1. LIETAS VEIDOŠANĀS

2. LIETAS REĢISTRACIJA

3. DOKUMENTU OPERATĪVĀ UZGLABĀŠANA

4. LIETAS ATZIŅU SASTĀDĪŠANA UN NOFORMĒŠANA

5. LIETAS NODOŠANA ORGANIZĀCIJAS ARHĪVĀ

6. DARBS AR ELEKTRONISKIEM DOKUMENTIEM

1.Pielikums

Lietas dokumentu iekšējās uzskaites forma

2.Pielikums

Lietas protokola veidlapa

3. pielikums

Lietas vāka forma

4. pielikums

Nodaļu uzskaites forma

Organizācijas arhīva uzturēšana

Arhivēšanas noteikumi

Arhivēšanas kļūdas

Pirms un pēc

Dokumentācijas prasības

Archivgeschäft

Arhiva biroja darbs

Mijiedarbība starp arhīvu un organizācijas biroja darba nodaļu

Kas jūs vadīja pirms jauno noteikumu izdošanas?

"Kādi būs komentāri?"

Jaunu noteikumu iecelšana

Jauno noteikumu struktūra un saturs

ich sadala. Vispārīgie notikumi

II sadala. Krievijas Federācijas Arhīva fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu uzglabāšanas organizēšana organizācijā

III sadala. Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu uzskaite organizācijā

IV sadala. Arhīva papildināšana ar dokumentiem no Krievijas Federācijas Arhīvu fonda un citiem arhīva dokumentiem

V sadala. Krievijas Federācijas Arhīva fonda dokumentu un citu organizācijas arhīvu dokumentu izmantošanas organizācija

R IV sadala. Organizācijas dokumentu nodošana glabāšanai valsts (pašvaldības) arhīvā

VII Sadala. Dokumentu nodošana organizācijas reorganizācijas vai likvidācijas laikā, organizācijas arhīva vadītāja maiņa

Kopsavilkums

1.1. Pamatprasības lietu veidošanai

1.2. Dažādu kategoriju dokumentu grupēšana

2.1. Pamatprasības lietu iesniegšanai

2.2. Dokumentu kārtošana (iesiešana) lietā (uz 2.1.4. punktu)

2.3. Lapu numerācija lietā (uz 2.1.4. punktu)

2.4. Iekšējās inventarizācijas sastādīšana (uz 2.1.4. punktu)

2.5. Lietas pierādījumu lapas sastādīšana (uz 2.1.4. punktu)

2.6. Pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas lietas seguma reģistrācija (uz 2.1.4. punktu)

Inventara paraugs nodošanai arhīvā

Iznīcināšanas akta paraugs

Daudzas organizācijas saskaras ar daudzām grūtībām un kļūdām, organizējot dokumentu arhīvu. Tāpēc mēs iesakām iepazīties ar arhivēšanas pamatiem, kas palīdzēs izvairīties no daudzām kļūdām un palīdzēs izveidot pareizo arhivēšanu jūsu organizācijā.

Nein šī raksta jūs uzzinasit:

kā sakārtot organizācijas arhīvu;
arhivēšanas pamatnoteikumi;
biežāk pieļautās kļūdas arhivēšanā.

Bieži vien iekšā oficialos pienakumus sekretāram ir uzticēts darbs ar organizācijas arhīvu. Arhivēšanas darbs parasti tiek uzticēts sekretārei nelielā uzņēmumā, kad arhivāra algošana nav iespējama vai saistīta ar lielām izmaksām. Šajā gadījumā sekretāram ir jāiepazīstas ar arhivēšanas pamatiem.

Vietējie normatīvie akti, kas regulē organizācijas arhīva darbu, ir paredzēti, lai nodrošinātu vadības uzdevumu risināšanu organizācijas arhīva dokumentu sakārtošanas jautājumos, kā arī organizšētu to dro Tāpat katrai organizācijai būtu jāizstrādā un jaapstiprina savi lokālie akti, kas būs vērsti uz arhīva darba regulēšanu. Un vietjejie akti jāveido nettkarīgi no organizācijas lieluma un tās arhīva, pretējā gadījumā pat mazākais arhīvs riskē kļūt par nekārtīgu papīru kaudzi.

Organizācijas vietējos aktos jāiekļauj tādi dokumenti kā:

instrukcijas darbam biroja;
arhīva nolikums (pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanas nolikums, ja organizācijai ir atbilstoša struktūrvienība), arhīva dienesta nolikums vai noteikumi par darbu ar arhīva dokumentiem;
darba apraksti Archivierer;
instrukcija par darba aizsardzību arhivāram (darbiniekam, kurš veic savus pienākumus);
kompozīcijas secība ekspertu komisija, kam būs jāveic dokumentu vērtības ekspertīze;
Nolikums par ekspertu komisiju;
noteikumi, instrukcijas un citi dokumenti, kas regulē dažādas ar arhīvu saistītās darbības.

Sākotnēji jāsāk izstrādāt instrukcijas biroja darbam. Tas ir šis dokuments, kas regulē noteikumus darbam ar dokumentiem, tostarp noteikumus par pašreizējo (darbības) dokumentu glabāšana, kas nosaka robežu starp dokumentiem un arhīva dokumentiem.

Dažreiz, bieži vien, ja organizācijā nav arhīva, Biroja instrukciju tematiskās sadaļas tiek papildinātas ar noteikumiem, kas regulē dokumentu glabāšanu arhīvā. Bet šiem priekšmetiem labāk piemēroti Noteikumi par arhīvu (darbs ar arhīva dokumentiem).

Arhīva uzturēšanas noteikumi lielā mērā ir atkarīgi no tā lieluma. Arhīvs var būt gan ordentlichkarīga vienība organizācijā, gan saistīta ar pakalpojumu dokumentācijas parvaldība. Tātad, veidojot pilnvērtīgu arhīvu, javadās pēc prasībām telpai, kurā tiks glabāti dokumenti. Ja nav iespēju izveidot pilnvērtīgu arhīvu vai arī tas nav nepieciešams, tad arhīva dokumentus var glabāt speciālos slēdzamos skapjos vai seifā, vienlaikus ierobežojot piekļuvi tiem.

Tāpat arhīva uzturēšanas noteikumi paredz galveno ar arhīvu saistīto darbību grafiku izveidi. Ir jārūpējas par dokumentu saņemšanas grafika no organizācijas departmentamentiem izstrādi. Pat ar minimālu dokumentu daudzumu šis pasākums ļaus izvairīties no daudzām kļūdām. Tāpat jāsastāda dokumentu vērtības pārbaudes grafiks. Šis pasākums ļaus savlaicīgi izsekot un iznīcināt dokumentus ar beidzies derīguma termiņš uzglabāšana.

Biežākās kļūdas arhivēšanā rodas nepareizas uz arhīvu pārsūtīto failu reģistrēšanas dēļ. Tāpēc lietu un dokumentu nodošanas kārtība būtu stingri jāreglamentē. Mēs iesakām rūpīgi izpētīt lietu nomenklatūras sastādīšanas un apstrādes procedūru, lai samazinātu iespējamās kļūdas.

Kļūdas var radīt arī nepareiza dokumentu glabāšanas termiņu noteikšana. Lai izvairītos no nejaušas to dokumentu iznīcināšanas, kuriem vēl nav beidzies derīguma termiņš, varat izveidot dokumentu sarakstu ar to glabāšanas termiņiem. Attiecīgi arhīva dokumentus ieteicams glabāt atbilstoši to termiņiem. Nederīga krātuve Pastavigie documenti ar pagaidu uzglabāšanas papīriem, jo tas var izraisīt nejaušu dokumentu iznīcināšanu. Un tas, savukārt, var radīt daudzas nepatikšanas ar regulatīvajām iestādēm.

