3.1. Ienākošie dokumenti

Organizācijas saņemtie dokumenti sāk ceļu uz izpildi no ekspedīcijas ( strukturvienība vispārējā nodaļa) (shēma Nr. 11). Tur tie tiek pakļauti pārsūtīšanas apstrādei, kas sastāv no korespondences pareizas piegādes pārbaudes, aplokšņu atvēršanas, pielikumu integritātes pārbaudes un dokumentu iepriekšējas šķirošēnas reģist. Nereģistrētie dokumenti un dokumenti ar atzīmi "personīgi" tiek pārsūtīti uz galamērķi. Organizācijai (iestādei) ir jāsastāda nereģistrēto dokumentu saraksts, kas tiek pārskatīts katru gadu.

Reģistrētie dokumenti ir sadalīti divās plūsmās:

1. Dokumenti uz vadītāja vārda un nenorādot konkrētu adresi;

2. Struktūrvienībām adresētie dokumenti.

Schema Nr.11

Ienākošo dokumentu plūsmu kustības virziena shēma

Pirmās plūsmas dokumenti tiek nodoti birojam, otrās plūsmas - struktūrvienībām. Ar centralizētu reģistrāciju visus iepriekš minētos dokumentus saņem birojs.

Biroja vadītāja palīgi vai darbinieks veic saņemto dokumentu iepriekšēju pārbaudi. Saņemto dokumentu sākotnējās izskatīšanas mērķis ir to dokumentu izplatīšana, kuriem nav nepieciešama obligata izskatīšana vadība, struktūrvienības vai personas izveide, kurai šis dokuments jānosūta. No tā izriet, ka pēc iepriekšējas izskatīšanas tiek veidotas divas dokumentu plūsmas: organizācijas (iestādes) vadītājam un organizācijas struktūrvienībām.

Organizācijas (iestādes) vadība saņem dokumentus no augstākām vadības institūcijām un dokumentus, kas satur informāciju par kritiski jautājumi organizācijas (iestādes) darbiba. Pārējie dokumenti tiek nodoti organizācijas (iestādes) struktūrvienību vadītājiem vai tieši izpildītājiem.

Ja iestādē ir iedzīvotāju vēstuļu izskatīšanas struktūrvienība, no ekspedīcijas tai tiek nosūtīti iesniegumi un sūdzības. Dokumenti tiek nodoti vadībai vai izpildītājiem dienā, kad tie nonāk organizācijā (iestādē).

Reģistrācijai pakļautie dokumenti pēc to izskatīšanas tiek reģistrēti un nodoti organizācijas (iestādes) un struktūrvienību vadītājiem. Dokumentus, kurus noformē vairākas nodaļas, pārsūta vienu pēc otra (atbilstoši dokumentam uzliktajai izšķirtspējai) vai vienlaikus pavairo un pārsūta kopijās.

3.2. Izejošie dokumenti

Izejošā dokumenta projektu sastāda darbuzņēmējs, tā izpildes pareizību pārbauda sekretārs. Izejošos dokumentus noformē divos eksemplāros, izņemot faksus un telefona ziņas, kuras noformē vienā eksemplārā. Izejošā dokumenta projektu var saskaņot gan ar citu organizāciju (institūciju) speciālistiem, gan organizācijas ietvaros (shēma Nr.12).

Saskaņā ar GOST R 6.30-97, ja dokumentu apstiprina cita organizācija, nevis dokumenta autors, tad apstiprinājums tiek noformēts ar nepieciešamo "dokumenta apstiprināšanas zīmogu". Dokumente, kas tiek apstiprināts organizācijā (iestādē), tiek izsniegts ar "dokumenta apstiprināšanas vīzas" prasībām.

Sagatavotais izejošā dokumenta projekts tiek iesniegts parakstīšanai vadītājam kopā ar materiāliem, uz kuru pamata tas sagatavots. USD

Schema Nr.12

Izejošo dokumentu plūsmu kustības virziena shēma

izpildītājs dokumenta projektam pievieno organizāciju sarakstu, kurām jānosūta parakstītais dokuments.

Organizācijā (iestādē) vēlams notikt kārtību, kādā dokumentus parakstīt ir tiesīgs ne tikai organizācijas (iestādes) vadītājs, bet arī citi vadošie darbinieki savas kompetenzen ietvaros.

Ievērojot šo nosacījumu, dokumentu aprite un to noformēšana kļūs efektīvāka.

Organizācijas (uzņēmuma) vadītājam ir tiesības veikt izmaiņas un papildinājumus parakstītajā dokumentā vai atgriezt to pārskatīšanai.

Pēc tam, kad vadītājs parakstījis divus izejošā dokumenta eksemplārus, tas tiek iesniegts reģistrācijai. Izejošos dokumentus reģistrē Izejošo dokumentu reģistrācijas žurnālā. Pēc reģistrācijas un reģistrācijas numura piešķiršanas izejošajam dokumentam nepieciešams to fiksēt rokrakstā vai mašīnrakstā uz abiem eksemplāriem. Pēc reģistrācijas dokumenti tiek nosūtīti uz ekspedīciju. Tā pārbauda izejošo dokumentu pareizību un korespondentu šķirošanu. Ir ieteicams izveidot pastāvīgu adrešu masīvu. Pēc adresāta reģistrēšanas uz aploksnēm tiek uzlīmēti pasta sūtījumu veidi, noformēta nosūtīšanas maksa un sastādīti pasta sūtījumu inventarizācija.

Izejošo dokumentu nosūtīšana notiek tajā pašā dienā. Datnē tiek iievietota otrā nosūtāmo dokumentu kopija vai vienīgā faksa kopija (tālruņa ziņojums).

