to indeksiem, datumiem, lietas virsrakstiem un lapu numuriem. Iekšējai inventarizācijai tiek veikts gala ieraksts, kurā - cipariem un vārdiem - norādīts tajā iekļauto iekšējās inventarizācijas dokumentu un lapu skaits.

3. Iekšējo inventarizāciju paraksta tā sastādītājs. Ja lieta ir iesieta vai iesniegta bez iekšējās dokumentu uzskaites veidlapas, tad noteiktajā formā sastādītais inventārs tiek pielīmēts lietas priekšējā vāka iekšpusē.

4. Izmaiņas lietas dokumentu sastāvā (izņemšana, dokumentu iekļaušana, to aizstāšana ar kopijām u.c.) atspoguļotas ailē "Piezīmes" ar atsaucēm uz attiecīgajiem aktiem. Ja nepieciešams, tiek sastādīts jauns iekšējās inventarizācijas gala ieraksts un lietas apliecinošs uzraksts.