Jāatceras, ka arhīvam ir jānodrošina dokumentu drošība daudzus gadus vai pat gadu desmitus. Tāpēc liela uzmanība jāpievērš uzglabāšanas organizācijai, jo tas ir organizācijas arhīva galvenais uzdevums.

2015.gada 21.septembrī stājās spēkā Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 2015.gada 31.marta rīkojums Nr.526. Viņš apstiprināja „Arhīvu fonda dokumentu glabāšanas, komplektēšanas, uzskaites un izmantošanas organizācijas noteikumus Krievijas Federacija un citi arhīva dokumenti strukturās valsts vara, organani pašvaldība un organizācijas.“ Tālāk raksta tekstā īsuma labad mēs tos sauksim par „Noteikumiem-2015“.

Ir vērts atzīmēt, ka, publicējot Noteikumus-2015, arhivēšanas jomā revolūcija nenotika. Ja vien jaunie noteikumi nav draudzīgāki elektroniskajiem dokumentiem... Šajā rakstā mēs runājam par jauno un veco arhivēšanas noteikumu statusu. Šeit varat lejupielādēt arī organizāciju arhīvu darba noteikumus 2015 .

Atcerēsimies, kā bija pirms rīkojuma stāšanās spēkā: organizācijas strādāja pēc diviem dokumentiem.

Pirmais no tiem ir Resoru arhīvu darba pamatnoteikumi (apstiprināti ar PSRS Galvenā arhīva 1985. gada 5. septembra rīkojumu N 263). Tas bija vienīgais normatīvais (tas ir, obligātais) Dokumente par arhivēšanu Krievijā līdz 21.09.15.

Federālās arhīvu aģentūras 2015. gada 18. septembra vēstulē N 2 / 2133-A teikts, ka no Rīkojuma Nr. 526 spēkā stāšanās brīža "Departamentu arhīvu darba pamatnoteikumi nav piemērojami." Just tos vairs nevarat izmantot.

Otrais ir Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumi (apstiprināti ar Federālo arhīvu kolēģijas 2002. gada 6. februāra lēmumu). Šis ir metodisks (izvēles, bet informatīvs) dokuments, kuru neviens nav atcēlis, bet jūs varat un pat nepieciešams to izmantot, jo. Noteikumos-2015 aizkulisēs tika atstāti daudzi jautājumi, kas saistīti ar praktisko darbību dokumentu glabāšanā organizācijās.

Tādējādi mums paliek divi darba dokumenti: 2015. gada noteikumi un Pamatnoteikumi. Viņiem ir pilnīgi atšķirīgs Status:

Noteikumi-2015 ir normative Dokumente. Tas ir obligāts visām organizācijām nettkarīgi no to darbības jomas un īpašumtiesību formas. Tas apstiprināts ar Kultūras ministrijas rīkojumu.

Pamatnoteikumi- metodiskais-Dokumente. Nav nepieciešams to izmantot, lai gan šajā gadījumā arhīva izveide organizācijā šķiet ļoti sarežģīta. Galvenie noteikumi tiek apstiprināti tikai ar Rozarhīva kolēģijas lēmumu, kas nozīmē, ka to status ir daudz zemāks nekā Noteikumiem-2015.

Galvenie jēdzieni, termini un definīcijas (vairāk nekā 100!), Kas attiecas uz dokumentāciju un dokumentu pārvaldību, ir izklāstīti GOST R 7.0.8-2013. Ja atvērsit šo GOST, viņi, piemēram, jums paskaidros, kas ir:

dokumentācijas atbalsts(DAMHIRSCHKUH);
Archivesana (AD);
Dokumente (Beamte, Elektroniker, Arhīvs);
dokumenta oriģināls, dublikāts un kopija (arī elektroniskā un apliecinātā);
dokumentu glabāšanas termiņi;
daudz vairak.

Faktiski šī GOST ir reāla organizācijas dokumentu speciālista skaidrojošā vārdnīca.

Ja vēlaties precīzi zināt, kā dokumentiem vajadzētu izskatīties (no kā tie sastāv un kā sakārtot detaļas, kur izvietot galvenos semantiskos blokus, kādu fontu lietot, kādas ir vienotās formas utt.), Rjums ir jāatsaucas 7- 0 0 6.30-2003.

Saskaņā ar GOST R 7.0.8-2013

Jebkura arhīva - no valsts, pašvaldības, filiāles līdz organizācijas arhīvam - darbība ir reglamentēta.

Taču šo terminu var attiecināt arī uz noteiktu dokumentu kopumu, kas sakārtots pēc līdzības principa un kārtots mapē, arhivēts un veido glabāšanas vienību.

Arhīvā tradicionāli tiek glabāts milzīgs skaits dokumentu, un tiem nevajadzētu būt "nopietniem", bet viegli pieejamiem. Tāpēc ir nepieciešama pārskatāma kataloģizācija, kas nodrošinās ātru navigāciju pa kolekcijām.

Lai to izdarītu, pirmkārt, tiek izstrādāts šifrs (līdzīgs bibliotēkai), kas atvieglos vajadzīgā dokumenta meklēšanu.

Otrkārt, tiek veidotas grāmatvedības grāmatiņas, kurās fiksē ienākošos un izejošos dokumentus, kā arī to statusu un daudzumu.

Tātad lietu pieņemšana tiek formalizēta ar pieņemšanas inventarizāciju, pieņemšanas un nodošanas glabāšanā aktu. Par to tiek ierakstīts ieraksts dokumentu saņemšanas un iznīcināšanas uzskaites grāmatā.

Izdošana no arhīva tiek reģistrēta arī grāmatvedības grāmatās un izsniegta:

izdošanas rīkojums;
izdošanas akts.

Dokumentu iznīcināšanu apliecina arī akts pēc to vērtības pārbaudes. Dokumentu, kas atzīti par glabāšanai nepakļautiem, izvešana utilizācijai tiek noformēta ar pieņemšanas rēķinu.

Līdzšinējais arhivāra darbs slēpjas arī tajā, ka viņš pēc noteiktiem principiem un noteikumiem sakārto dokumentus lietās, sastāda lietu uzskaiti, to aprakstus, tādējādi veidojot arhīva zinātnisko a . Ērts-Instrumente darbs ar fondiem var būt arhīva ceļvedis un arhīva katalogs (atšķirība ir tāda, ka ceļvedis sniedz vispārīgu priekšstatu par esošo fondu, un katalogā dokumenti tiek parādīti klasifikatora veidā).

Arhīvu speciālisti var sniegt metodisku palīdzību organizācijas darbiniekiem, kas ir atbildīgi par dokumentāro nodrošinājumu: piemēram, lietu veidošanā, noformēšanā, dokumentu glabāšanas termiņu noteikšanā organizācijas nodaļās un sagatavošan.

21. septembrī Krievijas Federācijas Arhīva fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu glabāšanas, iegādes, uzskaites un izmantošanas organizēšanas noteikumi valsts iestādēs, pašvaldībās un organizācijās (apstiprināti ar Krievijas Kultūras ministrijas rīkojumu dat. 2015.gada 31.martā Nr.526; turpmāk - jaunie Noteikumi ) saka darboties.

Pirms jauno Noteikumu apstiprināšanas valsts iestāžu, pašvaldību, organizāciju arhīvi (turpmāk – organizāciju arhīvi) savā darbā vadījās pēc Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumiem, kā arī daži arhīvi organizācijas vecs-Dokumente- Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi. Abi dokumenti nebija normatīvie dokumenti, bet noteica to normatīvā un metodiskā dokumenta statusu. Tajā pašā laikā 1985. gada pamatnoteikumiem tiešām bija normatīvā dokumenta status, jo tie tika apstiprināti ar Galvenā arhīva rīkojumu, un 2002. gada pamatnoteikumi nebija apstiprināti Federālajā arhīvā, tāpēc tiem. normatīvā documenta Status.

