Pavels Baskakovs, IT nodaļas vadītājs RosLogistics, Maskava

• Kā automatizēt dokumentu plūsmu uzņēmumā
• Īstais laiks elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanai
• 3 uzdevumi, kas atrisinas

Pirms dažiem gadiem darbplūsmas automatizācija uzņēmumā ieviests ne visur: galvenokārt lielās organizācijās. Pēdējos divos gados šis Programmatur Ieinteresēti ir arī mazie un vidējie uzņēmumi. Sistēmas ir kļuvušas funkcionālākas un vieglāk lietojamas. Pievienotas straumēšanas datu ievades iespējas. Komplekts, kas sastāv no moderna rūpnieciskā skenera un programmatūras komplekta, ļauj dažu minūšu laikā atpazīt papīra dokumentu, pārvērst to elektroniskā, indeksēt atbilstoši atslēgvārdi un klassifiziert.

Īstais laiks elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanai

Jums jādomā par darbplūsmas automatizāciju uzņēmumā, ja darbinieki ilgstoši izskata dokumentus (kā dēļ darījumi var neizdoties) vai pazūd uzņēmumā (tas attiecas gan uz failiem, gan papīra kopijām). Darba plūsmas automatizācijas sistēma uzņēmumam parasti ir jāievieš, ja darbinieku skaits sasniedz 100 cilvēkus un juridiskajā nodaļā ir nodarbināti vismaz divi speciālisti (skatīt arī: Kadus uzdevumus var. atrisinatdarbplūsmas automatizācija uzņēmumā).

>

1. Palielinata dokumentu skaita apstrade. Pirms dažiem gadiem bija ierasta prakse slēgt beztermina vai ilgtermina līgumus. Taču šādi līgumi bija saistīti ar dažādiem biznesa riskiem. Mūsdienās līgumi bieži tiek slēgti uz īsāku laiku. Attiecīgi jauno parakstāmo dokumentu skaits pieaug vairākas reizes.
2. Pastiprināta darījuma partneru kontrole. Uzņēmumi cenšas samazināt negodīgu darījumu partneru radīto finansialo zaudējumu risku. Šodien katram partnerim tiek apkopota pamatīga dokumentācija, iekļaujot maksimāli daudz informācijas – no hartas līdz parakstu paraugiem.
3. Datu vākšana par pircējiem un klientiem, slēdzot darījumus. Iepriekš kā darījuma garantijas piegādātāji pieprasīja avansa maksājumu vai avansu. Tagad finanšu instrumenti tiek aizstāti ar legāliem. Mūsdienu tirgus ir klientu tirgus. Klienti arvien vairāk piekrīt maksāt tikai piegades brīdī. Un visu darījuma posmu juridiskā reģistrācija kļūst par sava veida maksājuma garantiju.

Kā sagatavoties darbplūsmas automatizācijai uzņēmumā

Pirmais solis ir izveidot dokumentu pārvaldības darbplūsmu. Parasti šo darbu veic uzņēmuma juridiskā nodaļa. Gatavojoties elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanai, ir jāizvērtē visi dokumentu aprites posmi: izveide, apstiprināšana, apstiprināšana, noformēšana, iznīcināšana. Vienojoties par dokumentu un tā aprites laikā, svarīgi ir notikt tiesības piekļūt informācijai, apziņošanas sistēmu.

Pirmais solis, lai palaistu darbplūsmas automatizācijas sistēmu, ir procedūras sagatavošana darbam ar dokumentiem. Ir nepieciešams iepazīstināt visus procesa dalībniekus ar parakstīšanas kārtību, liekot viņiem stingri ievērot noteikto kārtību. Daudz kas ir atkarīgs no uzņēmuma pirmās personas projekta sākuma stadijā. Ģenerāldirektora uzdevums ir pieprasīt no personāla stingru kārtības ievērošanu. Dokumenti, kas nav ievadīti elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā un nav tajā saskaņoti, nav jāparaksta.

Daži darbinieki ieviešanas laikā var izmēģināt spēka procedūru, izdomājot tāda paša veida attaisnojumus, kāpēc nav iespējams strādāt ar sistēmu: dokumentu ievadīšana tur prasa ilgu laiku, programma nav piemēnes kein uzņēmuma. Šādas problēmas rodas tāpēc, ka agrāk uzņēmums sastādīja sliktus līgumus. Šajā posmā ģenerāldirektoram ir svarīgi saprast, ka elektroniskās sistēmas ir izstrādātas vairāk nekā vienu gadu un ir izgājušas vairāk nekā vienu ieviešanu. Tāpēc svarīgi, neskatoties uz problēmām, kas rodas, jauno kārtību padarīt par obligātu visiem un nedaudz vēlāk nodarboties ar tās lokālo optimizāciju.

Es vēlreiz uzsveru: man personīgi jākontrolē īstenošana izpilddirektors. Ja rezultātu kontrole tiek deleģēta drošības dienestam vai (vēl sliktāk) juridiskajai daļai, pastāv risks, ka projekts beigsies neveiksmīgi. Tajā pašā laikā juridiskajai nodaļai var uzticēt ieviešanas procesa vadību, tā laika un izmaksu kontroli. Lai mudinātu darbiniekus projektu pabeigt laikā, izstrādājiet bonusu sistēmu. Atalgojums izmaksājams tikai tad, ja sistēma laicīgi sasniedz plānoto jaudu, turklāt nepārtērējot budžetu.

Projecta laiks. Automatizētās darbplūsmas ieviešana parasti ilgst no mēneša līdz gadam – atkarībā no uzņēmuma lieluma. Also processu var veikt pa posmiem. Piemēram, pirmajā posmā elektroniskā apstiprināšana tiek uzsākta tikai attiecībā uz uzņēmuma piegādātājiem vai tikai izvēlētajā filiālē vai nodaļā (sk. Cik ilgi paiet dažādi elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešanas posmi).

Darbplūsmas automatizācijas posmi uzņēmumā

1. Uzsākšanas posms ir priekšlikumu sagatavošana un lēmuma pieņemšana par projekta iespējamību. Tas aizņem 10% no kopējā ieviešanas laika.
2. Sagatavošanās ieviešanai posms - prasību formulēšana sistēmai, piegādātāja izvēle, līguma slēgšana, izstrāde iekšējie noteikumi, komandas treniņš. Tas aizņem 20% laika.
3. Ieviešanas posms - sistēmas izvietošana, konfigurēšana, personāla apmācība, ieviešana Pilotprojekte. Tas aizņem 40% laika.
4. Planotās jaudas sasniegšanas posms ir masveida dokumentu ievadīšana, procedūru ievērošanas uzraudzība. Tas aizņem 30% laika.

Mūsu uzņēmumā elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas process notika vairākos posmos. Projekta Initiatoren un "Motoren" bija juridiskā nodaļa. Pirms ieviešanas uzsākšanas mēs, tāpat kā daudzos citos uzņēmumos, vienojamies par papīra dokumentiem. Automatizācija ilga apmēram piecus mēnešus. Realizēti risinājumi juridiskajai daļai (līgumu elektroniskā apstiprināšana) un ekspluatācijas nodaļai (operāciju tehnoloģisko karšu glabāšana, projektu īstenošanas gaitā izstrādātās dokumentācijas saskaņošana). Planos ir iekļauta iekšējā biroja automatizācija (pasūtījumi, rīkojumi, noteikumi) un personāla darba plūsma (pasūtījumi, dokumenti, kas saistīti ar finansiālo motivāciju).

Kā izvēlēties pareizo darbplūsmas automatizācijas sistēmu

Krievijas tirgū ir pārstāvēti vairāk nekā 20 ražotāju risinājumi, no kuriem četri vai pieci spēlētāji ir tehnoloģiski ļoti attīstīti. Lielākā daļa programmatūras produktu ir vietējie. Krievijas elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu izstrādātāji piedāvā konkurētspējīgākus risinājumus nekā starptautiskie uzņēmumi. Izvēloties sistēmu, novērtējiet tās parametrus:

• kopējās īpašuma izmaksas gadā (standarta risinājums + ieviešanas un apmācības pakalpojumi + servisa atbalsts);
• produkta atjaunināšana (sistēmas atjaunināšana gada vai divu laikā standarta tehniskā atbalsta ietvaros bez papildu maksas);
• iespēja viegli un ātri savienot papildu moduļus (nemaksājot papildu pakalpojumi ievaden);
• iespēja integrēt darbplūsmas sistēmu ar citām programmām (pasta klienti, grāmatvedības sistēmas).

Darba plūsmas automatizācija uzņēmumā un mākoņtehnoloģijas

Mākoņtehnoloģijas ļauj uzņēmuma datoros neinstalēt dokumentu pārvaldības sistēmu – dati tiks glabāti attālos serveros. Šādu tehnoloģiju izmantošana ievērojami samazina licenču un infrastruktūras izmaksas. Tomēr ir arī nopietni trūkumi – tie galvenokārt attiecas uz datu drošību. Īpaši pievērsīšos diviem trūkumiem.