3.3. Iekšējie-Dokumente

Iekšējie dokumenti tiek sagatavoti un noformēti vienas organizācijas (iestādes) ietvaros.

To nodošana sagatavošanas un izpildes posmos tiek organizēta tāpat kā izejošo dokumentu sagatavošana un noformēšana, un izpildes stadijā tas sakrīt ar ienākošo dokumentu maršrutu.

Kustibas funkcija iekšējie dokumenti ir tas, ka viņu maršruti ir atšķirīgi notikti veidi Dokument.

Galvenais darbplūsmas organizēšanas noteikums ir dokumenta ātra pārvietošana pa īsāko ceļu ar mazāk laika un darbaspēka, tāpēc tā organizēšana militārā formācijā, pirmkārt, ietver dokumentu aprites kārtības noteikšanu un fiksēšanu visos tās posmos, sākot ar dokumentu saņemšanu vai izveidošanu un beidzot ar noformēto vai nosūtīto dokumentu apstrādi .

Līdz šim ilggadējā biroja darba organizēšanas un īstenošanas prakse dažāda mērķa, mēroga un struktūras organizācijās ir izveidojusi skaidri noteiktu kārtību dokumentu apritei tajās; turklat vina kopīgas iezīmes nostiprināts esošajā notikumi(piemēram, GSDOU un USSD) un dažādas metodiskās rokasgrāmatas.

Saskana ar šo notikts vispārējā kārtība dokumentu pārvietošana organizācijā, tai skaitā secībā, kas atbilst dokumentu plūsmas raksturam (ienākošais, iekšējais vai izejošais) tādos posmos kā:

Dokumentu pieņemšana un pirmapstrāde;

Dokumentu iepriekšēja izskatīšana un izplatīšana;

Dokumentu reģistrācija;

Dokumentu izpildes un noformēšanas virziens;

Dokumentu reģistrācija un apliecināšana;

Dokumentu nosūtīšana.

Dotā posmu secība pilnībā atbilst ienākošo dokumentu kustības secībai. Iekšējiem un izejošajiem dokumentiem to pārvietošanas secībā ir raksturīga atšķirīga posmu secība, taču visām šādām dokumentu kategorijām notiek minētie to pārvietošanas posmi.

Ienākošo dokumentu pārvietošana

Ienākošo dokumentu pieņemšana un primārā apstrāde, to sākotnējā izskatīšana, izplatīšana un, visbeidzot, reģistrācija kopumā veido dokumentu pārsūtīšanas apstrādes saturu. Organizācijā ar nodaļu pirmsskolas pakalpojumi, dokumentu pieņemšanu un pirmapstrādi veic ekspedīcija vai īpaši norīkots darbinieks; organizācijā, kurā šādas struktūrvienības nav, dokumentu pieņemšanu un noformēšanu veic sekretārs. Dokumentu saņemšanas un noformēšanas centralizācija ļauj ātrāk piegādāt tos izpildītājiem, mehanizēt dokumentu sākotnējo noformēšanu un samazināt tās laiku, veikt dokumentu noformēšanas izmakšanas izmakšumentuj uzmasuiti

Ienākošos dokumentus var saņemt pa pastu, telegrāfu, e-pastu, faksimila vai kurjerpasta piegādi. Lietvedības dienesta uzdevums ir organizēt dokumentu saņemšanas uzskaiti, to primāro apstrādi un pēc tam koordinēt to kustību.

Dokumentu primārās apstrādes noteikumi ir šādi.

Organizācijas saņemtie dokumenti nettkarīgi no to piegādes veida (pa pastu, faksu, telegrāfu utt.) ir jāsaņem un jāapstrādā DOW dienesta struktūrvienības darbiniekam (piemēram, ienākošo biroja dokumentu sadaļa). Viņam ir jānodod visi dokumenti nettkarīgi no adresāta, ieskaitot dokumentus, ko darbinieki saņemārpus organizācijas komandējumos vai citādi. Pārsūtīšanas apstrādei tiek nodots arī ierakstīts pasts. Ja nepieciešams, darbinieks, kas to pieņem, parakstās tirgošanās grāmatiņā, žurnālā vai čekā dokumentu pieņemšanā un atzīmē to saņemšanas datumu. Ja uz aploksnes ir uzraksti "Steidzami" un citi, tiek atzīmēts precīzs saņemšanas laiks, kā dokumentos, kas saņemti pa vadu.

Saņemot dokumentus, pirmkārt, jāpārbauda to piegādes pareizība un iepakojuma integritāte. Ekspedīcijas darbinieku kļūdaini piegādātie dokumenti nekavējoties jāatdod sūtītājam. Bojāta iepakojuma gadījumā materiālu ievietošanas pilnīgums, neesamība mehaniski bojajumi. Ja nepieciešams, dokumentiem jāpievieno konstatētou defekt saraksts.

Īpaši nopietnos bojājuma vai nepilnīgu dokumentu komplektu saņemšanas gadījumos darbinieks, kurš tos saņem, sastāda aktu, kuru pievieno dokumentiem un kopā ar tiem nosūta viņa apstiprināšanai un lēmuma pieņemšanai par šo faktu, taču jebkurā gadījumā incidents nedrīkst izraisīt ienākošo dokumentu apstrādes pārtraukšanu vai palēnināšanos. Par visiem dokumentu primārās apstrādes laikā konstatētajiem trūkumiem un pārkāpumiem tiek ziņots sūtītājam. Dokumenti ar atzīmi „Personīgi“, dokumenti uz mašīnnesējiem, kā arī sabiedriskajām organizācijām adresētie ekspedīcijas laikā netiek atvērti un tiek nodoti adresātam.