Kādēļ, klātesot 2002.gada Pamatnoteikumiem, radās nepieciešamība izstrādāt jaunu, turklāt normatīvu dokumentu par dokumentu glabāšanas organizēšanu organizāciju arhīvos?

Fakts ir tāds, ka 2004. gada tika pieņemts 2004. gada 22. oktobra federālais likums Nr. 125-FZ „Par arhivēšanu Krievijas Federācijā“ (turpmāk - Federālais likums Nr. 125-FZ), kas ieviesa daudzus jauninājumus arhivēšanas organizēšanā. archivesana valstī:

ieguve

nein Federalais likums Nr. 125-FZ

13. Hose. Arhivu izveide

1. Valsts iestādes, pašvaldības pašvaldības Bezirke un pilsētas Bezirke nepieciešams, lai izveidotu arhīvu savas darbības gaitā izveidoto arhīva dokumentu glabāšanai, iegādei, uzskaitei un izmantošanai.

2. Organizacijas un iedzīvotāji tiesības veidot archivus savas darbības gaitā izveidoto arhīva dokumentu glabāšanai, tai skaitā arhīva dokumentu glabāšanai un izmantošanai, kas nav valsts vai pašvaldības īpašums.

17. Hose uzņēmējdarbības aktivitāte bez izglitības juridiska persona, lai nodrošinātu arhīva dokumentu drošību

1. Valsts iestādēm, vietējām pašvaldībām, organizācijām un pilsoņiem, kas nodarbojas ar uzņēmējdarbību, neveidojot juridisku personu, ir pienākums nodrošināt arhīva dokumentu, tostarp personāla dokumentu, drošību to glabāšanas laikā, kas noteikts federālajos likumos, regulējošas tiesibu akti Krievijas Federācija, kā arī dokumentu saraksti […]

Arī šis federālais likums ieviesa arhīvu dokumentu īpašumtiesību jēdzienu (dokumenti var atrasties štatā (federālā, Krievijas Federācijas veidojošo vienību īpašumā), pašvaldībās, private Pasume(nevalstiskās organizācijas un privātpersonas)).

Turklāt ar Krievijas Kultūras ministrijas 2007.gada 18.janvāra rīkojumu Nr.19 tika apstiprināti Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu glabāšanas, iegādes, uzskaites un izmantošanas valsumišanas organizē. pašvaldību arhīvi, muzeji un bibliotēkas, Krievijas Zinātņu akadēmijas organizācijas (turpmāk – Noteikumi 2007).

Šie divi apstākļi, kā arī tas, ka Pamatnoteikumiem nebija normatīvā dokumenta statusa, lika pievērsties tāda normatīvā dokumenta izstrādei, kas nosaka dokumentu glabāšanas kārtību organizāciju arhīvos.

Jauno noteikumu projekta izstrādes gaitā dokuments divas reizes tika plaši apspriests arhivāru vidū:

pirmo reizi - arhīvu pārvaldes iestāžu darbinieki Krievijas Federācijas veidojošo vienību, valsts un pašvaldību arhīvos;
otro reizi - federālo struktūru darbinieki izpildvara.

No valsts un pašvaldību arhīviem vien nāca vairāk nekā 400 piezīmju. Visi saņemtie komentāri tika rūpīgi izskatīti, un pēdējā posmā - pagaidu darba grupa, kurā bija Federālā arhīva un VNIIDAD speciālisti. Jāpiebilst, ka daudzus komentārus izraisīja arhivāru vēlme pēc iespējas detalizētāk raksturot arhīvu tehnoloģiju individuālos procesus, kas tiek izmantoti, lai nodrošinātu organizāciju arhīvos esošo dokumentu drošību, uzskaiti, apkopošanu un izmantošanu, kas, 2010. gada 21. novembrī, plkst. principu, nebija iespējams izdarīt, ņemot vērā jauno Noteikumu kā normatīvā dokumenta statusu.

Vienlaikus atsevišķām piezīmēm bija fundamentāls raksturs, piemēram, piezīme, ka jauno noteikumu projekta sadaļā “Salikšana” nebija konsekventi izteikts jautājums par dokumentu vērtības pārbaudi, jo īpaši sakarā ar tas, ka tika izslēgti noteikumi, kas saistīti ar lietu nomenklatūru. Ņemot vērā, ka šobrīd organizācijas lietu nomenklatūras forma un tās izstrādes kārtība ir noteikta tikai metodiskajā dokumentā - Metodiskie ieteikumi biroja darba instrukciju izstrādei š.g. föderale Strukturen izpildvara, pabeidzot jauno noteikumu projektu, tika nolemts sadaļā „Sapulce“ iekļaut galvenos lietu nomenklatūras noteikumus, tajā skaitā lietu nomenklatūras formu (konsolidētās un strukturālās apakšnodaļas).

Jaunie Noteikumi paredzēti valsts iestādēm, pašvaldībām, organizācijām, kas veido arhīvus to darbības gaitā izveidoto arhīva dokumentu glabāšanai, iegūšanai, uzskaitei un izmantošanai.

Krawatte ordentlich uz Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu, kas satur informāciju, kas veido valsts noslēpumu, glabāšanas, iegādes, uzskaites un izmantošanas organizēšanu.

Jaunie noteikumi ir normative Dokumente. Zur Normatīvais wird nosaka stingrākas prasības zu saturam. Iepriekš izdotajos noteikumos (skat. iepriekš) bija ietvertas ne tikai normas (noteikumi, prasības), bet arī ieteikumi, metodes, kā šīs normas būtu jāpiemēro. Visi ieteikuma, metodoloģiski un aprakstoši noteikumi ir izslēgti no jaunajiem noteikumiem. Noteikumu projektu apspriešanas laikā kritizēja arhivāri, kuri nemitīgi teica, ka Noteikumiem jābūt detalizētiem un tajos jāiekļauj ne tikai paši noteikumi, bet arī to izpildes mehānisms.

Jaunie noteikumi sastāv no septiņām sadaļām:

Vispargi noteikumi.
Krievijas Federācijas Arhīva fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu uzglabāšanas organizēšana organizācijā.
Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu uzskaite organizācijā.
Arhīva papildināšana ar dokumentiem no Krievijas Federācijas Arhīvu fonda un citiem arhīva dokumentiem.
Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu organizācijas arhīvu dokumentu izmantošanas organizēšana.
Organizācijas dokumentu nodošana glabāšanai valsts (pašvaldības) arhīvā.
Dokumentu nodošana organizācijas reorganizācijas vai likvidācijas laikā, organizācijas arhīva vadītāja maiņa.

Jauno Noteikumu pielikumos sniegtas grāmatvedības un citu organizāciju arhīvos izmantojamo dokumentu formas.

Šo noteikumu galveno sadaļu secība atbilst federālajam likumam Nr. 125-FZ un 2007

Jauno noteikumu sadaļas atspoguļo galvenās organizācijas arhīva funkcijas:

Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu uzglabāšanas organizēšana;
dokumentu uzskaite;
organizācijas arhīva aizpildīšana ar dokumentiem;
arhīva dokumentu izmantošanas organizēšana;
dokumentu nodošana glabāšanai valsts (pašvaldības) arhīvā.

Papildus jaunajos Noteikumos iekļauta sadaļa "Documentu nodošana organizācijas reorganizācijas vai likvidācijas, organizācijas arhīva vadītāja maiņas gadījumā."

Piezime

Atšķirībā no 2002.gada pamatnoteikumiem, Noteikumos Nr.526 nav ietverti noteikumi, kas attiecas uz paša arhīva darbības organizatoriskiem aspektiem (nav noteikti arhīva mērķi un uzdevumi, tā funkcijas, tiesības utt.). To galvenais mērķis ir notikt prasības procesu organizēšanai Archiv krātuve dokumentus no organizācijas arhīva komplektēšanas ar dokumentiem līdz dokumentu izmantošanas organizēšanai.