1. Daudzos līgumos ir konfidencialitātes klauzulas, kas paredz sodu par informācijas izpaušanu. Ja jūsu uzņēmums glabā dokumentus savos serveros, jums ir pilnīga kontrole pār izpaušanas risku (piemēram, iestatot atbilstošus nosacījumus darba ligumi). Slēdzot līgumu par mākoņtehnoloģiju izmantošanu, risinājumu sniedzējs, kā likums, neuzņemas riskus, kas saistīti ar konfidencialitātes pārkāpumu. Tas nozīmē, ka līguma informācijas izpaušanas gadījumā jūs, nevis pakalpojuma sniedzējs, cietīsit finansialus zaudējumus.

• Mākoņdatošana: vissarežģītākie jautājumi biznesam

2. Parasti līgumi satur personas datus. 2006. gada 27. jūlija federālais likums „Par personas datiem“ Nr. 152-FZ nosaka īpašs pasūtījums strādāt ar šādu informāciju. Tāpēc, pievienojot mākoņdatošanas elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, ņemiet vērā to Personīgā informācija var nekontrolēti nonākt trešajām personām, tostarp ārvalstīs. Tas nozīmē, ka, slēdzot līgumu par mākoņsistēmas lietošanu, ir nepieciešams pārrunāt ar piegādātāju personas datu drošību, kā arī viņa risku uzņemšanos šīs informācijas noplūmādes gad.

Vai ir vērts strādāt ar dokumentiem planšetdatoros

Pēdējā gada laikā ir kļuvis modē strādāt elektroniskajās dokumentu vadības sistēmās no planšetdatoriem. Praktiski katrs sistēmas piegadātājs ir izstrādājis sava produkta planšetdatora versiju. Es tomēr uzskatu, ka ir jēga strādāt ar viņu tikai ģenerāldirektoram un arī - dažos gadījumos - darbiniekiem, kuri ir ceļā. Planšetdatoru ērti izmantot galvenokārt dokumentu parakstīšanai un instrukciju izplatīšanai. Advokātam vai projektu vadītājam, kuram jāveic būtiski grozījumi līgumā, jāatstāj komentāri vai jāstrādā labojumu ierakstīšanas režīmā, planšetdators nedarbosies. Šādas darbības ir ātrāk un ērtāk izpildāmas galddatorā. Mans viedoklis: iespēja strādāt elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēmā no planšetdatora ir iespēja, protams, ērta un skaista, bet ne obligāta.

Runā izpilddirektors

Dmitrijs Pincukovs, Deka izpilddirektors, Sanktpeterburga

Tagad, pārejot uz 1C astoto versiju, esam uzsākuši projektu, lai automatizētu un konsolidētu vadības pārskatu un budžeta plānošanu. Ir vairāki mērķi: uzlabot informācijas precizitāti, samazināt darba un laika izmaksas vadības ziņojumu sagatavošanai, vienkāršot apstiprināto rādītāju kontroli un paplašināt datu izmantošanas iespġsaistētie. Pagaidām mums ir jātiek galā ar izdrukātu, ar roku parakstītu un mapēs ieliktu papīru masu. Automatizācija ļaus konsolidēt apstiprinātās vadības atskaites formas - peļņas vai zaudējumu aprēķinu, bilanci, naudas plūsmas -, savukārt "1C" versijā 7.7 varēja tikai augšupielādēt datus to programbastramvedīdīs to programbastramvedīdīs to program Automatizācija dos mums arī iespēju uzreiz sadalīt izmaksas pa finanšu atbildības centriem un budžeta pozīcijām, analizēt nodaļu budžetu izpildi, lai pieņemtu operatīvus lēmumus un novērtētu to darba efektivitāti tiešsaistē, kā arī detalizēti analizēt atsevišķas, īpaši nozīmīgas izmaksu pozīcijas. Uzraudzīt plānoto rādītāju sasniegšanu varēsim arī tieši darba gaitā. Plānotie apartamentu rādītāji un budžeti tiks ierakstīti 1C apstiprinātās formās, nosakot plānošanas pamatparametrus.

Jelena Ivanova, Marketingleiter, Elektronische Bürosysteme, Maskava

Pirms jebkuras elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas, lai arī cik labi noritētu darbs ar papīra dokumentiem, ir nepieciešama, pirmkārt, kāda uzņēmuma biznesa procesu pirmsprootijektal izļtsēte, toregul. Jāsaprot, no kā un kam tiek nosūtīts dokuments – tikai pēc tam kļūs skaidrs, vai sistēma ir piemērota uzņēmuma biznesa procesiem.

Ja uzņēmums vēl nav veicis automatizāciju, pārejai uz elektronisko dokumentu pārvaldību vajadzētu notikt pakāpeniski. Sākumā labāk ir dublēt elektroniskos dokumentus ar papīra dokumentiem. Tad sistēmā jāiekļauj funkcijas, kas ļaus izsekot papīra eksemplāru kustībai, lai darba formas maiņa darbiniekiem nebūtu pārāk pēkšņa. Ieviešot sistēmu, pasūtītāja uzņēmuma vadītājam obligāti jāieceļ projekta vadītājs - Spezialisten, kas atbildīgs par procesu un tā rezultātiem. Galvenais ir saprast, ka pie sistēmas ieviešanas jāstrādā ne tikai piegādātājam, bet arī pasūtītājam. Tad projekts vainagosies panākumiem.

Pirmkārt, sistēma ir iepriekš konfigurēta - tiek ievadīti direktoriji, iestatītas piekļuves tiesības (jebkurā uzņēmumā ir dokumenti, kas paredzēti tikai notiktiem darbiniekiem vai nodaļām). Iestatīšanai seko izmēģinājuma darbība: sistēmā strādā vairāki uzņēmuma speciālisti un ziņo par atrastajām nepilnībām un neērtībām. Tas viss tiek labots. Un tikai tad operacija sakas pilnībā.

Kā izvēlēties pareizo darbplūsmas automatizācijas sistēmu

Nadezhda Merkurieva, Uzņēmuma „1C“ produktu veicināšanas nodaļas vadītājs „1C: dokumentu pārvaldība“, Maskava

Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma tiek izvēlēta divos posmos.

1. Integratora izvele. Novērtējiet integratora pieredzi līdzīgu projektu īstenošanā un to, vai viņam ir pozitīvas atsauksmes no klientu uzņēmumiem. Norādiet, vai viņš ir piedāvātās sistēmas ražotāja oficiālais partneris, vai viņa speciālistiem ir sertifikāti, kas apliecina darbam ar attiecīgajiem produktiem nepieciešamo kvalifikācijas līmeni.
2. Patiesībā sistēmas izvēle. Pirmkārt, pievērsiet uzmanību produkta galvenajām īpašībām. Tā ir ne tikai tās funkcionalitātes atbilstība Jūsu uzņēmuma uzdevumiem, bet arī, piemēram, lietošanas vienkāršība, atvērtība un pielāgojamība (cik viegli sistēmu var pielābāgot uzņēmāmāva konkr). Piemēram, ja mēs runājam par 1C: Document Management sistēmu, tad tā ir viegli integrējama ar produktiem, kas jau ir instalēti uzņēmumā 1C: Enterprise 8 platformā, un jūsu speciālisti var atrisināt šo problēmu bez ārēzīs pal.

1C:Documentu pārvaldība platformā 1C:Enterprise 8.2 var darboties, izmantojot tīmekļa klientu, tas ir, izmantojot parastās pārlūkprogrammas, piemēram, Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Tas ļauj installiert produktu ierīcēs ar dažādām operētājsistēmām (Microsoft Windows, Linux, MacOS), ne tikai stacionārajās, bet arī mobilajās ierīcēs.

Savienojums, izmantojot tīmekļa serveri, ar 1C:Enterprise datu bāzi tiek veikts, izmantojot drošu https protokolu. Šis risinājums novērš nesankcionētu piekļuvi.

Ja mēs runājam par efektivitāti, darbplūsmas automatizācija uzņēmumā nodrošina ievērojamus ietaupījumus. Ievērojami samazina papīra dokumentu skaitu, tādējādi samazinot izmaksas izlietojamie materiali. Darbinieki mekle mazak darba laika nepieciešamo informāciju, strahlend standarta documenti no nulles un dažādu atskaišu sastādīšanu. Dokumentu sagatavošana un apstiprināšana notiek daudzkārt ātrāk, kas, cita starpā, palielina uzņēmuma uzticamību no partneru puses.

Seit ir piemērs. Pateicoties tiešsaistes datu apmaiņai, Alliance-Energy ir paātrinājusi lies dokumentu plūsmas apstrādi un samazinājusi apstiprināšanas laiku iekšējie dokumenti. 1C:Dokumentenverwaltung und 1C:Buchhaltung Tagad sistēmā vienlaikus var strādāt 500 lietotāju, un līdz ar to darbinieki spējātri veikt kolektīvus uzdevumus un atrisināt strīdīgos jautājumus.

Federālais valsts uzņēmums „Plant im. Süßkartoffel. Sverdlovs, pateicoties 1C: dokumentu pārvaldības ieviešanai, samazināja laiku līgumu saskaņošanai starp departamentiem un līdz minimumam samazināja līgumu zaudēšanas risku, kā arī spēja efektīvāk kontrolēt dokumentu sagatavošanas laiku, izsekojot katra posma pabeigšanas laiku. also verarbeiten.