Pēc atvēršanas iepakojums tiek iznīcināts, izņēmums ir šādos gadījumos:

Saņemtajos dokumentos nav norādīta atgriešanas adrese un sūtītāja vārds (Wett-Unentschieden ir uz iepakojuma);

Dokumentam nav datuma, un tam ir jābūt pasta zīmogam;

Saņemot papildus apmaksātu korespondenci;

Ja saņemtais dokuments ir personiska rakstura un uz iepakojuma (aploksnes) nebija uzraksts „Personīgi“ (K).

Information par visiem saņemtajiem ziņojumiem un dokumentiem tiek ierakstīta īpašos žurnālos. Šis process ir nosaukts primārā grāmatvedība(reģistrācijas) dokumenti. Sakarā ar to, ka reģistrācija tiek veikta ne tikai ienākošos, bet izejošos un iekšējos dokumentus, turklāt tai ir svarīga loma informācijas izguves sistēmā organizācijas dokumentiem, darbības kontrolei utt., tas ir detalizēt atlūkoēt. punktu apmācību rokasgrāmatā.

Ienākošo dokumentu apstrādi var uzskatīt par apmierinošu, ja dokuments noformēšanai nonāk vienas dienas laikā vai nākamajā dienā pēc tā saņemšanas organizācijā. Tādu telegrāfa un telefona ziņu (telegrammu un telefona ziņojumu) apstrāde, kurām, pamatojoties uz to saturu, nav nepieciešama steidzama izpilde, tiek veikta kopā ar pārējo korespondenci.

Ja nepieciešams steidzami noformēt ienākošo dokumentu, vēlams iepazīstināt topošo izpildītāju ar tā saturu, pirms dokuments iziet cauri visiem apstrādes posmiem.

Dokumentu sagatavošana ziņojumam tiek veikta to sākotnējās izskatīšanas procesā DOW dienestā. Rezultātā būtu jānosaka, kur un kam dokuments jānosūta. GSDOU šajā posmā nosaka dokumentu sadali plūsmās, proti, dokumentus, kurus vadītāji obligāti nosūta izskatīšanai atbilstoši saviem pienākumiem, un dokumentus, kas nekavējoties tiek nosūtīti izpildītāju apakšnodaļām, jo ​​​​​​tiem nav nepieciešams vadītāja lēmums.

Iepriekšēja pārbaude tiek uzticēta pieredzējušākajam PEI dienesta darbiniekam, kurš pārzina organizācijas struktūru un oficialos pienakumus darbiniekiem. Efektīvu palīdzību provizoriskajā pārbaudē nodrošina virkne atsauces materiālu: indikatīvs to dokumentu saraksts, kuru vadībai nepieciešama obligāta pārbaude; amatpersonu un viņu pienākumu sarakstu; dažādu ienākošo dokumentu pārsūtīšanas apstrādes un izplatīšanas secības tehnoloģiskās grafiskās shēmas u.c.

Izvērtējot saņemto dokumentu, tiek ņemts vērā:

tā satura nozīmīgums;

uzdoto jautājumu sarežģītība un novitāte;

Dokumenta izpildes patiesā steidzamība;

Documenta-Veranstaltungen: rīkojums, vēstule, atskaite utt.

Neskaidra funkciju sadalījuma gadījumā starp atsevišķām pārvaldes institūcijām, noteikto korespondences norises noteikumu pārkāpšanu un citu iemeslu dēļ nozīmīga sarakstes daļa var būt dokumenti parkom jautēcējav, kas. Iepriekšējās pārskatīšanas posmā šie dokumenti tiek atlasīti un nosūtīti uz galamērķi kopā ar standarta pavadvēstuli.

Pēc dokumentā izvirzīto jautājumu risināšanai nepieciešamās kompetenzen un atbildības noteikšanas tiek atlasīti tie, kas jānosūta vadībai izskatīšanai un to īstenošanas kārtības noteikšanai. Vadībai parasti tiek nosūtīti dokumenti, kas saņemti no valsts institūcijām un pārstāvniecības un izpildvaras struktūrām, kā arī dokumenti no augstākajām vadības struktūrām un sūdzības par pakīcīrauto.

Ienākošā dokumenta faktiskā pārvietošana organizācijā sākas ar tā izskatīšanu vadītājam un rezolūcijas uzspiešanu, kas nosaka tā turpmāko kustību un izpildes kārtību; dokumentiem, kuriem nav nepieciešama vadītāja rezolūcija, šī kustība sākas ar nosūtīšanu izpildītājam (vienībā vai konkrētā amatpersonā).

Pēc dokumenta izskatīšanas vadītāja un rezolūcijas uzlikšanas dokuments tiek atgriezts DOW dienestā, kur tiek reģistrēta vadītāja rezolūcija, dokuments tiek nodots izpildes kontrolei un tiek organizājamēta tā operatīva nogiz. Ja izpildītāji ir vairāki, tad vienu dokumenta eksemplāru vēlams uzticēt vairākām amatpersonām speciāli norīkotam darbiniekam, savukārt, ja dokumenta izskatīšanai nepieciešams ievērojams laiks, akstad jāsagrastāda dokumenta nodošanas secība organizācijā.

Parasti rīkojumu par dokumenta noformēšanu dod vienai amatpersonai. Amatpersonām, kuras noformē dokumentu, tas ir jādara, pamatojoties uz rezolūcijā (vai citos vadītāja norādījumos) notikto termiņu.

Tiek organizēta adresētu dokumentu nodošana tiešo izpildītāju uzmanībai tik drīz cik vien iespējams. Atbildīgais par izpildi ir pilnībā atbildīgs par pasūtījuma (dokumenta) izpildes organizēšanu. Līdzizpildītājiem saskaņā ar atbildīgā izpildītāja norādījumiem ir pienākums Termini Schulungen Pieprasītie dokumenti un ir atbildīgi par rezolūcijas izpildi saņemto norādījumu ietvaros.