Apskatīsim sadaļas sikāk.

Definieren juridiskais pamatojums dokumenta izstrādi un darbības jomu, kā arī satur noteikumus, kas definē dažus Organizerriskās bāzes organizācijas arhīva darbība.

Jaunie Noteikumi attiecas uz valsts iestādēm, pašvaldībām un organizācijām - valsts un pašvaldību arhīvu iegūšanas avotiem, kuru gaitā tiek veidoti Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumenti (turpmāk - organizācijas). Šo noteikumu noteikumus var izmantot arī citas valsts un nevalstiskas organizācijas, kuru darbībā netiek veidoti Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumenti.

Pamatojoties uz federālā likuma Nr. 125-FZ noteikumiem jaunie noteikumi nosaka savas darbības gaitā izveidotajiem arhīva dokumentiem. Valsts struktūras, vietējās pašvaldības iestādes, organizācijas - valsts ieguves avota, pašvaldības arhīva arhīva (centrālā arhīva) uzdevumus un funkcijas nosaka organizācijas vadītāja apstiprināts nolikums.

Piezime

Jaunie noteikumi netttiecas uz Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu arhīva dokumentu, kas satur informāciju, kas veido valsts noslēpumu, glabāšanas, iegūšanas, uzskaites un izmantošanas organizēšanu.

Definē organizācijas arhīva fonda jēdzienu un organizācijas arhīvu fondu veidus.

Organizācijas arhīva fonds ir daļa no dokumentālā fonda, tostarp Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumenti, dokumenti par personālu un dokumenti par pagaidu (vairāk nekā 10 gadiem) glabāšanas laiku, kas iekļauti grāmatvedības dokumenti Archiv. Arhīva fonds ir pakļauts glabāšanai organizācijas arhīvā.

Organizācijas arhīvu fondu veidi:

organizācijas arhīva fonds, kas sastāv no Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentiem un citiem arhīva dokumentiem;
kopīgs arhīvu fonds, kas sastāv no Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentiem, kas izveidoti divu vai vairāku organizāciju darbības gaitā, un citem arhīvu dokumentiem, kuriem ir vēsturiski un / vai loģiski aviistjuti;
arhīva kolekcija, kas sastāv no atsevišķiem dažādas izcelsmes arhīva dokumentiem, kas apvienoti pēc vienas vai vairākām pazīmēm (tematiskā, autora, specifiskā, objekta u.c.).

Papīra dokumentu uzglabāšana. Jauno noteikumu 2.9.punkts uzsver: arhīva dokumenti tiek sistematiski glabati arhīva fonda ietvaros. Arhīva fonda dokumentu sistematizācijas vienība organizācijas arhīvā ir glabāšanas vienība. Noteikumos noteiktas arī arhīva fonda glabāšanas vienību sistematizācijas pazīmes:

strukturālā (noliktavas vienību piederība organizācijas struktūrvienībām);
hronoloģiski (pēc periodiem vai datumiem, kuriem pieder uzglabāšanas vienības);
funkcionālais, nozaru, tematiskais, priekšmets-jautājums (ņemot vērā organizācijas funkcijas, tēmas vai jautājumus, kas saistīti ar krātuves vienību saturu);
nomināls (pēc lietvedības formas - dokumentu veidi un šķirnes);
Korrespondenten (organizācijām sarakstes rezultātā, ar kurām tika izveidotas krātuves vienības);
ģeogrāfiski (atbilstoši notiktām teritorijām, apmetnes un citi ģeogrāfiskie objekti, ar kuriem saistīts dokumentu saturs, to autori, korespondenti);
autora (pēc organizāciju nosaukumiem vai to pilsoņu vārdiem, kuri ir dokumentu autori).

Tiek noteiktas prasības dokumentu drošības nodrošināšanai (dokumentu glabāšanas normatīvie (optimālie) apstākļi; racionāla dokumentu izvietošana arhīvā; dokumentu pieejamības un stāvokļa pārbaude, dokumentu meklēūba), elektronisko dokumentu glabāšanas iespējas

Elektronisko dokumentu uzglabāšana. Noteikumi nosaka obligātos nosacījumus šādu dokumentu glabāšanai:

katras elektronisko dokumentu glabāšanas vienības vismaz divu eksemplāru klātbūtne organizācijas arhīvā (galvenajai un darba kopijai jāatrodas dažādās fiziskajās ierīcēs);
tehnisko un programmatūras rīku pieejamība, kas paredzēti elektronisko dokumentu reproducēšanai, kopēšanai, konvertēšanai un migrēšanai, to fizisko un tehniskais stavoklis;
elektronisko dokumentu glabāšanas režīma nodrošināšana, izslēdzot informācijas nozaudēšanu, nettļautu izplatīšanu, iznīcināšanu vai sagrozīšanu.

Uzglabāšanai organizācijas arhīvā nodoto teksta elektronisko dokumentu formāts - valsts un pašvaldību arhīvu iegūšanas avots - PDF / A.

Noteikumi paredz, ka programmatūras un aparatūras vides izmaiņu un datoru formātu novecošanas, datu nesēja bojājumu gadījumā organizācijas arhīvs veic darbu pie elektronisko dokumentu konvertēšanas jaunos formātos un/dai jaunosētu.

Papildus aplūkotajiem noteikumiem šī sadaļa nosaka arhīva dokumentu pieejamības un stāvokļa pārbaudes kārtību (2.39.-2.43.punkts), nettklāto dokumentu meklēšanas organizēšanu (2.44.punkts), dokumentu izsniegšanas kārtīva (punktarhīva nosaka arhīva). -2.48), kā arī kārtību, kas nodrošina arhīva dokumentu drošību laikā ārkārtas situācijas(2,49 Sadala).

Papīra dokumentu pieejamības un statusa pārbaude. Organizācijas arhīvā veic komisija vai vismaz divi darbinieki ne retāk kā reizi 10 gados, elektroniskos dokumentus - ne retāk kā reizi 5 gados.

Saskaņā ar 2007.gada rīkojuma 2.11.5.punktu tiek veiktas ārkārtas vienreizējās visu organizācijas arhīva vai to dokumentu pieejamības un stāvokļa pārbaudes. atsevišķas daļas(grupas) Hinweis:

Kad dabas katastrofas, masu kustības un citi apstākļi, kuru rezultātā var tikt nozaudēti vai sabojāti arhīva dokumenti,
mainot arhīvu vadītājus.

Pamatojoties uz audita rezultātiem, tiek sastādīti šādi akti:

arhīva dokumentu pieejamības un stāvokļa pārbaude (pielikums Nr. 3);
par tehniskām kļūdām grāmatvedības dokumentos (ja tādas ir) (pielikums Nr.4);
par dokumentu (ar šo fondu nesaistītu, neuzskaitītu) atklāšanu (pielikums Nr.5).

Dokumentu izsniegšanas kārtība no arhīva. Dokumentus izsniedz, pamatojoties uz organizācijas arhīva vadītāja vai viņa vietnieka (ja arhīvs ir iestāde), organizācijas struktūrvienības vadītāja (ja arhīvs ir) rakstisku atļauju. strukturvienība):

organizācijas struktūrvienību darbinieki;
tiesu, tiesībaizsardzības un citas pilnvarotās institūcijas saskaņā ar noteikto kārtību;
citiem lietotājiem pēc rakstiska pieprasījuma.

Dokumentu izsniegšanas termiņš no arhīva nedrīkst pārsniegt:

viens mēnesis - organizācijas darbinieku un citu lietotāju lietošanai;
seši mēneši - tiesu, tiesībaizsardzības un citām pilnvarotām iestādēm.