RosLogistics
Darbības joma: profesionāli integrēti loģistikas pakalpojumi Krievijā
Organisationsform: LLC
Teritorija: galvenais birojs - Maskava; filiāles - Sanktpēterburgā, Jekaterinburgā, Irkutskā, Novosibirskā, Rostovā pie Donas
Darbinieku-Skates: 500

"Ģenerāldirektors" ir izveidots jūs un jums. Paldies, ka bijat ar Mütter

Nepārtrauktais informācijas apjomu pieaugums, zinātnes un tehnoloģiju attīstība ir ne tikai tiešs iemesls automatizētu sistēmu ieviešanai darbam ar informāciju un dokumentiem, bet arī kalpo par pamatu to izveidei un attīstība. Nepieciešamība automatizēt darbu ar dokumentiem un elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanu ir saistīta ar nepieciešamību pēc efektīvas uzņēmuma vadības. Dokumentālo sistēmu automatizācijas rezultāts ir vadītājam priekšā stāvošu skaidri strukturētu informācijas uzdevumu savlaicīga izpilde, kas vienkāršos un pareizi organizēs atsevišķu nodaļu darbu, paātrinās. Razosanas-Prozess un optimizēt visas organizācijas darbību.

Pat mazie uzņēmumi ikdienā nodarbojas ar dažādiem līgumiem, rēķiniem, vēstulēm, instrukcijām [1 ] . Tā kā jebkura uzņēmuma vadīšanas procesa pamatā ir informācija par pārvaldītajiem objektiem, kas visbiežāk tiek uzrādīta dokumentos un, savukārt, ir pamats jebkura lēmuma pieņemšanai, dokumentu pārvaldības organizēšana ir viens no galvenajiem un svarīgākajiem uzdevumiem. dokumentācijas atbalsts vadiba.

Šī pētījuma objekts ir darba plūsmas organizācija uzņēmumā.

Priekšmets ir dokumentālo sistēmu automatizācija kā veids, kā panākt vadības efektivitāti.

Pētījuma mērķis ir analizēt automatizēto informācijas pārvaldības sistēmu ieviešanas īpatnības un problēmas mūsdienu uzņēmumā.

Šī tēma skarta arī dokumentu zinātnieku Larinas M. V., Ryskovas O. I., Jankovas V. F., Bobiļevas M. P. darbos. Šobrīd lielākā daļa pētījumu un publikāciju par elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu automatizāciju un ieviešanu galvenokārt tiek lietoti dabā un atspoguļo tikai šauru aspektu. šīs tēmas, kas nav pietiekami visaptverošai izpētei un pielietošanai praksē.

Dokumentu plūsma- darbības, lai organizētu dokumentu apriti uzņēmumā no to izveidošanas vai saņemšanas brīža līdz izpildes pabeigšanai: nosūtīšana no organizācijas un (vai) nosūtīšana uz arhīvu.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība (EDM)- mehānisms darbam ar elektroniskajiem dokumentiem, kas ietver pilnu elektroniskā dokumenta dzīves ciklu: izveidi, pārveidošanu, uzglabāšanu un nosūtīšanu. Uzņēmumā tiek ieviesta elektroniskā dokumentu pārvaldība, lai pilnībā atteikties no papīra dokumentu pārvaldības, lai taupītu resursus un laiku.

Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS) - organizatoriskā un tehniskā sistēma, kas nodrošina elektronisko dokumentu izveides, vadības piekļuves un izplatīšanas procesu datortīklos, kā arī nodrošina dokumentu plūsmas kontroli organizācijā.

Sākumā mēs noteiksim galvenās problēmas, ar kurām saskaras uzņēmumi, kuros darbs ar dokumentiem tiek veikts tradicionālā veidā:

• dokumentu nozaudēšana, kas var izraisīt dažādas sekas, viena no šīm sekām ir informācijas noplūde;
• ievērojama dokumentu apjoma uzkrāšanās, kas apgrūtina gan atsevišķu nodaļu, gan visas organizācijas darbu;
• Lielas laika izmaksas, strādājot ar papīra dokumentiem;
• cilvēciskais Faktoren: darbinieku pieļautās kļūdas, strādājot ar datiem, kas var radīt ordentlichgriezeniskas un nopietnas sekas.

Dokumentu pārvaldības sistēmu automatizācija atrisinās šīs problēmas, kā arī:

Nodrošina skaidru uzdevumu strukturēšanu un pilnvaru deleģēšanu starp departmentamentiem, kas novedīs pie labi koordinēta organizācijas darba kā vienota mehānisma;

Vienkāršot darbu ar dokumentiem, paaugstināt tā efektivitāti, izmantojot modernās informācijas tehnoloģijas;

Ievērojami paātrināt darba procesu ar dokumentiem, kas izraisīs darbinieku produktivitātes pieaugumu;

Nodrošina drošu dokumentu drošību un aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi;

Pilnīga kontrole pār vadības procesu un arhīvu centralizāciju ar dokumentiem;

Finanšu izmaksu samazināšana, nodokļu risku un sodu samazināšana.

Kopumā darbplūsmas automatizācijas būtība ir modernu informācijas tehnoloģiju ieviešana, lai nodrošinātu darba ar dokumentiem ērtības, uzticamību un efektivitāti.

Bet, neskatoties uz to, ka elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanai ir vairākas priekšrocības, uzņēmēji un piegādātāji bieži saskaras ar problēmām, kas saistītas ar EDMS ieviešanu.

Nosacīti šīs problēmas var iedalīt 3 grupās:

¾ organisierenriskā;

¾ Technologie;

¾ Verwaltung.

Organizeriskā problēmas galvenokārt rodas no vadības un klienta.

¾ Vadītājiem bieži vien nav skaidras izpratnes par EDMS iespējām un funkcijām, līdz ar to, veidojot ieviešanas projektu, var rasties grūtības.

¾ Sagatavošanas daļas nenovērtēšana. Šajā posmā tiek apzinātas problēmzonas, apmācīts personāls, kas strādās ar izveidoto sistēmu, apkopots nepieciešamais informatīvais materiāls u.c.

¾ Darbību nekonsequenz. Tas var izpausties ne tikai projekta plānošanas laikā starp pasūtītāju un piegādātāju, satiekoties dažādām interesēm, bet arī pasūtītāja organizācijā.

EDMS ieviešana ir saistīta ar datoru lietotāju skaita pieaugumu. Pāreja uz elektronisko dokumentu pārvaldību izraisa ievērojamu serveru slodzes pieaugumu. Tātad pāriesim Kuchen Technologie problēmas, kas visbiežāk rodas jau sistēmas darbības laikā:

¾ Informācijas infrastruktūra organizācijas var nebūt gatavas gaidāmajam spiedienam.

¾ Sistēmas funkcionalitāte nettbilst cerībām - klientam nepieciešamā operāciju kopuma trūkums.

¾ Vienotu noteikumu trūkums, kas regulē dokumentu plūsmu organizācijā.

Pāriesim pie pēdējās problēmu grupas - Verwaltung:

¾ Dažu darbinieku zema iesaistīšanās projektā.

¾ Izturība pret iespiešanos Jauna-System darbplusma.

¾ Nepietiekama uzņēmuma darbinieku kvalifikācija.

Apsverot EDMS sistēmas ieviešanas problēmas, ir svarīgi saprast, ka ieviešana prasa milzīgas pūles no klienta (uzņēmuma vadītāja), elektroniskās sistēmas piegādātāja un uzņēmuma darbiniekiem.

Vadītājam skaidri jāzina sava uzņēmuma un darbinieku iespējas, jāspēj izvirzīt uzdevumus un mērķus, kurus vēlas sasniegt, automatizējot darbplūsmu, kā arī tas viss skaidri jāpaskaidro piegādāvāvāvām nom.

Savukārt EDMS piegādātājam rūpīgi jāanalizē šī uzņēmuma biznesa procesu īpatnības, iekārtu un tehnoloģiju stāvoklis un, pamatojoties uz konstatēto, jāierosina iespējamievariantei Maksimālai efektivitātei.

Darba organizācija un darbinieku apmācība, strādājot ar elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām, iespējams, ir galvenais un svarīgais posms automatizēto kontroles sistēmu ieviešanā. Tā kā uzņēmums ir sarežģīts mehānisms, kura pamatā ir nodaļu darbinieku mijiedarbība priekšnieka vadībā un kontrolē, gala rezultāts ir atkarīgs no absolūti katra šī mehānisma elementa. Tāpēc nevajadzētu tērēt laiku, pūles un materiālos resursus apmācībai un pārkvalifikācijai.

Pārejas uz elektronisko dokumentu pārvaldību problēmu risināšanai var pieiet no dažādiem leņķiem. Tomēr, pirmkārt, pareja ir jāplāno un jāveic pakāpeniski, ņemot vērā katra uzņēmuma struktūras elementa īpatnības.

Labi izveidota darbplūsmas organizācija, rūpīgi sagatavojoties EDMS ieviešanai, uzņēmumam neizbēgami radīs jaunas darbības iespējas, kā arī paaugstinās tā darbību kvalitatīvi jaunā līmenī.

Līdzīga informācija.

Galvenās prasības, kurām jāatbilst elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai:

• Uzticama glabāšana un vienkārša dokumentācijas meklēšana.
• Atbalsts un lietvedības uzdevumu veikšana.
• Savlaicīga kontrole pār dokumentu noformēšanu un to maršrutēšanu.
• Analītisku atskaišu veidošana.
• Informācijas drošības nodrošināšana.