Pēc noformēšanas un atbilstošas ​​​​izpildes dokuments tiek atgriezts pastāvīgās glabāšanas vietā. Kopā ar noformēto dokumentu tiek iesniegts arī tā otrais eksemplārs.

Dokumenti, kas laika gaitā zaudējuši savu praktisko nozīmi un kuriem nav vēsturiskas un zinātniskas vērtības, kā arī dokumenti ar beidzies derīguma termiņš uzglabāšana ir pakļauta iznīcināšanai un norakstīšanai.

Tādējādi, apkopojot iepriekš minēto, jāuzsver, ka DOE dienesta darbības, lai nodrošinātu ienākošo dokumentu aprites kārtību, ietver:

Dažādos kanālos saņemto dokumentu sākotnējā apstrāde un reģistrācija;

Dokumentu sagatavošana atskaitei;

Dokumenta izskatīšana un rezolūcijas izpilde, tā reģistrācija;

Dokumentenkontrolle;

Dokumenta nosūtīšana izpildei vai vēršana attiecīgo amatpersonu uzmanībai;

Dokumentu izpildes-Kontrolle;

Izpildītā dokumenta pieņemšana un izņemšana no kontroles;

Dokumenta nosūtīšana glabāšanai vai nogādāšana arhīvā.

Piemērs ienākošā dokumenta kustībai organizācijā ir parādīts attēlā. 4.1.

Izejošo dokumentu pārvietošana

Izejošie dokumenti ir dokumenti, kas izstrādāti organizācijā un nosūtīti ārpus tās zemākām vadības struktūrām vadībai, vai augstākās iestādes vadībai, ievērojot no tām saņemtos norādījumus, vai citām organizācijām savstarpējās informēšanas kārtībā u.c. Izejošo dokumentu kustība organizācijā sākas no brīža, kad izstrādātais, apstiprinātais un, ja nepieciešams, dublētais dokuments nonāk DOW servisā.

Darbs ar izejošajiem dokumentiem gan iniciatīva gan atbildes reakcija

Dokumenta izstrāde sākas ar informācijas vākšanu. Attiecīgo tiesību aktu normu un noteikumu izpēte un normative Dokumente, iepriekš publicēto dokumentu analīze utt. Šajā posmā izpildītājs izmanto informācijas izguves sistēmu organizācijas dokumentiem un pašiem dokumentiem. Pēc tam tiek gatavots topošā dokumenta projekte. Dokumenta projekts atrodas saskaņošanas stadijā ar struktūrvienību vadītājiem un speciālistiem. Viņu piekrišana dokumenta saturam tiek izteikta ar redzi. Ja jautājums attiecas uz trešās puses organizācijas darbību, dokumentam ir nepieciešams ārējs apstiprinājums.

Šajā gadījumā dokumenta projekte tiek nosūtīts attiecīgajām organizācijām vai konkrētām šo organizāciju amatpersonām. Iepriekšējai iepazīšanās un vienošanās ar vairākiem ieredņiem dokumenta projektu var pavairot un vienlaikus nosūtīt visām organizācijām un personām, kas piedalās tā sagatavošanā (paralēlā apstiprināšana). Tomēr dažreiz ir nepieciešama konsekventa koordinācija saskaņā ar trešo pušu organizāciju vai šīs organizācijas struktūrvienību funkcijam.

Pēc visu vīzu saņemšanas uz projekta dokumenta, dokuments kopā ar pielikumiem tiek iesniegts parakstīšanai vadītājam. Izejošos dokumentus paraksta organizācijas vadība vai struktūrvienību vadītāji. Dokumentu parakstīšanas līmenim ir tieša ietekme uz izejošo dokumentu kustību: jo augstāks tas ir, jo vairāk instanču dokumentam jāiziet. Līdz ar to struktūrvienību vadītājiem, kur iespējams, vēlams piešķirt paraksta tiesības atbilstoši viņu funkcijām.

Pēc parakstīšanas izejošais dokuments tiek nodots DOW dienestam vai sekretāram reģistrācijai, pēc tam nosūtīšanai.

Saņemtais dokuments un nosūtītā dokumenta kopija ar apstiprinājuma vīzām tiek ievietoti lietā. Uz dokumenta un reģistrācijas veidlapā ir piestiprinātas atbilstošas ​​​​izpildes atzīmes.

Dokumentu apstrādi un nosūtīšanu no organizācijas centralizēti veic ekspedīcija, DOW dienesta amatpersona vai sekretārs. Nosūtīšanai izejošos dokumentus pieņem pilnībā noformētus, parakstītus, reģistrētus, ar atzīmi uz izbraukšanas kategorijas.

Biroja darbinieks pārbauda dokumentu pareizību (paraksta esamību, datumu, reģistrācijas indeksu), dokumentā norādīto iesniegumu esamību, eksemplāru skaita atbilstību adresātu skaitam, adresācijas pareizību, parakstīšanas datuma atbilstība nosdatumūtība.

Neformēti vai nepareizi noformēti dokumenti tiek atdoti izskatīšanai izpildītāju struktūrvienībām.

Reģistrētai korespondencei tiek sastādīts adresātu saraksts, kurā uz ekspedīcijas tiek piestiprināts darbinieka vārds un nosūtīšanas datums. Dokumenti uz mašīnas datu nesēja tiek pieņemti nosūtīšanai iepakojumā, kas atbilst tehniskajam prasibam, klātesot pavadvēstulei, kas noformēta un reģistrēta noteiktajā kārtībā. Jautājumu par dokumenta nosūtīšanu pa pastu vai kurjeru izlemj DOW dienests atkarībā no konkrētās situācijas.