Dokumentu izsniegšanas termiņu iespējams pagarināt - ar organizācijas vadītāja atļauju, pamatojoties uz lietotāja rakstisku apliecinājumu par dokumentu saglabāšanu/saglabāšanu.

Elektroniskie dokumenti tiek izsniegti no arhīva formā elektroniskās kopijas vai papira kopijas.

Dokumenti no archive netiek izsniegti:

ja ir lietošanas fonds;
sliktā fiziskajā stāvoklī.

Veltits jautājumiem Paris Krievijas Federācijas Arhīvu fonda un citi arhīva dokumenti organizācijam.

Kā noteikts jauno Noteikumu 3.1.punktā, uzskaitei tiek pakļauti visi organizācijas arhīvā glabātie dokumenti, tai skaitā dokumenti par personālu, dokumentu kopijas no izlietojuma fonda (ja tādi ir) un lietu un dokumentu inventarizācijas.

Galvenas arhīva dokumentu uzskaites vienības ir:

Katrai krātuves vienībai tiek piešķirts konta numurs, kas ir daļa no arhīva šifra.

Mūsu vārdnīca

Arhiva sifrs- katrai krātuves apakšējā kreisajā stūrī uzliktais apzīmējums uzskaites un identifikācijas nodrošināšanai - sastāv no: arhīva fonda numura; lietu, dokumentu saraksta numuri; uzglabāšanas vienības numurs.

Atsevišķos glabātos elektronisko dokumentu arhīva šifrs elektronische Medien, ir norādīts uz multivides korpusā iekļautā ieliktņa. Vietnē saglabāto elektronisko dokumentu arhīva šifrs informācijas sistēma arhīvs, ir daļa no elektronisko dokumentu konteinera metaapraksta (obligātā apraksta elementa).

Informācija par arhīva uzskaites vienībām ir atspoguļota grāmatvedības dokumentos. Jauns Noteikumu nosacījums dokumentu uzskaites organizēšanā ir noteikums par divu grāmatvedības dokumentu grupu piešķiršanu organizācijas arhīvā: galveno (obligāto) un palīgdokumentu.

Organizācijas arhīva galveno (obligāto) grāmatvedības dokumentu sastāvā ietilpst:

lietu, dokumentu saņemšanas un izvešanas uzskaites grāmatiņa (pielikums Nr.11);
līdzekļu Saraksten (Pielikums Nr.12);
fondu lapa (pielikums Nr.13);
lietu, dokumentu uzskaite (pielikumi Nr.14-16);
krājumu reģistrs (pielikums Nr. 19).

Elektronisko lietu uzskaites formas dotas jauno noteikumu 17., 18.pielikumos.

Grāmatvedības palīgdokumentu sastāvs nav reglamentēts, katram arhīvam ir tiesības kā palīglīdzekli izmantot tās uzskaites veidlapas, kas tam nepieciešamas glabājamo dokumentu specifikas vai citu ēmeslu dēmeslu.

Noteikumi arī nosaka, ka organizācijas arhīvs var veikt ierakstus automatizētā režīmā, izmantojot grāmatvedības datu bāzes (DB) (sk. 3.13. punktu). Organizācijas arhīva - valsts (pašvaldības) arhīva ieguves avota - uzskaites datubāzēm jābūt savietojamām ar atbilstošajām valsts (pašvaldību) arhīvu un arhīvu pārvaldes institūmēciju uzskaz.

velita jautājumi par organizācijas arhīva papildināšanu ar Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentiem un citem arhīva dokumentiem. Organizācijas arhīva komplektēšana ir sistemātiska arhīva papildināšana ar organizācijas struktūrvienību dokumentiem.

Konstatēts, ka Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumenti un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas laika dokumenti, t.sk. dokumentus par personālu nodod organizācijas arhīvā ne agrāk kā gadu un ne vēlāk kā trīs gadus pēc lietu pabeigšanas lietvedībā. Izņēmums ir dokumenti par no dienesta atbrīvoto valsts civilo un pašvaldību darbinieku personālu - tie tiek nodoti organizācijas arhīvam pēc 10 gadiem no darbinieku atlaišanas dienas.

Piezime

Pagaidu glabāšanas termiņu (līdz 10 gadiem ieskaitot), kā tas jau sen noteikts organizāciju arhīvu praksē, lietas netiek nodotas arhīvam, tās tiek glabātas organizācijas struktūrvienībās un beigāmiņa uzglabāšanas periodi ir pakļauti iznīcināšanai noteiktajā kārtībā.

Jaunie Noteikumi nosaka, ka lietas pēc to vērtības pārbaudes tiek nodotas organizācijas arhīvā. Šī iemesla dēļ šajā sadaļā ir noteikta kārtība, kādā veic dokumentu vērtības pārbaudi, sagatavo lietas nodošanai organizācijas arhīvā, sastāda struktūrvienību lietu inventarizāciju, īhta kuru pamata lietu organizācijas, kā arī uzsver, ka pirms dokumentu vērtības pārbaudes noteiktajā kārtībā dokumentu iznīcināšana ir aizliegta.

Sadaļas noteikumos tiek vērsta uzmanība, ka inventarizācijas pastāvīgajām glabāšanas lietām un personālam, dokumentu iznīcināšanas akti tiek izskatīti organizācijas ekspertu komisijas (EK) sēdē, kā likums, vienlaikus. . Pamatojoties uz izskatīšanas rezultātiem, EK saskaņo lietu, pastāvīgās glabāšanas dokumentu un personāla uzskaites un rīkojas par dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai.

Organizācijas - valsts (pašvaldības) arhīva komplektācijas avoti iesniedz izskatīšanai arhīva iestādes ekspertu pārbaudes komisijā (EPK) ar organizācijas EK saskaņotus pastāvīgā glabāšanas termiņa dokumentu lietu un personāla inventaris). :

pastāvīgais glabāšanas laiks - apstiprināšanai;
par personālu - pēc vienošanās.

Pēc lietu inventarizācijas, dokumentus apstiprina un saskaņo EPC, šīs uzskaites un aktu par glabāšanai nepakļauto dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai apstiprina organizācijas vadītājs. Turklāt lietas, kas saskaņā ar likumu iedalītas iznīcināšanai, var tikt iznīcinātas.

Organizācijām, kuru darbība nerada Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentus, personāla lietu uzskaiti nevajadzētu saskaņot ar arhīva iestādes EPC.

Piezime

4.13.punkts nosaka, ka elektroniskie faili, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, tiek piešķirti iznīcināšanai vispārīgi, pēc tam tos fiziski iznīcina atzātūra

Šajā Noteikumu sadaļā īpaša uzmanība tiek pievērsta organizācijas lietu nomenklatūrai. Saskana ar tā galvenajiem principiem:

fiksē izpildīto dokumentu klasifikāciju (grupēšanu) lietās (elektroniskajās lietās) un ir galvenais grāmatvedības dokuments, kas atspoguļo organizācijas dokumentārā fonda sastāvu un organizāciju;
ir par pamatu lietu uzskaites sastādīšanai, pastāvīgo un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas termiņu dokumentu, kā arī pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas termiņu lietu uzskaitei;
ir izstrādāts, pamatojoties uz tipveida, departure un citem dokumentu sarakstiem, kuros norādīti glabāšanas termiņi, citiem normatīvajiem aktiem, kā arī lietu tipveida un paraugnomenklatūrām;
ir noformēts noteiktajā formā (pielikums Nr.25), pamatojoties uz struktūrvienību lietu nomenklatūrām (26.pielikums).

Organisationen organisationen - valsts (pašvaldību) arhīvu komplektēšanas avoti, reizis piese gados saskaņo lietu nomenklatūru ar organisationen organisationen organisationen Organizācijas, kuru darbība nerada Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentus, pašas apstiprina lietu nomenklatūru.