Mūsdienu EDMS ir arī funkcijas mijiedarbībai ar klientiem, viņu pieprasījumu apstrādei un papildu noderīgi rīki, kas ļauj atrisināt daudzas lietišķās problēmas.

Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu veidi

Ir dažādi elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu klasifikācijas veidi, bet indikatīvākā klasifikācija ir EDMS iedalījums pēc nosaukuma funkcionalitātes. Jebkuru EDMS tās izstrādātājs pozicionē tā, lai tā galvenokārt būtu paredzēta noteikta veida uzdevumu veikšanai. Tas nenozīmē, ka tas neparedz nekādas papildu tehnoloģijas, kas raksturīgas lielākajai daļai "brāļu". Tikai katras elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas rīku komplektam ir savas stiprās puses un vajas Eiter. Klasifikācijā pēc nosaukuma funkcionalitātes tiek ņemtas vērā EDMS stiprās puses.

Tātad, tas izskatās šādi:

• EDMS paredzēts izveidei un darbam ar elektroniskā dokumentācija, kā arī papīra dokumentu digitālie analogi.
• Grāmatvedības sistēmas, kas automatizē notikumu un dokumentu reģistrāciju visā to dzīves ciklā (elektroniskie kartotēkas skapji).
• EDMS, kuras galvenais uzdevums ir automatizēt darbu ar lielām korporatīvās informācijas krātuvēm.
• Sistēmas, kas pārvalda elektroniskos arhīvus ar dokumentāciju.
• EDMS, kuras funkcionalitāte ir specializēta nepieciešamās informācijas ieguvē no arhīviem un citiem elektroniskiem avotiem.
• Sistēmas, kas pārvalda korporatīvos procesus, dokumentu apstrādi un to organizācijas darbinieku darbības, kuri ir iesaistīti darbā ar biznesa dokumentiem.
• Informācijas EDMS, kas pārvalda datu uzglabāšanas ierīces.

Ir arī īsa SED klasifikācija pēc izcelsmes valsts, ko izmanto tikai Krievijā. Saskaņā ar to elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas mūsu valstī tiek iedalītas vietējās, importētajās un krievu valodās, kas izstrādātas ārvalstu Lotus / Domino platformā. Mūsu pārskatā ir tikai divu ārvalstu EDMS piemēri - EMC Documentum and Lotus Domino.Doc. Visām pārējām EDMS ir Krievijas "pilsonība".

TOP-10 elektronische dokumentu vadības sistēmas

Mēs izvērtējām elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, koncentrējoties uz piecu parametru salīdzināšanu, kas ir izšķiroši, izvēloties EDMS dokumentu pārvaldības automatizēšanai uzņēmumā. Skala ir desmit ballu.

Vieta	Programma/pakalpojums	cena	Mācīšanās vieglums	Funkcionalitate	Krievijas likumdošanas uzskaite	Technik Atbalsten	Kopejais-Ergebnisse
1	Geschäft	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Archiv	9	7	10	10	9	9
2-4	UzņēmumsMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Loika	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eifrata	9	10	9	10	6	8,8
7	DIREKT	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-Workflow	10	8	8	9	7	8.4
10	LandDocs	8	7	7	10	8	8

Piezīme: sistēmas galīgais novērtējums tabulā nepretendē uz 100% objektīvu un atspoguļo autora viedokli, kas balstīts uz šīs tēmas padziļinātu analīzi. Šis elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu apskats ir veikts tikai starp augstas kvalitātes programmatūras produktiem, kurus var droši izvēlēties lietošanai dazadi veidi Geschäft.

GESCHÄFT

Šī elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma ir atzīts līderis savā segmentā visā postpadomju telpā. Tajā sekmīgi dokumentu apriti un biroja darbu veic gan lielākie holdingi, gan korporācijas un mazie komersanti. Saistībā ar šo sistēmu ir lietderīgi pielietot tautoloģiju: „DELO“ zina savu biznesu. Patiešām, šī programmatūra ir idealāli piemērota dziļai biroja darba un darbplūsmas automatizācijai.

Plus ich

• Iespēja izsekot visiem jebkura elektroniskā dokumenta kustības posmiem.
• Vienkāršība unērtība dokumentācijas projektu veidošanā.
• Vispārīga atkļūdošana un sistēmas funkcionalitāte.

Minusi

• "Izstieptie" mīnusi ietver nedaudz arhaisku saskarni un zināmas apgūšanas grūtības.

Kada ir cena?

Lizenzen cena sistēmas "DELO" lietošanai vienas darba vietas ietvaros (DBVS - Oracle) ir atkarīga no plānotā šo vietu kopējā skaita un svārstās no 11 000 rubļu (201-500 r/m) līdz 13 400 rubļiem (1-5) . /m). Ja organizācija izmanto Microsoft SQL Server DBVS, tad licenci vienai darba vieta maksās attiecīgi no 7200 līdz 9500 rubļiem.

Loika

Programm EDMS Logic līdz 2012. gadam tika saukta par Boss-Referent un bija viena no populārākajām. Krievijas-Systeme elektroniskā dokumentu pārvaldība, nopietns konkurents Delo EDMS. Nosaukuma maiņa neietekmēja šī programmatūras produkta kvalitāti, un tā joprojām ir uzticama un funkcionāla biroja pārvaldības sistēma jebkura veida un izmēra uzņēmumos.

Plus ich

• Iespēja izveidot sarežģītus daudzlīmeņu maršrutus dokumentu apstiprināšanai.
• Augsta lietotāja datu aizsardzības pakāpe.
• Relatīvi viegli apgūt sistēmas galvenās sastāvdaļas.
• Elastīgi un pielāgojami dokumentu apstrādes procesi.

Minusi

• Neērta piekļuves tiesību diferencēšana ar nopietnu darbinieku mainību.
• Ne tas apzinīgākais tehniskā atbalsta darbs.
• Arhaisks interfeiss.

Kada ir cena?

Wien lizenziert izmaksas šīs programmas lietošanai ir atkarīgas no tai piesaistīto darbinieku skaita. Ja to skaits nepārsniedz 49 cilvēkus, tad cena būs 5900 par katru darba vietu; Nr. 50 līdz 199 saistītajiem darbiniekiem - 5200 rubļi; un, ja ir vairāk nekā 200 darba vietu, tad vienas lizenzen cena būs minimāla - 4900 rubļu.

Eifrata

Šī elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma tika izstrādāta, pilnībā ievērojot ISO 9000 kvalitātes standarta un Krievijas GOST prasības biroja darba jomā. No saviem "kolēģiem" "EUFRATS" atšķiras ar daudzu savu unikālo programmatūras izstrādi, ko nevar atrast konkurējošā EDMS. Tiri tehnologiski šī sistēma ir viena no "modernākajām" EDMS mūsdienu Krievijas tirgū.

Plus ich

• Šīs sistēmas piegādes komplektā ir iebūvēta Nika DBVS, kas automātiski atbrīvo lietotāju organizāciju no papildu programmatūras iegādes.
• Draudzigs interfeiss ar jauku neaizmirstamu dizainu.
• Iebūvēts lomu mehānisms piekļuves tiesību pārvaldībai.

Minusi

• Diezgan lēns ātrums, īpaši vājos datoros.
• Periodiskas kļūmes darbā un lēns tehniskais atbalsts.

Kada ir cena?

Standarta-Lizenz ar sistēmas uzstādīšanu uz pašas organizācijas servera maksā no 5200 līdz 7300 rubļiem uz vienu darbstaciju, vairāk lietotāju - cena ir zemāka. Tomēr pastāv arī iespēja novietot servera komponentu uz ražotāja aprīkojuma. Šajā gadījumā tiek piemērota abonēšanas maksas sistēma - četri tarifi, kas maksā no 10.000 līdz 95.000 rubļu mēnesī.

1C: Archiv

Šī ir viena no labākajām un noteikti daudzpusīgākajām programmām uzņēmuma dokumentu pārvaldībai. 1C: Arhīvs nodrošina uzticamu un, pats galvenais, centralizētu dažādu formātu biznesa dokumentācijas glabāšanu, kurai var piekļūt pilnvarots personāls, kas var rediģēt failus.

Plus ich

• Atkļūdots-Algorithmen, lai ātri atrastu nepieciešamos datus.
• Iespēja uzglabāt jebkura veida dokumentus - no teksta un grafikas līdz audio un video failiem.
• Plašākā mērogojamība, kasļauj veiksmīgi izmantot šo programmatūru gan lielos, gan mazos uzņēmumos.
• Galvenā 1C:Archive priekšrocība, kas šo programmu atšķir no konkurentiem, ir optimāla produkta cenas un tā funkcionalitātes iespēju kombinācija.
• Atbalsts integrācijai arārējām lietojumprogrammām.

Minusi

• Patērē daudz sistēmas resursu.
• Paaugstinātas apgūšanas grūtības pat pieredzējušiem lietotājiem.

Kada ir cena?

Šīs programmas "montāžas" cena svārstās no 12.000 līdz 57.000 rubļu, un pirmā summa būs jāmaksā tikai par 1C: Archive iepriekšējās versijas jaunināšanu.