Adressen rakstīšanai uz aploksnes jāatbilst spēkā esošajiem pasta noteikumiem. Nosūtīšanai saņemtie dokumenti tiek apstrādāti un nosūtīti tajā pašā dienā vai ne vēlāk kā nākamās darba dienas pirmajā pusē. No organizācijas izejošā dokumenta izstrādes un kustības piemērs ir parādīts attēlā. 4.2.

Iekšējo dokumentu pārvietošana

Iekšējo dokumentu pārvietošanas procesā dokumenta sagatavošana un noformēšana, tā reģistrēšana un personu, kurām tas paredzēts, uzmanības nodošana, dokumenta noformēšana un tā kontrole, kā arī noformētā apstrāde. DOW rīcībā esošie dokumenti tiek izšķirti secīgi.

Darbs pie iekšējo dokumentu sagatavošanas un noformēšanas tiek organizēts tāpat kā darbs ar izejošo dokumentāciju, dokumentu izpildes kārtība un pārvietošanas maršruti pēc būtības ir līdzīgi āzpildes kārtībai un pārvietošan.

Sagatavošanā ir atšķirības. Verwaltungsunterlagen. Tātad pasūtījumi par pamatdarbību jāsaskaņo juridiskajā nodaļā vai ar juristu, tiek gatavoti pasūtījumi personālam personala apkalposana jeverojot darba tiebas, koleģiālās institūcijas lēmumus - ar īpašu aparātu, piemēram, kolēģijas sekretariātu vai direktoru padomes sekretāru.

Kādas ir dokumentu plūsmas organizācijā

Kurš organizācijā ir iesaistīts dokumentu plūsmu virzienā

Kā optimizēt dokumentu plūsmu

3 dokumentu plusmas

Pirms sakārtot lietas organizācijas biroja darba sistēmā, jāatrod un jaapraksta pamatu pamats – dokumentu plūsmas. Tradicionāli organizācijā ir tris dokumentu plūsmas:

• ienākošais;
• izejosais;
• iekšējais.

Nekas vairāk nav jāizdomā. Šīs trīs plūsmas vienā vai otrā veidā ir sastopamas jebkurā organizācijā.

ienākošie dokumenti. Tie ir dokumenti, kas nāk no ārpuses: no darījuma partneriem, regulatīvajām iestādēm, pašvaldība, Kunden, sabiedriskās organizācijas utt. galvenā iezīme ienākošos dokumentus, ka tie izveidoti citā organizācijā.

Galvenais ienākošā dokumenta veids ir vēstule. Dažreiz organizācija saņem cita veida dokumentus.

No klasiskā biroja darba viedokļa tas nettbilst patiesībai: ja dokuments vai dokumentu pakete tiek nosūtīta citai organizācijai, ir jāraksta pavadvēstule, un tas, ko plānojat nosūtīt, jāizsniedz kā pielikums to. Taču izrādās, ka ne visas sekretāres ir iepazinušās ar klasiskā biroja darba noteikumiem, tāpēc var nosūtīt protokolu izskatīšanai vai rīkojumu kādai padotības organizācijai, vienkārši ad ielieēkot to un aplouzstukstuk

Ienākošo dokumentu pārvietošana parasti ietver šādus posmus:

• uzņemšana un sākotnējā pārskatīšana;
• reģistrācija;
• iesniegšana izskatīšanai;
• rezolūcijas izdošana;
• izpildi.

Izejošie dokumenti ir dokumenti, kas nosūtīti no jūsu organizācijas jebkurai citai personai.

Izejošo dokumentu pārvietošana parasti ietver šādus posmus:

• dokumenta projekta sagatavošana;
• parakstīšana;
• reģistrācija;
• sutīšana.

Iekšējie dokumenti. Organizācijā tiek izveidoti iekšējie dokumenti un tie iztērē visu savu dzīves cikls. Neskatoties uz iekšējo dokumentu veidu dažādību, to pārvietošanas shēma visiem ir vienāda: vispirms viņi iziet izejošā dokumenta ceļu, pēc tam izpildes stadijā - ienākošā.

Iekšējo dokumentu aprite parasti ietver šādus posmus:

• dokumenta projekta sagatavošana;
• dokumenta projekta apstiprināšana un pārskatīšana atbilstoši komentāriem (ja tādi ir);
• parakstīšana;
• reģistrācija;
• rezolūcijas izdošana (dažiem dokumentu veidiem);
• izpildi.

Dokumentu plūsmas virzībā iesaistītie galvenie dalībnieki

Protams, dokumentu plūsmas pašas pa organizāciju necirkulē. Tos vada darbinieki, kuriem katram ir sava loma biroja darbā un dokumentu apritē.

Piekrisanas-Persönlichkeiten. Amatpersonas, kas izskata dokumenta projektu par iespējamās kļūdas savas kompetenzen ietvaros.

uzraus. Amatpersona, kurai ir tiesības parakstīt dokumentus. Parasti tas ir viens no uzņēmuma augstākajiem vadītājiem: izpilddirektors(var parakstīt absolūto lielāko daļu dokumentu) vai amatpersona, kurai ar pilnvaru tiek dotas tiesības parakstīt noteikta veida tos.

Reģistrūra. Sekretārs vai biroja darbinieks, kurš ienākošo vai vadītāja parakstītu dokumentu ievada informācijas datubāzē, nosūta to izpildei saskaņā ar lēmumu un, ja nepieciešams, veic izpildes kontroli.

Ispilditajs. Darbinieks, kuru vadība norīkojusi veikt kādu uzdevumu dokumentā. Izpildītājs, izpildot uzdevumu, bieži kļūst par jauna dokumenta autoru.