Noteikumi nosaka kārtību apmacību pārsūtīšanai uz elektronisko dokumentu organizācijas arhīvu. Īpaši paredzēts, ka atsevišķas inventarizācijas tiek sastādītas pastāvīgās glabāšanas elektronisko dokumentu glabāšanas vienībām, pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas termiņiem, t.sk. pec personala. Elektronisko lietu uzskaites formas, kā jau teicām, ir dotas jauno noteikumu pielikumā Nr.17, 18.

Šī sadaļa nosaka noteikumus par Krievijas Federācijas Arhīva fonda dokumentu un citu organizācijas arhīvu dokumentu izmantošanas organizēšanu. Galvenie Noteikumu noteikumi šajā daļā ir šādi:

Tavai zinasanai

Jaunie Noteikumi nosaka arhīva dokumentu izmantošanas formas. Galvenas no tam ir:

organizācijas darbinieku informatīvais atbalsts;

lietotāju pieprasījumu izpilde, t.sk. sociāla un juridiska rakstura pilsoņu izziņas;

dokumentu un lietu izsniegšana pagaidu lietošanai, arhīva dokumentu kopiju nodrošināšana pēc lietotāju pieprasījuma, t.sk. elektronisku dokumentu veida.

Īpaša uzmanība jaunajos Noteikumos pievērsta darba organizācijai ar lietotāju pieprasījumiem. Definitionen:

pieprasījumu veidi (tematiskais un sociāli juridiskais raksturs);
prasības rakstiskam pieprasījumam (tā forma, pieprasījumā iekļaujamās informācijas sastāvs);
darba ar pieprasījumiem kārtība (nepamatlūgumu reģistrācijas, izskatīšanas, pāradresācijas termiņi, atbilžu sagatavošana uz lietotāju pieprasījumiem arhīva izziņas, arhīva izraksta un arjasīva kopi);
darba organizēšanas iezīmes ar pieprasījumiem, kas saņemti, izmantojot internetu.

Jaunie noteikumi nosaka gadījumus, kādos arhīvs var atteikties izsniegt arhīva dokumentus:

izmantošanas fonda piejamība;
slikts dokumentu fiziskais stāvoklis;
dokumenti nav zinātniski aprakstīti un tehniskais Projekte(līdz šo darbu pabeigšanai);
lietošanas ierobežojumi, notikts ar likumu Krievijas Federācija vai fonda veidotājs.

Nosaka kārtību, kādā organizācijas dokumenti nodod glabāšanai valsts (pašvaldības) arhīvā. Šī sadala nosaka, ka:

organisationen organisationen - valsts (pašvaldību) arhīvu iegūšanas avoti pēc krievijas federācijas arhīvu fonda dokumentu pagaidu glabāšanas termiņa Beigais organisation organisation armijas nodod tosašanas attos pastāvīgai Nr.19;
valst un nevalstiskās organizācijas, kas nav valsts (pašvaldību) arhīvu iegūšanas avoti, savā darbībā izveidotos Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentus var nodot valsts (pašvaldību) arhīvam uz līgumu pamata.

Jaunie Noteikumi nosaka dokumentu nodošanas kārtību. Viņi uzsver, ka dokumenti tiek nodoti pastāvīgai glabāšanai sakārtotā kārtībā ar atbilstošu zinātnisko uzziņu aparātu, un dokumentu nodošana valsts (pašvaldības) arhīvam tiek noformēta ar pieņemšanas un lab nodošana). ).

Norada paūtījumu dokumentu nodošana organizācijas reorganizācijas vai likvidācijas laikā, organizācijas arhīva vadītāja maiņa. Šī sadaļa nosaka, ka par likvidējamās organizācijas dokumentu nodošanu atbild lietu un mantas nodošanai izveidotā komisija.

Organizāciju likvidācijas gadījumā - valsts (pašvaldību) arhīvu iegūšanas avoti sastāvā likvidācijas komisija iekļauts valsts (pašvaldības) arhīva pārstāvis.

Mainot organizācijas arhīva vadītāju (par organizācijas arhīvu atbildīgo personu), dokumentu pieņemšana un nodošana no arhīva, uzskaites un zinātniskās uzziņas aparāta tiem notiek saskaņā ar aktu.

1. Jaunie Noteikumi ir noteikumu kopums, kas aptver visus galvenos procesus, ko veic organizācijas arhīvs:

dokumentu uzglabāšanas organizēšana,
dokumentu archivēšana,
dokumentu archivēšana
arhīva dokumentu izmantošana.

2. Tā kā šie noteikumi ir normatīvs dokuments, iespējams, ka to piemērošanas procesā praksē var rasties nepieciešamība pēc dokumenta metodiskā papildinājuma (rekomendāciju izstrāde, vadlinijas saskaņā ar Noteikumiem kopumā vai atsevišķām Noteikumu sadaļām).

3. Galvenā būtiskā atšķirība starp jaunajiem Noteikumiem un citem dokumentiem ir tā, ka šie noteikumi ir normatīvs dokuments. 2002. gada pamatnoteikumiem ir ieteikuma raksturs, 1985. gada pamatnoteikumi bija normatīvais un metodiskais dokuments. Noteikumi ir daudz mazāki: tajos ir tikai tie noteikumi (noteikumi, prasības), kas noteikti ir jāpiemēro. Viss pārējais – tas ir, kā bis izdarīt – ir arhivāru žēlastībā.

4. Var teikt, ka prasības ir kļuvušas mazākas. Ir samazināts obligāto dokumentu veidlapu skaits. Iepriekš bis bija vairāk nekā 40: Pamatnoteikumos Nr.263 - 44 veidlapas, Pamatnoteikumos - 48, tagad, jaunajos Noteikumos - 30. Tas nozīmē, ka arhīvs nepieciešamības gadījumā var izmantot savas veidlapas. Praksē tā bija.

5. Jaunie noteikumi galvenokārt ir vērsti organisation organisation organisation

Apstiprināts ar PSRS Galvenā arhīva 1985.gada 5.septembra rīkojumu Nr.263 (turpmāk - 1985.gada pamatnoteikumi). Faktiski viņi zaudēja spēku, publicējot Krievijas Kultūras ministrijas 2015. gada 31. marta rīkojumu Nr. 526, ar kuru tika apstiprināti jaunie noteikumi, kurus mēs aplūkojam rakstā.

KRIEVIJAS GLAVGOSEKSPERTIZA

PASTRETĪT
lietu veidošana, sagatavošana un nodošana arhīvā

Maskawa

Lietu sagatavošana un nodošana arhīvam tiek veikta saskaņā ar šo procedūru, kas izstrādāta saskaņā ar federālajiem tiesību aktiem par arhīva jautājumiem, notikumi Krievijas Federālais arhīvu dienests, normatīvie un metodiskie dokumenti par pārvaldības dokumentālo atbalstu (GOST R 6.30-97 "Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai", GOST R 51141-98 "Biroja darbs un arhivēšana. Termini un definīcijas “, Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi.