DIREKT

Vienkāršs un funkcionāls EDMS DIRECTUM būs lielisks risinājums maziem un vidējiem uzņēmumiem. Pateicoties šai sistēmai, elektronisko dokumentu pārvaldību var veiksmīgi apvienot ar tradicionālo papīra darbplūsmu, lai pēc tam „nesāpīgi“ pilnībā nodotu organizāciju darbam DIRECTUM. Uzlabotā darbplūsmas tehnoloģija nodrošina efektīvu biroja darba procesu automatizāciju.

Plus ich

• Specializētu programmatūras rīku pieejamība, kas pēc iespējas vienkāršo dokumentācijas meklēšanu un identificēšanu.
• Plašas iespējas patstāvīgi modificēt sistēmu konkrētiem uzdevumiem.
• Paplašinātas integrācijas iespējas ar citām programmām.

Minusi

• Sistēma ir versta uz vadibas-Team uzņēmumi - parastajiem ierēdņiem tajā strādāt ir grūtāk.
• Nedaudz mulsinoša un necaurredzama cenu politika.

Kada ir cena?

Lizenzen šīs EDMS lietošanai tiek iegādātas gan atsevišķi, gan kā daļa no komplektācijas piedāvājumiem. Lētākā pamata klienta Lizenz Maksā 7800 rubļu. Licenču pakotņu izmaksas sākas no 148.200 rubļiem (pamata 20 darbiniekiem) un sasniedz 2.010.000 rubļu (uz 200 darbiniekiem).

OPTIMA-Workflow

Šī elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma ir spēcīgs vidējais zemnieks savā segmentā. Tas ir nemitīgā attīstībā un līdz šim nevar uz vienlīdzīgiem nosacījumiem konkurēt ar tirgū atzītajiem mastodoniem. Tomēr OPTIMA-WorkFlow ir vairākas "mānības" - unikālas tehnoloģijas, kas izceļ to no pūļa.

Plus ich

• Viena veida dokumentu un to reģistrācijas informācijas seriālās ievades funkcijas īstenošana.
• Skenēšana ar pretvīrusu programmu.
• Regulāru un šifrētu dokumentu indeksēšana pēc Jūsu izvēles.
• Daudzvalodu lietotaja interfeiss.

Minusi

• Tipiskās funkcionalitātes trūkumi, kurus nettgriezeniski novērš izejošie atjauninājumi.

Kada ir cena?

Tipiski risinājumi, kuru pamatā ir šī platforma, maksā no 55.000 līdz 75.000 rubļu.

EMC Documentum

Šo platformu darbplūsmas procesu automatizēšanai izstrādāja pasaules IT nozares līderis EMC. Jaudīga funkcionalitāte kopā ar elastīgu atsevišķu rīku pielāgošanu padara EMC Documentum par labāko Krievijas tirgū pieejamo ārvalstu EDMS.

Plus ich

• Augsta komforta pakāpe projektēšanas dokumentu pārvaldībā.
• Reģistrēšanās/izrakstīšanās mehānisma ieviešana, kas ļauj pārvaldīt piekļuves tiesību sadali.
• Funkcijas klātbūtne, kas ļauj īstenot apstiprināšanas procedūru vairākos līmeņos.
• Atbalsts skenēšanas un dokumentu atpazīšanas ierīcēm.

Minusi

• Darbojas tikai ar Internet Explorer pārlūkprogrammu.
• Publiski pieejamas sistēmas tehniskās un praktiskās dokumentācijas trūkums.
• Bieža "bremzēšana" un aizkavēšanās ar lielu sistēmas slodzi.

Kada ir cena?

Šīs platformas lietošanai nav noteiktas cenas. Tās ieviešanas izmaksas tiek sarunātas individuāli ar katru klientu.

LandDocs

Šī platforma dokumentu pārvaldības automatizēšanai, ko 1997. LandDocs ļauj izveidot ērtu darbplūsmu un darbplūsmas vidi, nodrošinot visu kategoriju lietotājus ar nepieciešamo rīku komplektu, lai to pārvaldītu.

Plus ich

• Integrētu kriptogrāfijas aizsardzības rīku pieejamība.
• Iespēja darbplūsmas procesā iekļaut darbiniekus no attālām filiālēm.
• Papīra dokumentācijas sērijveida skenēšanas funkcijas klātbūtne.

Minusi

• Diezgan izplatitas veiktspējas problēmas.
• Vājas iespējas paplašināt funkcionalitāti.
• Grūtības apgūt sistēmu no nulles.

Kada ir cena?

Servera lizenziert cena svarstās no 30.000 līdz 216.000 Rubel. Lietotāju licences var iegādāties par cenu no 5600 līdz 8400 rubļiem.

UzņēmumsMediji

UnternehmenMedien ir viss programmatūras risinājumu komplekts, kas paredzēts biznesa procesu, darbplūsmas un biroja darbu automatizēšanai. Šī EDMS atšķiras no konkurentiem ar nepārspējamu iestatījumu elastību un nettkarīgu moduļu klātbūtni, ko var uzstādīt atsevišķi.

Plus ich

• Jespeja veiksmīgs darbs sistēmas uzņēmumos ar sarežģītu korporatīvo struktūru un teritoriālo struktūru.
• Nepieredzēta sistēmas uzticamība, kas ļauj tai aktīvi darboties visu diennakti, 365 dienas gadā.
• Automatizēts atbalsts darbam ar vairāku veidu darbiem.
• Piekļuves tiesību diferencēšana, saskaņā ar hierarchiska struktura organizācijam.

Minusi

• Feuerfuchs.
• Sistēmas uzmanības centrā galvenokārt ir vidējie un lielie uzņēmumi.

Kada ir cena?

Šīs programmatūras galīgo cenu veido daudzas sastāvdaļas, tostarp personāla apmācība, papildu moduļu uzstādīšana un sistēmas lietošanas tiesību nodošana. Kopējās summas augšējā robeža ir 99 000 rubļu. Lētākais tematiskais modulis maksās 4000 rubļu.

Lotus Domino.Doc

Šī EDMS ir lietojumprogramma plaši pazīstamajai Notes/Domino platformai, kurai ir augsta līmeņa datu drošības sistēma. Lotus-Domino.

Plus ich

• Pieejamas unikālas replikācijas sistēmas, kas paredzētas dokumentu plūsmas pārvaldības uzdevumu sarežģītai risināšanai sadalītā vidē.
• Iespēja meklēt dokumentus atsevišķas daļas informācijas glabāšana.
• LDAP direktoriju mērogs līdz korporatīvajam līmenim.

Minusi

• Šīs sistēmas trūkumi galvenokārt izriet no tās Rietumu izcelsmes - ir daži jautājumi par saskarni un dažu funkciju ieviešanu.

Kada ir cena?

Lietotāju un servera licenču izmaksas platformas vietnē tiek aprēķinātas individuāli.

Galagala

Rezumējot vienu no pārskata rindiņām, vēlos atzīmēt svarīgu niansi: elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana jūsu biznesā nepavisam negarantē tūlītēju tā rentabilitātes pieaugumu, bet gan atsevišķi gadījumi, var nodarīt ļaunumu. Ja jūsu organizācija veiksmīgi darbojas un gūst peļņu, strādājot bez EDMS, tad padomājiet tūkstoš reizes, pirms izlemjat tos ieviest. Nav nepieciešams dzenāties pēc "progresīvās modes" un installiert šīs sistēmas bez nopietnas nepieciešamības. Taču līdz ar biznesa paplašināšanos un darbinieku lielo noslogojumu elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma var kļūt par sava veida glābšanas riņķi, kas palīdzēs uzņēmumam klizpeldēs no dokumentu

Darbplūsmas automatizācija (biroja darbs) un biznesa procesu automatizācija arvien vairāk tiek apspriesta dažādos Krievijas uzņēmumos. Neapšaubāmi, katram mūsdienu uzņēmumam ir nepieciešams uzticams un kvalitatīvs mehānisms korporatīvo dokumentu un uzdevumu nodošanai uzņēmuma darbiniekiem.

Darbplūsmas automatizācijas sistēma balstīta uz platformu 1Cļauj efektīvi pārvaldīt korporatīvo dokumentu pārvaldību. Dokumentu pārvaldības sistēma kļūs par efektīvu elektronisko rīku visiem biroja darbiniekiem, sākot no sekretārēm līdz rīkotājdirektoriem.

Dokumentu pārvaldības sistēma palielinās lēmumu pieņemšanas ātrumu un kopējo uzņēmuma efektivitāti. Tas viss būs nopietna konkurences priekšrocība.

Automatizācija un elektroniskā dokumentu pārvaldība ir dažādu dokumentu pārvietošana no autoriem uz izpildītājiem, šāda pārvietošana ļauj ātri un precīzi nodot informācijuesentiem. Jo lielāks uzņēmums, jo vairāk dokumentu (pasūtījumu, līgumu, instrukciju u.c.) tiek ņemts vērā un grūtāk ir organizēt darbinieku grupu un visa uzņēmuma darbu ar jaunu informāciju

Dokumentu pārvaldības sistēma EDMS "Corporate Document Management" ļauj atrisināt šādus uzdevumus:

• Automatizējiet dokumentu plūsmu, ieskaitot dokumentu kontroli un pārskatīšanu
• Palielināt kontroli pār darbinieku norādījumu izpildi un dokumentu sagatavošanu
• Organizēt uzņēmuma korporatīvo biznesa procesu vadību
• Uzturēt elektronisko dokumentu arhīvu

Programme saskarne ir diezgan vienkārša, bet tajā pašā laikā funkcionāla. Mijiedarbība ar dokumentu pārvaldības sistēmas lietotāju ir vienkārša un saprotama visiem uzņēmuma darbiniekiem. Sicht pareizie instrumenti Efektive Darbplūsmas-Automatisierung für das EDMS-Produkt „Corporate Document Workflow“.