Tikai īpašos gadījumos šīs funkcijas var pārklāties, piemēram, ja vadītājs personīgi strādā pie dokumenta, būdams gan autors, gan parakstītājs, vai arī sekretārs darbojas kā reģistrators unautopilrs (vai izīsīs). Dokumenta saņemšanas, sagatavošanas vai noformēšanas standarta situācijā viens darbinieks veic vienu funkciju.

Dokumentu plūsmu apraksts

Dokumentu plūsmu apraksts - iekšējais darbs biroja darba nodaļa, kas nepieciešama analīzei un, visticamāk, nepārsniegs nodaļu. Šis ir tikai viens no biroja darba sistēmas optimizācijas posmiem kopumā, kas sastāv no tā, ka ar vienu vai otru metodi tiek parādīts, kurš no darbiniekiem kurā posmā veic konkrēto procesu.

Kamēr nav aprakstīta dokumentu plūsma, nebūs iespējams identificēt problēmas tās maršrutā un tās novērst.

E. N. Kozanova,
DOE-Spezialisten un personala biroja darbs

Materialien ir publicēts daļēji. Pilnībā bis var izlasīt žurnālā.

Dokumentu plūsma- dokumentu pārvietošana no to saņemšanas vai izveidošanas brīža līdz izpildes vai nosūtīšanas pabeigšanai.

Darbplūsmu veido ienākošo (no citām organizācijām), izejošo (nosūtīto citām organizācijām) un iekšējo (organizācijas ietvaros izveidoto un darbojošos) dokumentu plūsmas.

Ienākošo dokumentu pārvietošana

Ienākošo dokumentu pārvietošanas shēma

Ienākošo dokumentu kustība ir parādīta att. 2, kur cipari un burti norada:

Risi. 2. Ienākošo dokumentu pārvietošanas shēma

	Vaditajs (Direktoren)
	Darbuzņēmējs (struktūrvienība)
	Pārsūtīšanas apstrāde
	Iepriekšēja apskate, šķirošana
	reģistrācija
	Izplatīšana (uzcenojums)
	Pārdale (pārkartēšana)
	Sarakste
	DOW dienesta reģistrētie dokumenti
	Dokumenti, kas nav reģistrēti DOW servisā

Korespondences pārsūtīšana apstrāde

Visa ienākošā korespondence (piegādāta pa pastu, faksimils, kurjeri, darbinieku no komandējumiem atvesti dokumenti, nodoti pārrunās) ir centralizēti jāapstrādā ekspedīcijai (struktūrvienībai, kas saņem un nosūta korespondenci). Ja ekspedīcijas nav, korespondenci apstrādā sekretārs.

Pārsūtīšanas apstrādes laikā tiek pārbaudīta piegādes pareizība, pielikumu integritāte un dokumentu pareizība. Nepareizi piegādāts pasts tiek atgriezts pasta nodaļā, par faksa ziņojumiem, ja iespējams, jāziņo sūtītājam.

Ekspedīcija (sekretāre) atver visas saņemtās aploksnes. Izņēmums ir aploksnes ar atzīmi "personīgi" un aploksnes, kas marķētas ar piekļuves ierobežojumu dokumentam gadījumā, ja ir speciāla vienība korespondences apstrādei ar zīmogu.

Aploksnes tiek iznīcinātas. Ir cetri izņēmumi:

ja pasta zīmoga datums norāda korespondences saņemšanas vai nosūtīšanas datumu (konkursa dokumenti, šīrējtiesas dokumenti, prasības pieteikumi, pavēstes utt.);

ja dokumentā vispār nav datuma;

ja sūtītāja adresi var notikt tikai izmantojot aploksni;

ja nosūtīšanas datums būtiski atšķiras no dokumenta saņemšanas datum.

Pārbaudot pielikuma integritāti, jums jāpārliecinās, vai ir visas dokumenta lapas, visi pielikumi un tajos esošo lapu skaits.

Pārbaudot dizaina pareizību, jums jāpārliecinās, ka nav kļūdu, kas neļauj pieņemt dokumentu darbam. (Uz garantijas vēstules, piemēram, nav zīmoga). Turklāt tiek pārbaudīta iespēja lasīt dokumenta lapas, ja tas tiek saņemts pa faksu.

Ja tiek konstatētas kļūdas, par tām jāziņo sūtītājam. Dokumente jāsaglabā ekspedīcijā, līdz šīs kļūdas tiek novērstas (nosūtīti nepieciešamie pielikumi, nomainītas nesalasāmās lapas utt.).

Visi saņemtie dokumenti (arī faksimila ziņojumi) ir marķēti ar saņemšanas datumu (28) un, ja nepieciešams, uzskaites kārtas numuru. Konta numurs ir nepieciešams, lai precīzāk aprēķinātu saņemto dokumentu skaitu.

Iepriekšēja izskatīšana. Šķirošana.

Pēc sākotnējās izskatīšanas dokumenti tiek sakārtoti divās grupās:

1. dokumenti, kas tiks reģistrēti DOW servisā;

2. dokumentus, kas tiek nodoti struktūrvienībām bez reģistrācijas.

Katrs pirmsskolas izglītības iestādes dienests var izstrādāt un iesniegt apstiprināšanai organizācijas vadītājam to dokumentu sarakstu, kuri nav reģistrējami pirmsskolas izglītības iestādes dienestā. Obligati jāreģistrē tie dokumenti, kas būs par pamatu vadības lēmumu pieņemšanai.

Lai pareizi veiktu sākotnējo pārbaudi, ir nepieciešams labs priekšstats par uzņēmuma darbību un tā attīstības perspektīvām.