1.1.1. Lietu formēšana ir noformēto dokumentu grupēšana lietās atbilstoši lietu nomenklatūrai. Lietas veido par biroja darbu atbildīgā dokumentācijas atbalsta dienesta darbinieki organizācijas struktūrvienībās. Lietu veidošana tiek veikta organizācijas arhīva tiešā metodiskā vadībā. 1.1.2. Veidojot lietas, jāievēro šādas pamatprasības: - lietā jāiesniedz tikai reģistrēti, noformēti un noformēti dokumenti atbilstoši GOST R 6.30-97 „Vienotās dokumentācijas sistēmas“ prasībām. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības papīra kārtošanai” un citus normatīvos aktus par biroja darbu; - iekļaut lietā dokumentus, kas savā nosaukumā atbilst lietu nomenklatūrai, ņemot vērā saturu, šķirni un glabāšanas laiku; - sagrupēt lietā dokumentus, kas pabeigti ar viena kalendārā gada biroja darbu, izņemot pārejas lietas un personas lietas, kuras tiek veidotas visā speciālista darba laikā organizācijā; - pastāvīgā un pagaidu glabāšanas termiņa dokumenti jāsagrupē atsevišķās lietās; - iekļaut lietā vienu katra dokumenta eksemplāru; - korpusā nedrīkst būt vairāk par 250 loksnēm, tās biezums nedrīkst pārsniegt 4 cm; - lietas aizliegts iekļaut melnrakstus, ar roku rakstītus, nereģistrētus, nenoformētus, neparakstītus un atgriežamos dokumentus. Lietas dokumenti ir jāsakārto tā, lai tie konsekventi aptvertu noteiktus satura jautājumus. Šajā gadījumā dokumenti tiek sakārtoti chronoloģiskā secībā (ienākošie - pēc saņemšanas datuma, izejošie - pēc izbraukšanas datuma). Dokumentiem, uz kuriem tie attiecas, ir pievienoti dokumentu pielikumi, nettkarīgi no to apstiprināšanas vai sastādīšanas datuma.

1.2.1. Protokoli, rīkojumi, rīkojumi, rezolūcijas un citi organizācijas organizatoriski administratīvie dokumenti tiek sagrupēti lietās pēc veida un hronoloģijas ar saistītiem pieteikumiem atbilstoši lietu nomenklatūrai. 1.2.2. Pasūtījumi pamatdarbībai tiek grupēti atsevišķi no pasūtījumiem personālam. 1.2.3. Ar administratīvajiem dokumentiem apstiprinātie noteikumi, instrukcijas ir to pielikumi un tiek veidoti kopā ar norādītajiem dokumentiem. Ja tie ir apstiprināti kā nettkarīgs documents, tad tie tiek grupēti atsevišķās lietās. 1.2.4. Sanāksmes protokoli ir sakārtoti chronoloģiskā secībā. 1.2.5. Pārskatus un plānus reģistrē tā gada lietā, uz kuru tie attiecas, neatkarīgi no to saņemšanas vai sastādīšanas datuma (piemēram: organizācijas gada pārskats (bilance), organizatorisko un tehnisko pasākumu plāni, publikācijas un tehniskie pasākumi organizācijas apmācība, organizācijas un struktūrvienību darba plāni utt. ). 1.2.6. Darbinieku personiskie konti un atlaisto darbinieku personas lietas tiek sagrupētas atsevišķos failos un sakārtotas alfabētiskā secībā. 1.2.7. Sarakste ar ministrijām, resoriem, organizācijām, kā arī sarakste par iedzīvotāju priekšlikumiem, paziņojumiem un sūdzībām tiek kārtota kartotēkās atbilstoši atbilžu sagatavošanas datumiedokumentm, savukārt atbildes tiek novieto dokuments tieiz Atsākot saraksti par konkrēto jautājumu, kas sākta iepriekšējā gadā, dokumentus iekļauj kārtējā gada lietā, norādot lietas rādītāja atbildes kopijas. iepriekšējagadā. 1.2.8. Iedzīvotāju priekšlikumi, paziņojumi un sūdzības par organizāciju darbu un visi dokumenti to izskatīšanai un izpildei tiek grupēti atsevišķi no iedzīvotāju izteikumiem par personiskiem jautājumiem.

2.1.1. Lietu reģistrāciju veic organizācijas vadības vai citu struktūrvienību dokumentārā atbalsta dienesta darbinieki, kuru pienākumos ietilpst lietu izveidošana un veidošana ar metodisko palīdzību un organizācijas arhīva kontrolē. 2.1.2. Atkarībā no uzglabāšanas termiņiem tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija. 2.1.3. Pastāvīgās glabāšanas, pagaidu uzglabāšanas (vairāk nekā 10 gadus) un personāla lietas ir pilnībā jāreģistrē. 2.1.4. Pilna lietu reģistrācija paredz: - dokumentu iesniegšanu vai iesiešanu lietās (2.2.punkts); - lapu numerācija lietā (2.3.Punkte); - projektēšana iekšējais Inventar lietas dokumenti (2.4.punkte); - lietas pierādījumu lapas noformēšana (2.5. Punkte); - izgatavosana nepieciešamo informāciju lietas vāka rekvizītos (2.6.punkts). 2.1.5. Pagaidu uzglabāšanas gadījumi (līdz 10 gadiem ieskaitot) ir pakļauti daļējai reģistrācijai. Tos atļauts glabāt skavās, nepārkārtot lietā esošos dokumentus, nenumurēt lapas, nesastādīt iekšējo inventarizāciju un lietas liecinieku lapu.

2.2.1. Lietas veidojošie dokumenti ir ievietoti četrās atverēs speciālā cietā mapē, ņemot vērā iespēju brīvi lasīt visu dokumentu tekstus, datumus, rezolūcijas utt. Sagatavojot datnes kartotēkai, no dokumentiem tiek izņemtas metāla tapas un saspraudes. Lietas sākumā pirms dokumentiem tiek iiievietota tukša A4 papīra lapa. 2.2.2. Lietas ar darbinieku personīgajiem kontiem ir saistosas.

2.3.1. Lai nodrošinātu drošību un fiksētu lietā iekļauto dokumentu sakārtošanas kārtību, visas tās lapas, izņemot lietas iekšējā apraksta lapas, lietas liecinieku lapu un rīkojuma lapas starp komplektiem. dokumenti priekšmetu ekspertīzei, numurēti ar arābu cipariem augšējā labajā stūrī, nepieskaroties teksta dokumentiem, melns grafīta zīmulis. 2.3.2. Fotogrāfijas, rasējumi, diagrammas un citi īpaši dokumenti, kas attēlo nettkarīgu lapu failā, ir numurēti otrā pusē augšējā kreisajā stūrī. 2.3.3. Lapa ar cieši salīmētiem dokumentiem (izgriezumiem, fotogrāfijām utt.) ir numurēta kā viena lapa. 2.3.4. Salocītā lapa (A2, A3 formatātā) ir atlocīta un numurēta augšējā labajā stūrī kā viena lapa. 2.3.5. Aploksnes ar pielikumiem, kas iešūtas maciņā, tiek numurētas, vispirms numurējot aploksni, un pēc tam katrs aploksnes pielikums tiek numurēts ar nākamo numuru. 2.3.6. Dokumenti, kas ievietoti lietā ar savu lapu numerāciju (ieskaitot drukātās publikācijas), ir jānumurē vispārējā kārtība. 2.3.7. Lietu lapas, kas sastāv no vairākiem sējumiem, ir numurētas atsevišķi katram sējumam. 2.3.8. Lapu numurēšanai aizliegts izmantot tinti un krāsainos zīmuļus. 2.3.9. Ja gadījumos ir atsevišķas kļūdas lapu numerācijā, to atļauts izmantot burtu cipari loksnes (piemēram, 37, 37a, 37b utt.).

2.4.1. Pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas lietu un personāla dokumentu (75 gadi) uzskaitei tiek sastādīta iekšējā inventarizācija. 2.4.2. Nepieciešamos gadījumos, vienojoties ar arhīvu, tiek sastādīta iekšējā inventarizācija dokumentiem lietām ar derīguma termiņu līdz 10 gadiem, kas ietver dokumentus ar virsrakstu „Meža skaidu plātnes“; pilsoņu priekšlikumi, paziņojumi un sūdzības utt. 2.4.3. Iekšējo inventarizāciju sastāda uz A4 formāta lapas(-ēm) pēc noteiktas formas (1.pielikums), kurā ir šāda informācija: - lietas dokumentu kārtas numurs; - nosaukums ( kopsavilkums) Dokumente; - Dokumentdaten; - Index ( reģistrācijas numurs) Dokumente; - lietas lapu numuri, uz kuriem atrodas katrs Dokumente. 2.4.4. Iekšējam inventāram ir ordentlichkarīga lapu numerācija. 2.4.5. Iekšējo inventarizāciju paraksta t. sastādītājs, norādot atrašanās vietu, paraksta atšifrējumu un inventāra sastādīšanas datumu.