Ja izmanto produktam raksturīgo funkcionalitāti, tad automatizācijas process var būt īss, parasti paiet 1-2 dienas, līdz darbinieki iepazīstas ar programmas funkcijām. Lai sāktu efektīvu darbu, parasti ar to pietiek.

Īpaši labs ieviešanas efekts tiek sasniegts uzņēmumos, kuri jau izmanto sistēmas, kuru pamatā ir platforma 1C: Enterprise. Tā kā dokumentu pārvaldības sistēmas saskarne ir ļoti līdzīga citu uz 1C balstītu sistēmu jau pazīstamajām saskarnēm. Lietotāji strādā ar pazīstamiem elementiem - direktorijiem, dokumentiem, atskaitēm un apstrādi. Veidojot sistēmu, viņiem nav jāapgūst principiāli jaunas saskarnes, viņi izmanto savu esošo pieredzi ar 1C programmām.

Ja uzņēmumam nepieciešama kāda pielāgošana vai jaunas funkcionalitātes izstrāde, tad mūsu speciālisti vienmēr ir gatavi darīt visu. nepieciešamo darbu. Turklāt šādu darbu cenšamies veikt tā, lai nākamie tipiskās sistēmas atjauninājumi būtu pēc iespējas vienkāršāki.

Lai iegūtu kvalitatīvu rezultātu darbā ar sistēmu, ir jānodrošina, lai sistēma būtu viegli kopjama. Darbiniekiem, kas atbalsta sistēmu, EDMS „Corporate Document Management“ nodrošina vienkāršas un saprotamas saskarnes. Sistēma ļaujātri to konfigurēt un izstrādāt biznesa procesus. EDMS "Korporatīvo dokumentu pārvaldība" administrēšana nettšķiras no cituuz to balstītu produktu administrēšanas.

Biznesa procesu izstrādātājiem tiek nodrošināti vienkārši un skaidri sistēmas elementi. Biznesa procesu projektēšana lai automatizētu darbplūsmu, tas tiek veikts, izmantojot elementus, kas jau pazīstami no citām programmām, kuru pamatā ir 1C platforma - dažādi direktoriji un sistēmas dokumenti. Sistēmā ir rīki, kasļaujātri izstrādāt biznesa procesus, lai kontrolētu dažādus izpildītāju uzdevumus, izdotu instrukcijas un sakārtotu dokumentu maršrutus. Dokumentu pārvaldības sistēmā ir vienkarsus veidus automātiskās dokumentu arhivēšanas estajumi.

Darbplūsmas un biznesa procesu automatizācijas efektivitāte slēpjas apstāklī, ka, lai izstrādātu dokumentu veidus (kartes), kā arī biznesa procesu maršrutus, nav nepieciešamas īpašas zināšanas vai prasmes, nav nepieciešamas programmēšanas valodu zināšanas, universāls pietiekamas zināšanas darbā ar datoru.padziļināts lietotāja līmenis.

Dokumentu vadības sistēma EDMS „Corporate Document Management“ ir veidota kā universāla sistēma biznesa procesu automatizēšanai un projektēšanai ar vienkāršiem un funkcionāliem rīkiem.

EDMS-Programm "Korporatīvo dokumentu pārvaldība" atbalsta darbu ar elektronisko ciparparakstu (EDS). Technologie ciparparaksti mūsdienās tā irļoti svarīga un nozīmīga tehnoloģija. Daudzos mūsdienu uzņēmumos EDS lietošana darbā ar dokumentiem ir obligāta un dokumentu pārvaldība bez ciparparaksta principā netiek izmantota.

Elektroniskais ciparparaksts ļauj ar 100% precizitāti apliecināt darbinieka paraksta autorību uz dokumenta, kā arī garantēt, ka dokuments nav mainīts kopš tā parakstīšanas.
Tādējādi ar elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas "Korporatīvo dokumentu pārvaldība" palīdzību jūs varat ne tikai palielināt uzņēmuma efektivitāti ar dokumentiem, bet arī palielināt pārsūtāmās informācijas uzticamību un uzticamību, tādējādi samazinot kļūdas un izmaksas. papildu parbaude un documentu labošana.

Darbplūsmas sistēmas izmantošanas scenāriji

Zemāk sniedzam 2 nelielus scenārijus automatizētās dokumentu pārvaldības darbam uzņēmumos.

1. Szenarien: darbiniekam pēc iespējas ātrāk jāapstiprina jebkurš uzņēmuma dokuments. Var iet pa veco ceļu - nosūtīt tā kopijas pa e-pastu visiem adresātiem vai aiziet pie sekretāra un palūgt izdrukāt kopā ar apstiprinājuma lapu. Reāli tas prasīs daudz laika, wette pats galvenais - neviens nevar garantēt, ka dokumente tiks izlasīts, tas var nonākt Surogātpastā, Tikt Nejauši izdists vaiT.

Ar elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, piemēram, EDMS "Korporatīvo dokumentu pārvaldība" palīdzību uzņēmumā tiek izveidota vienota informācijas telpa, šo informācijas plūsmu nevar nejauši pārtraukt. Ja dokuments tiek nosūtīts izskatīšanai, izmantojot automatizētu dokumentu pārvaldības sistēmu, varat būt pārliecināts, ka tas iet tieši to ceļu, kas tika noteikts tā izstrādes laikā. Ja nepieciešamais darbinieks nav pieejams (atrodas slimības lapā, komandējumā u.tml.), tad atkarībā no sistēmas iestatījumiem dokuments nonāks viņa vietniekam vai citam līnijas darbiniekam. Uzņēmuma biznesa procesi to automatizācijas gadījumā nav pakļauti nelaimes gadījumiem, bet darbojas skaidri un uzticami.

2. Szenarien: Jauns darbinieks nezina, kā uzsākt gatavošanās procesu tikšanās ar klientu. Parastā gadījumā viņš lūgs kolēģus palīdzēt un pastāstīs viņam visas detaļas, novēršot viņu uzmanību no saviem uzdevumiem un dažos gadījumos dodot viņiem attaisnojumu atlikt savus uzdevumus, aizbildinoties ar palīdzību jaunpienācējam. Šāda darba organizācija var novest pie tā, ka izcili uzdevumi sakrāsies kā sniega pikas, iesaistot arvien jaunus darbiniekus.

Lietojot automatizētu dokumentu pārvaldības sistēmu un biznesa procesus, darbiniekam pietiek uzsākt jaunu, iepriekš uzņēmumā izstrādātu un apstiprinātu biznesa procesu. Piemēram, tiek sākts sagatavošanās verarbeiten sanāksmei. Šajā gadījumā EDMS "Korporatīvo dokumentu pārvaldība" sāk izsniegt nepieciešamos uzdevumus nepieciešamajiem darbiniekiem, savukārt biznesa process var ģenerēt uzdevumus tā palaišanas iniciatoram.

Šajā gadījumā darbinieks nekad neaizmirsīs veikt kādu svarīgu uzdevumu, piemēram, Prozess viņam īstajā brīdī atgādinās par sapulču telpas rezervēšanu. Šāda darba organizācija palielina ne tikai viena darbinieka, bet arī visa uzņēmuma efektivitāti. Kas, protams, pozitīvi ietekmē peļņas pieaugumu un radaātru ieguldījumu atdevi automatizētā dokumentu pārvaldības sistēmā.

Atsevišķos gadījumos vēl viens veiksmīgs darījums, kuru Jūsu darbinieki pabeidza kvalitatīvi un laikā, pateicoties dokumentu pārvaldības sistēmai, daudzkārt atmaksāsies par visiem ieguldījumiem Jūmāsājņē

Nosakot nepieciešamo automatizācijas līmeni, organizācija izvēlas sistēmu, kas atbilstu organizācijas automatizācijas vajadzībām22.

Ar automatizācijas sistēmu saprot jebkuru automatizētu sistēmu, kas paredzēta biroja darba uzdevumu risināšanai nettkarīgi no automatizācijas objekta, vai tas ir ķermenis. valsts vara, komercbanka, tirdzniecības uzņēmums vai jebkura cita organizācija. Ir svarīgi, lai dokumentu pārvaldība tiktu veikta noteiktā organizācijā un lai tā tiktu veikta saskaņā ar prasībām, kuras izvirzījusi Krievijas likumdošana, kas ļauj skaidri iezīmēt risināmo uzdevumu loku8.

Izvēloties dokumentu automatizācijas sistēmu, parasti tiek apsvērta viena no divām iespējām:

Biroja-Automatisierung;

Darbplūsmas Automatisierung.