Isplatisana

Reģistrētos dokumentus iedala divās grupās:

Dokumenti, kas jāiesniedz vadītājam;

Dokumenti, kas tiek nodoti struktūrvienībām atbilstoši to piederībai.

Kritēriji dokumentu atlasei izskatīšanai vadītājam:

Satura nozīme (uzņēmējdarbības attīstības stratēģijas un taktikas ziņā);

uzdoto jautājumu sarežģītība un novitāte;

ģeogrāfisks (reģionāls);

Korrespondenten;

Nomināls (pa dokumentu veidiem un šķirnēm);

priekšmets-jautājums (pēc nosaukuma, satura);

Strukturālie (atbilstoši organizācijas struktūrai, pa departmentamentiem);

hronoloģiski (pēc datuma) utt.

Ievietojot RSC, parasti ir iespējams aktivizēt vairākas meklēšanas funkcijas (parasti 3-5). Piemēram, saņemto un nosūtīto dokumentu kartītes var kārtot pēc satura, jautājumus var sakārtot alfabētiskā secībā, tēmas virsraksta iekšpusē, kartītes var sistematizēt pēc reģionu nosaukumiem, kas sakārtoti alfabētiskā secībā, kartītes var izplatīt korespondenti katrā reģionā un korespondentorganizāciju nosaukumus var sakārtot alfabēta secībā utt. d.

Katras rubrikas ietvaros kartites ir sakārtotas hronoloģiski vai bruto reģistrācijas numuru secībā. Tradicionāli tiek izmantota apgrieztā (... 5, 4, 3, 2.1) reģistrācijas numuru un datumu secība.

Atsauces scheitert ir sadalīts divās daļās: noformējamo un izpildāmo dokumentu kartītes.

Indeksēšanā izmantotie klasifikatori, reģistrācijas veidlapas un dokumenti paši veido informācijas izguves sistēmu ( IPS) organizācijas, t.i., sistēma, kas nodrošina operatīvo izziņas darbu izpildi un dokumentu noformēšanas kontroli.

Dokumentu izpildes control

Steuerung- vadības wetņemama (galvenā) funkcija un nepieciešamais vadības darbības elements. Kontroles mērķis ir katra pasūtījuma savlaicīga un kvalitatīva izpilde. IN kontroles darbibas Ir divas operaciju grupas:

uzdoto uzdevumu izpildes kontrole;

Laika-Kontrolle.

Uzdoto uzdevumu izpildes uzraudzību veic visu ierindu priekšnieki.

Kontrole par norādījumu izpildes termiņu ievērošanu vienmēr tiek uzdota vadītāja aparātam (pirmsskolas izglītības iestādes dienestam).

DOE dienesta kontroles darbībās ir vairāki posmi:

1. Kontroles dokumenta izziņa, atzīmes par kontroli reģistrācija dokumentā (18) un reģistrācijas veidlapā. Iemesls tam var aber:

o vadības lēmums;

2. Reģistrācijas veidlapu sistematizācija pa termiņiem. Sistematizācija tiek veikta, lai identificētu dokumentus, kuru termiņš beidzas "šodien", "rīt", "parīt".

Žurnāla reģistrācijas forma paredz ikdienas žurnāla ierakstu paraugu ņemšanu un atkārtotu fiksāciju.

Izmantojot RKK, nepieciešams izvēlēties kartītes ar atzīmi K vai KONTROLE un sakārtot tās atsevišķā sadaļā tiešā hronoloģiskā secībā (... 01.09.99., 02.09.99...) atbilstoši.

Datorprogrammām dokumentu reģistrēšanai un izpildes uzraudzībai atlase pēc termiņiem jāveic automātiski.

3. Paziņojums un atgādinājums izpildītājam par izpildes termiņiem (dokumenta nodošanas izpildei laikā trīs dienas pirms termiņa beigām, izpildes dienā).

4. Paziņojums pārvaldniekam (pārzinim) par rīkojuma izpildes termiņiem (vienu dienu pirms termiņa beigām, izpildes dienā).

5. Dokumenta izņemšana no kontroles vai termiņu pārcelšana. Tam par pamatu vajadzētu būt tikai vadītāja viedoklim, kas izteikts rakstiski (paraksts, apstiprinājuma zīmogs, rezolūcija) vai mutiski.

6. Periodiskās apliecības vai izpildes disciplīnas kopsavilkuma noformēšana. Paredzamais informācijas sastāvs: kontrolei ņemto dokumentu skaits, noformēto (laikā, pārkāpjot termiņu) un noformējamo (laikā, pārkāpjot termiņu) dokumentu skaits. Sertifikātā var būt informācija par katras struktūrvienības, katra izpildītāja vai organizācijas darba izpildes disciplīnu kopumā.

Dokumentu aprite ir dokumentu kustība no to saņemšanas vai izveidošanas brīža līdz noformēšanas pabeigšanai, nosūtīšanai vai nogādāšanai lietā.

Ir tris galvenās dokumentācijas plūsmas:

* no citām organizācijām nākošie dokumenti (ienākošie);

* citām organizācijām nosūtītie dokumenti (izejošie);

* dokumenti, kas izveidoti organizācijā un kurus organizācijas darbinieki izmanto vadības procesā (iekšējie).

Organizācijas saņemtie dokumenti ir šādi:

* primārā apstrade;

* iepriekšēja apskate;

*reģistrācija;

*nodošana izpildei.

Aploksnes no ienākošajiem dokumentiem atstāj gadījumos, kad tikai pēc aploksnes var noteikt sūtītāja adresi, nosūtīšanas laiku un dokumentu saņemšanas datumu.

Visi noformējamie dokumenti tiek reģistrēti un pēc tam saskaņā ar sākotnējo sadali nodoti vai nu vadītājam, vai atbildīgajiem izpildītājiem.