Biroja automatizācijas sistēmas galvenokārt risina ienākošo, izejošo, iekšējo un organizatorisko un administratīvo dokumentu uzskaites (reģistrācijas) uzdevumus, izdoto lēmumu un saņemtās informācijas par to izpildi uzskaiti. Sistēmas datubāzes var glabāt ar dokumentiem nesaistītus datus ts veidā. "reģistrācijas un kontroles karte", bet arī to saturs tekstu, failu vai attēlu veidā. Biroja automatizācijas sistēmas ļauj kontrolēt dokumentu un katra rezolūcijas vai rīkojuma izpildi, glabāt datus par lietām, ar kurām dokumenti saistīti. Ātra meklēšana pieprasītie documenti saskaņā ar noteiktu kritēriju vai to kopumu ir šāda veida sistēmu ordentlichņemams atribūts.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas primāri ir orientētas uz darbu ar elektroniskajiem dokumentiem, to apriti organizācijas iekšienē vai starp organizācijām, kas praktiski izriet no pašas frāzes "elektroniskā dokumentu pārvaldba".

Šādās sistēmās liela uzmanība tiek pievērsta visām elektroniskā dokumenta dzīves fāzēm, sākot no pirmās versijas sagatavošanas un sākotnējās ievietošanas dokumentu krātuvē līdz nodošvanai. Vienlaikus uzsvars tiek likts uz dokumenta kolektīvo sagatavošanu, apstiprināšanu, dokumentu versiju uzturēšanu, galīgās versijas apstiprināšanu un publicēšanu23.

Straujie ekonomikas attīstības tempi rada lielu pieprasījumu pēc biroja automatizācijas un elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām (SADED). EDMS tirgus piedāvājumu dažādībā rodas jautājums, kādu sistēmu patērētājam izvēlēties, ar ko tās atšķiras viena no otras26.

Mūsdienās ir tris galvenie veidi, kā ieviest dokumentu automatizācijas sistēmu:

Oriģinālas automatizācijas sistēmas izstrāde;

Tipiskas automatizācijas sistēmas uzstādīšana;

Istatijums Instrumente Automatisierung.

Oriģinālās dokumentu automatizācijas sistēmas izstrāde ietver programmētāju personāla iesaisti un automatizētas sistēmas izstrādi no nulles konkrētai organizācijai.

Standarta sistēmas uzstādīšana darba ar dokumentiem automatizēšanai šajā ziņā ir pilnīgs pretstats sākotnējās sistēmas attīstībai. Uzņēmumi - biroja automatizācijas sistēmu ražotāji - izstrādā standarta programmatūras produktus, kurus ar minimālu pielāgošanu var izmantot dažādās organizācijās.

Rīku iestatīšana darba ar dokumentiem automatizēšanai ir starpposma iespēja starp abām iepriekšminētajām uzdevuma risināšanas metodēm. No vienas puses, šīs metodes ietvaros tiek ieviesta kāda tipiska sistēma, kas realizē noteiktu funkciju kopumu (kā otrajā gadījumā), un, no otras puses, šāda sistēma ir veidota, pamatojoties uz rūpnieciskiem instrumentiem, kas var izmantot, lai to pielāgotu konkrētas organizācijas vajadzībām . Šāda adaptācija ļauj ņemt vērā konkrētas organizācijas īpatnības (kā pirmajā gadījumā)8.

Ideālā gadījumā sistēmai būtu jāatbalsta gan papīra, gan elektronisko dokumentu pārvaldība, kā arī organizācijas biznesa procesi. 26

Svarīgs faktors, kas jāņem vērā, ir programmas mērogojamība, tas ir, iespēja palielināt ar programmu strādājošo darbstaciju (datoru) skaitu un laika gait. palielināt sistēmā glabājamo dokumentu skaitu.

Vēl viens punkts, kam jāpievērš uzmanība, ir iespēja strādāt ar dokumentiem vairākus gadus. Dažās programmās ik gadu dokumenti par pagājušo gadu tiek pārvietoti uz arhīvu un tiek izveidota jauna kārtējā gada dokumentu datubāze. No vienas puses, tas vienkāršo darbu un samazina sistēmas slodzi. Bet, no otras puses, tas var būtiski apgrūtināt izpildes kontroli un meklēšanu pēdējā gada dokumentos. Īpaši tas jūtams gada sākumā, kad bieži ir atsauces uz 2-3 mēnešus veciem dokumentiem, kas jau pārvietoti uz arhīvu.

Tāpēc ir svarīgi, lai programa atvieglotu iepriekšējo gadu dokumentu meklēšanu13.

Produktam ir jābūt pieejamam, lai lietotājs pats varētu veikt dažus sistēmas iestatījumus (piemēram, vārdnīcas, direktorijus, standarta maršrutus utt.), neizmantojot kārtējos administratora pakalpojumus. Administratoram ir jāpilda tikai funkcijas, lai nodrošinātu informācijas drošību, kontrolējot lietotāju tiesības un darbības.

Īpaša prasība tiek izvirzīta datu aizsardzības ieviešanas principiem sistēmā, tas ir, kā tiek organizēta tiesību sistēma, vai tiek izmantota datu aizsardzība. Elektroniskais paraksts un šifrēšana, integrācija ar pretvīrusu pakotnēm.

Svarīgu lomu izvēlē ieņem tādas lietas kā sistēmas izmantotā DBVS un izstrādes rīki. Jo plašāka ir DBVS, jo vieglāk ar to strādāt un jo lietotājs ir nettkarīgāks no sistēmas izstrādātāja, viņam ir vieglāk atrast speciālistu, kas varētu to install un konfigurēt. Daudzās mūsdienu DBVS var ieviest vairākus programmatūras produktus, un tas ir vēl viens pluss par labu viņu izvēlei. Tas pats attiecas uz izstrades rīkiem. Jo slavenāki un izplatītāki tie ir, jo vairāk speciālistu tiem pieder un varēs izstrādāt papildu komponentus EDMS, jo zemākas ir šādu pakalpojumu izmaksas. Ļoti svarīga ir programmas spēja integrēties ar citiem produktiem26.

Vēl viens jautājums, kas būtu jāņem vērā, gatavojot darba uzdevumu, ir tiesību norobežošana un piekļuves dokumentiem uzskaite. Pēc noklusējuma daudzas programmas atbalsta tā saukto reģistrēšanu, tas ir, reģistrē visas katra lietotāja, darbinieka darbības, kas strādā ar programmu. Visbiežāk pieprasītais: saraksts ar darbiniekiem, kuri strādāja ar šo dokumentu (kas un kad skatīja un/vai rediģēja šo dokumentu), kā arī to dokumentu saraksts, kurus atvēra (rediģēja, skatīja) tas dar vai ks.

Atsevišķs darbs ir organizācijas dokumentiem pieejas kārtības noteikšana. Dažās organizācijās visi dokumenti ir pieejami katram darbiniekam. Vispārīgā gadījumā visi pieejamie dokumenti ir pieejami tikai organizācijas vadībai. Turklāt dokumentiem tiek noteikti ierobežojumi atkarībā no to kategorijas, nodaļas, kas tos izveidojusi. Katram dokumentam pilnvarotās personas var manuāli mainīt piekļuves tiesības. Piekļuves līmenis var atšķirties:

Darbinieks redz karti un pašu dokumentu un var to rediģēt (ja tas ir dokumenta projekts);

Darbinieks redz dokumentu "tikai lasīšanas" režīmā (ienākošie dokumenti, dokumenti, kas aizpildīti biroja darbā, citu izpildītāju dokumenti);

Darbinieks redz dokumentu karti, bet dokumenta teksts nav pieejams (pieejams tikai ar vadības atļauju);

Darbinieks neredz ne karti, ne dokumentu; meklēšanas režīmā dokuments neparādās meklēšanas rezultātos, kad rakstāt reģistrācijas numurs dokuments, tiek parādīts ziņojums par dokumenta neesamību vai par piekļuves tiesību trūkumu also dokumentu(atkarībā no programmas iestaījumiem).

Protams, rediģēšanas režīms var būt pieejams tikai dokumentu projektiem. Tiklīdz dokuments ir parakstīts, pabeigts ar biroja darbut - tas ir pieejams tikai apskatei. Parasti dokuments tiek saglabāts kā grafisks attēls (vairāku lappušu *tiff) un kā dokumenta teksts texta schlägt fehl(*txt, MSWord, *xml) pilna teksta meklēšanai. Taču mūsdienās dokumentu glabāšanai arvien vairāk tiek izmantots formats *pdf14.

Izvēloties programmu, ir svarīgi pievērst uzmanību ne tikai pašai programmai, bet arī tās izstrādātājam un piegādātājiem. Nereti ir gadījumi, kad organizācijas iegādājas labu un lētu programmu un konstatē, ka uzņēmums, kas izstrādājis programmu, nespēj nodrošināt nepieciešamo tehniskā atbalsta līmeni. Turklāt ne visas izstrādes, kas ienāk tirgū, ir ar stabilu pieprasījumu. Uzņēmums var izlaist biroja automatizācijas programmu un pēc tam, piemēram, nesasniedzot komerciālus panākumus, pāriet uz programmu izstrādi pilnīgi dažādām darbības jomām. Tāpēc, izvēloties programmu, jāņem vērā arī programmas izplatība, izstrādātāja uzņēmuma iedibinātā reputācija, plašs lietotāju loks un laiks, kādā tā ir bijusi tirgū.

Jebkurai vairāk vai mazāk sarežģītai korporatīvai sistēmai ir nepieciešams pastāvīgs atbalsts un apkope. Izstrādājot sistēmas prasības un pieņemot lēmumu par pirkumu, šis jautājums ir jāņem vērā. Iegādājoties jebkuru programmu, ir jānodrošina vismaz sistēmas administratora apmācība. Papildus nepieciešams nodrošināt apmācību programmas lietotājiem.

Jums vajadzētu pievērst uzmanību arī programmas atjaunināšanas iespējai un izmaksām nākotnē. Visbiežāk atjauninājums ir bez maksas gadu no programmas iegādes datuma. Daži ražotāji pat ļauj pārslēgties uz jaunu, uzlabotu versiju ar ievērojamu atlaidi pat pēc dažiem gadiem. Dažos uzņēmumos, ja nolemjat jaunināt savu esošo programmatūru, programmatūra būs jāiegādājas atkārtoti par pilnu cenu13.

Šobrīd programmatūras produktu patērētājus ir grūti pārsteigt. Vairs nepietiek tikai nodrošināt produktu ar lielāku funkcionalitāti nekā konkurentam un labāk orientētu uz konkrētu problēmu risināšanu.

Taču, tiecoties pēc reklāmas un piedāvātajām iegādātā produkta super iespējām, uzņēmumam ir skaidri jāsaprot ar tās palīdzību risināmo uzdevumu loks, kā tie tiks īstenoti un reālā cenas uncītātes at6

Apsveriet labi zināmās automatizētās biroja automatizācijas un elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas un to galvenās funkcijas 1. tabulā.

Tabelle 1. Biroja automatizācijas sistēmu piemēri

Sistēmas nosaukums un izstrādātāja organizācija	Sistēmas galvenās funkcijas
"DELO" dokumentu plūsma) SIA "Elektroniskais birojs" systemmas"	Pa e-pastu nosūtīto dokumentu reģistrācija automatizētā režīmā Papīra dokumentu skenēšana un atpazīšana Dokumenta elektroniskā attēla pievienošana reģistrācijas kartei Piekļuves tiesību diferencēšana pievienotajiem dokumentu elektroniskā attēla failiem Piekļuves nodrošināšana ierednis tikai dokumentiem, kas saistīti ar tas kompetenci Elektronisko dokumentu pilna teksta un atribūtīvā meklēšana Elektroniski izejošo dokumentu nosūtīšana pa e-pastu Organizācijas elektronisko dokumentu arhīva glabāšana
"BOSS-Referent" IT Co.	Dokumentu veidošanas, apstrādes, uzglabāšanas, reģistrēšanas procesu automatizācija, nepieciešamo dokumentu ātra meklēšana Ienākošo dokumentu skenēšanas, atpazīšanas, reģistrēšanas automatizācija Vīzu dokumentu nodošana iepazīšanai un noformēšanai Standarta dokumentu veidņu izveide un uzglabāšana Rīkojumu veidošana ar dažādām izpildes prioritātēm, izpildes kontrole, pārskats par rīkojumu izpildi, automātiska apziņošana par nokavētiem vai izpildītiem rīkojumiem Dokumentu saskaņošana ar pilnvaru deleģēšanas iespēju un lēmuma paziņošana
Biroja Darbs InterTrust uzņēmums	Ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu reģistrācija un meklēšana Dokumentu un pasūtījumu izpildes kontrole Oficiālo dokumentu arhīva uzturēšana Dažādu darba dokumentu bibliotēku uzturēšana Piekļuves-Steuerung Sēžu darba kārtības sastādīšana, dokumentu sagatavošana sēdēm Protokolu reģistrācija Instrukciju izdošana saskaņā ar protokoliem un izpildes kontrole ORD projektu sagatavošana, vizēšana un apstiprināšana Control par ordera izpildi ARD skenēšana und atpazīšana Dokumentu skapja uzturēšana ORD elektronisko kopiju pagaidu izsniegšana pēc pieprasījuma
"Documentu pārvaldība" - korporatīvās sistēmas "Flagman" programmatūras modulis Uzņēmums "INFOSOFT"	Ekrāna formu izstrāde dokumenta detaļu ievadīšanai Dokumentu reģistrācijas karšu aizpildīšanas algoritmu iestatīšana Automatisks dokumenta rekvizītu aprēķins pēc noteiktām formulām Maketu izstrade dokumentu drukāšanai Dokumentu apstrādes posmu un operaciju definēšana Dokumentu noformēšanas vēstures uzturēšana Pilna teksta dokumentu un to pielikumu veidošana dažādos formātos Automātiska jaunu dokumentu reģistrācijas karšu izveide un aizpildīšana pēc īpaši konfigurētas shēmas datu kopēšanai no jebkura sistēmā reģistrēta dokumenta Dokumentu reģistru iestatīšana, automātiskā apkope un drukāšana Meklējiet dokumentus pēc bis heute
Elektroniskais birojs ("Pelnrušķite")	Korespondences reģistrēšana reģistrācijas un kontroles kartē Meklējiet dokumentus pēc atribūtu kopas vai satura Rīkojumu un dokumentu noformēšanas termiņu atgādinājumu izdošana Izpildes disciplīnas kontrole, dažādu sertifikātu, kopsavilkumu, sarakstu un reģistru sagatavošana Piekļuves Organisation elektroniskās kopijas Dokument Automatiska dokumentu mapes veidošana par šo jautājumu: Avota-Dokumente, atkārtoti un pavaddokumenti, sarakste "izpildē" Iespēja nodalīt piekļuves tiesības pa nodaļām un izpildītājiem Automatiska instrukciju un atgādinājumu nosūtīšana pa e-pastu „Trauksmes“ atgādinājumu izdošana Kontrolldokumente un bis īstenošanas termini Pilnīga kontrole pār dokumentu izpildi ģeogrāfiski sadalītās organizācijās, tostarp tajās, kas veic nettkarīgu saraksti Dokumentu aprites vēstures veidošanās

Neskatoties uz visu galveno tradicionālo biroja darba funkciju saglabāšanu automatizētajās sistēmās, automatizācija, protams, ļauj organizēt darbu ar dokumentiem efektīvāk nekā tradicionālās (“manuālās”) tehnoloģijas un, izmantojot datortīklus, atrisināt daudzus tipiskus biroja darbus. uzdevumus jaunā veidā, ievērojami vienkāršojot un paātrinot procesu.dokumentu kustība organizācijā. Ilustrēsim to ar sarežģītās biroja automatizācijas sistēmas "DELO" piemēru. Vienā no šī specializētā uzņēmuma "Electronic Office Systems", kas ir viens no atzītajiem līderiem automatizēto informācijas tehnoloģiju izstrādē un ieviešanā, pamatprodukta brošūrās ir aplūkotas atšķirības starp tradicionālo dokumentu apstrādes tehnoloģiju un automatizēto tehnoloģiju, kas pieņemta gadā. "DELO" sistēma ir parādīta 21. tabulā.

2. tabellarisch. Tradicionālās dokumentu apstrādes tehnoloģijas un automatizētās tehnoloģijas atšķirības.

traditionelle technoloģija	Sistēmas „DELO“-Technologie
Pa elektroniskiem kanāliem (fakss, telegrafs, e-pasts) saņemto dokumentu manuāla pieņemšana	Automatiska elektroniskos kanalos saņemto dokumentu pieņemšana
Karšu manuāla drukāšana, kopsavilkumu, sertifikātu, atskaišu, reģistru sagatavošana	Automatiska karšu, standarta kopsavilkumu, sertifikātu un reģistru drukāšana, patvaļīgu atskaišu ģenerēšana
Dokumentu un karšu pavairošana, transportēšana un nodošana nach izpildītājiem
Manuāla, bieži vien pēc izvēles, dokumentu un rezolūciju nodošanas fakta reģistrēšana amatpersonai	Automatiska dokumentu un rezolūciju nosūtīšanas un saņemšanas faktu reģistrēšana datortīklā
Vienu un to pašu dokumentu vairākkārtēja reģistrācija dažādu struktūrvienību žurnālos un kartotēkos	Vienreizēja dokumenta sākotnējā reģistrācija jebkurā nodaļā un sekojoša automātiska dokumenta kustības un izpildes izsekošana nodaļu elektroniskajos kartotēkos
Manuāla dokumentu meklēšana un informācijas apkopošana par to izpildi dažādu nodaļu atšķirīgos kartotēkos	Automātiska meklēšana visos kartotēkos un informācijas izsniegšana gan dokumentu kontekstā, gan izpildītāju kontekstā
Dokumentu un lēmumu nosūtīšana pa pastu citām iestādēm	Adresātu sarakstu funkciju automatizācija, dokumentu un rezolūciju nosūtīšana citām iestādēm pa e-pastu

Manā darbā automatizētie biroja procesi tiek aplūkoti, izmantojot ESCOM.BPM sistēmas piemēru.

Sistēma ESCOM.BPM ir automatizēta universāla programmatūras platforma, kas atbilst globālajiem pārvaldības standartiem (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) un ir paredzēta biznesa procesu integrētai automatizācijai, lokālai un korporatīvajai elektronisko dokumentu pārvaldīar, kālai konkoni. dokumentu un pasūtījumu izpilde jebkura mēroga uzņēmumos27.