Dokumentu apstrāde un nodošana izpildītājiem tiek veikta to saņemšanas dienā. Noformētie dokumenti tiek iesniegti lietās kopā ar atbilžu kopijām.

Darbs ar izejošajiem dokumentiem sākas ar dokumenta projekta teksta sagatavošanu atbildīgajam izpildītājam, kas pēc tam tiek saskaņots ar ieinteresētajām amatpersonām un pabeigts atbilstoši viņu komentāriem. Dokumenta galīgo versiju pēc izdrukāšanas paraksta vadītājs, reģistrē un nosūta adresātam. Lietā tiek ievietota izejošā dokumenta apliecināta kopija.

Citai organizācijai nosūtāmos dokumentus šķiro, iepako, noformē kā pasta sūtījumu un nodod pasta nodaļā. Ierakstītajām vēstulēm tiek sastādīts adresātu saraksts. Izejošie dokumenti tiek apstrādāti un nosūtīti reģistrācijas dienā.

Organizācijas iekšējie dokumenti tiek veidoti pēc tādas pašas shēmas kā izejošie: tiek sastādīts dokumenta teksta projekts, tas tiek saskaņots ar ieinteresētajām amatpersonām un noformēts pēc komentāriem; dokumenta galīgo versiju izdrukā un paraksta vadītājs. Pēc reģistrācijas dokuments tiek pavairots vajadzīgajā eksemplāru skaitā (atbilstoši izpildītāju skaitam). Dokumenta kopijas tiek apliecinātas un nodotas izpildei atbildīgajiem izpildītājiem. Dokumenta oriģināls ir pievienots failam. Dokumenti organizācijas iekšienē tiek nodoti izpildītājiem pret saņemšanu.

Dokumentu reģistrācija. Dokumentu reģistrācija ir dokumenta izveidošanas vai saņemšanas fakta fiksēšana, uzliekot indeksu un datumu, kam seko ieraksts. nepieciešamo informāciju par dokumentu reģistrācijas veidlapās.

Dokumentu reģistrācija nepieciešama, lai atrisinātu šādus uzdevumus:

dokumentu skaita uzskaite;

Dokumentu drošības nodrošināšana, dokumentu nozaudēšanas iespēju novēršana;

Izpildes uzraudzības iespēju nodrošināšana

Dokumentation

· nodrošināt dokumentu meklēšanu informācijas un uzziņu nolūkos.

Visi dokumenti, kuriem nepieciešama reģistrācija, izpilde un turpmāka izmantošana atsauces nolūkos (organizācijas un administratīvie, plānošanas, atskaites, grāmatvedības un statistikas, grāmatvedības, finanšu uc), ir jāreģistrē. Tiek reģistrēti ienākošie, izejošie un iekšējie dokumenti.

Taču ne visi organizācijas dokumenti ir reģistrēti. Speciālo (funkcionālo) dokumentācijas sistēmu (plānošanas, grāmatvedības, finanšu u.c.) dokumenti tiek reģistrēti attiecīgajās nodaļās.

Ienākošie, izejošie un iekšējie dokumenti tiek reģistrēti atsevišķi. Reģistrācijas laikā iekšējie dokumenti tiek sadalīti grupās pēc dokumentu veidiem, no kuriem katrs tiek reģistrēts atsevišķi, piemēram: rīkojumi par pamatdarbību, rīkojumi personālam, revīzijas ziņojumi, sokoližite, usokoližc, proskaižu. Kārtēja reģistrācijas numuri(indeksi) tiek piešķirti dokumentiem katras reģistrētās grupas ietvaros.

Reģistrācijas indeksi tiek piešķirti ienākošajiem, izejošajiem un iekšējiem dokumentiem kalendārā gada ietvaros. ChelyabEnergoResurs LLC izmanto reģistrācijas žurnālus kā reģistrācijas veidlapas. Viņi vienlaikus kārto vairākus reģistrus atsevišķi ienākošajiem, izejošajiem un iekšējiem dokumentiem, pēdējos sadalot arī pa dokumentu veidiem.

Ir notikts šāds obligātais rekvizītu sastāvs dokumentu reģistrācijai:

dokumenta nosaukums;

Documenta-Daten

Dokumenta rādītājs

dokumenta saņemšanas datums (ienākošajiem dokumentiem);

dokumenta nosaukums vai kopsavilkums;

> Informācijas apstrādes tehnoloģija un izmantotie tehniskie līdzekļi

Mūsdienu biroja tehnoloģiju izmantošana uzņēmuma darbībā var ievērojami paātrināt un uzlabot darba kvalitāti.

Mūsdienīgs birojs ir jāaprīko ar lielu skaitu ierīču, kas nepieciešamas informācijas glabāšanai, apstrādei un pārsūtīšanai.

Uzņēmums ChelyabEnergoResurs LLC visas darba vietas ir apvienotas Wiener System(tīkls), kuram ir pieejami visi biroja skaitļošanas resursi, datu bāzes, printeri, skeneri, faksi, kā arī ārējie informācijas avoti. Visiem datoriem ir moderna Programmatur: Windows 7, Microsoft Office, 1C, Berater Plus.

Īstenošanai tirdzniecības darbības lietišķā programmatūra

programmatūra "1C Trade and Warehouse" grāmatvedībā tiek izmantota "1C Alga un cilvēkresursi".

Lai strādātu ar klientiem un piegādātājiem, organizācija izmanto e-pastu un tiešsaistes saziņas sistēmas internetā (ICQ un QIP), ir uzstādīts mini-ATS, kuram tiek pievienots stacionārs un Mobilie talruņi darbiniekiem.