2.5.1. Lai ņemtu vērā lapu skaitu lietā un fiksētu to numerācijas pazīmes, tiek sastādīta lietas apliecības lapa. 2.5.2. Lietas liecinieka lapa tiek sastādīta uz atsevišķas A4 formāta lapas atbilstoši noteiktajai formai (2.pielikums). 2.5.3. Lietas apliecinājuma lapā ar cipariem un vārdiem norādīts iekšējās inventarizācijas numurēto lapu skaits (ja tādas ir). 2.5.4. Sertifikācijas lapā ir norādītas šādas lietas dokumentu numerācijas pazīmes: - burtu lapu un trūkstošo ciparu esamība; - lapu skaits ar nelabojamiem defektiem (saplēstas loksnes, ar tinti pildītas lapas u.c.). 2.5.5. Visa turpmākās izmaiņas lietas sastāvā un statusā (bojājumi, oriģinālu aizstāšana ar kopijām, jaunu dokumentu pievienošana u.c.) tiek atzīmētas apliecinājuma lapā ar atsauci uz attiecīgo aktu.

2.6.1. Pastāvīgās, pagaidu (ilgāk par 10 gadiem) glabāšanas un personāla lietas segums tiek noformēts saskaņā ar 3.pielikumu. Uz lietas vāka norāda: - organizācijas struktūrvienības un tās pakļautības nosaukumu; - nodaļas nosaukums; - lietas numurs (sējums) atbilstoši lietas nomenklatūrai; - lietas nosaukums; - lietas izskatīšanas datums (lietā ievietoto dokumentu beigu datumi); - lapu skaits lieta; - glabāšanas Perioden. 2.6.2. Korpusa vāks ir uzzīmēts ar melnu tinti vai tinti. 2.6.3. Mainot organizācijas, struktūrvienības (tās pakļautības) vai nodaļas nosaukumu lietas dokumentos ietvertajā periodā, uz vāka pievieno jaunu organizācijas, struktūrvienības vai nodaļas nosaukumu, uzliek datumu. uz leju, un iepriekšējais nosaukums ir ievietots iekavās. 2.6.4. Lietas virsraksts uz vāka tiek pārcelts no organizācijas lietu nomenklatūras, saskaņots ar arhīva organizācijas Ekspertu izskatīšanas komisiju (ekspertu komisiju) *. * Federālā arhīvu dienesta, Krievijas Federācijas veidojošo vienību arhīvu pārvaldības institūcijas (attiecīgā reģionālā vai republikas arhīva institūcija) izveide. 2.6.5. Lietu nosaukumos, kurās ir dokumentu kopijas (augstāku organizāciju rīkojumi, lēmumi, augstākās organizācijas sanāksmju protokoli u.c.), norāda to kopijas. Lietas dokumentu authenticiskums nosaukumā nav norādīts. 2.6.6. Uz lietas vākiem jānorāda lietas izskatīšanas datums: - lietām, kurās ir rīkojumi, rezolūcijas, protokoli, lietas izskatīšanas datumi ir agrākā un jaunākā dokumenta parakstīšanas vai apstiprināšanas datumi; - lietām, kurās ir korespondence, lietas izskatīšanas sākuma daten ir pirmā ienākošā dokumenta vai pirmā izejošā dokumenta saņemšanas daten, un beigu daten ir jaunākā ienākošā vai izejošā dokumenta; - personas lietas datums ir dienas, kad parakstīti rīkojumi par personas uzņemšanu un atlaišanu, par kuru tā iesniegta; - datums failiem, kuros ir organizācijas darbinieku personīgie konti, atlaisto darbinieku personas lietas un plani un ziņojumi, ir lietas atvēršanas gads. Dokumentiem pievienotie datumi netiek ņemti vērā. Ja lietā ir iekļauti dokumenti, kuru datums nesakrīt ar lietas izskatīšanas datumu, tad zem ailes "Lieta izskatīšanas datums" tiek izdarīts ieraksts: "Lietā ir dokumenti par ______ gadu(-iem)". 2.6.7. Obligatie rekviziti lietas vāks ir norāde par lapu skaitu lietā, kas tiek piestiprināta, pamatojoties uz lietas apliecības lapu (2.5. punkts). 2.6.8. Nepieciešamais "Lietas glabāšanas laiks" tiek noformēts saskaņā ar organizācijas lietu nomenklatūru. 2.6.9. Korpusa vāka mugurkaulā norādīts lietas indekss atbilstoši lietu nomenklatūrai, sējuma numurs un izveidošanas gads. 2.6.10. Sējuma numurs tiek norādīts tikai tad, ja ir iespējots vairāk nekā viens sējums. Šajā gadījumā aiz sējuma numura iekavās tiek norādīts ievadīto sējumu skaits.

3.1. Lietas no dibināšanas brīža līdz nodošanai organizācijas arhīvā glabā pie organizācijas kancelejas dienesta (struktūrvienību) speciālistiem to izveidošanas vietā. 3.2. Par dokumentu un lietu drošību atbild par lietvedību atbildīgās organizācijas struktūrvienību vadītāji un kancelejas dienesta speciālisti. 3.3. Korpusi izvietoti darba telpās, izvietoti slēdzamos skapjos, nodrošinot to pilnīgu drošību, pasargājot dokumentus no putekļiem un saules gaismas iedarbības. Lai palielinātu dokumentu meklēšanas efektivitāti, lietas tiek kārtotas atbilstoši lietu nomenklatūrai. Skapja iekšpusē ir iievietota lietu nomenklatūra vai izraksts no tas. 3.4. Dokumentu pagaidu izņemšana no lietām ir pieļaujama izņēmuma gadījumos un tiek veikta tikai ar organizācijas (struktūrvienības) lietvedības vadītāja atļauju ar obligātu atstāšanu dokumenta apliecinātas kopijas gadījumās izņēmuma gadījumos un norātu 3.5. Organizācijas lietās esošo dokumentu kopijas trešo personu organizācijām izsniedz tikai ar organizācijas (struktūrvienības) kancelejas dienesta vadītāja atļauju. 3.6. To dokumentu iznīcināšanu, kuriem nav zinātniski vēsturiskas vērtības un kuri ir zaudējuši praktisko nozīmi, noteiktajā kārtībā veic organizācijas arhīvs. Neatļauta iznīcināšana offizielle Dokumente organizācijas strukturālajās apakšvienībās ir aizliegts. 3.7. Organizācijas struktūrvienību speciālisti ir atbildīgi par viņu saņemto dokumentu drošību un rūpīgu apiešanos ar tiem.

4.1. Nodrošināt arhīva iegūšanu par visām lietām, kas pabeigtas organizācijas biroja darbā, kas ir pakļautas iesniegšanai arhīvā (pastāvīgas, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas un personāla lietas), kas sastādīs un personāla lietas), kas sastādīs R 6.30-97 „Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai ”un citos lietvedības normatīvajos aktos, kā arī šīs kārtības 1. un 2.punktā tiek sastādīti lietu saraksti (4.pielikums). 4.2. Lietu inventarizāciju atsevišķi sastāda: - pastāvīgas glabāšanas gadījumiem; - pagaidu uzglabāšanas gadījumi; - Personala lietas. 4.3. Lietu uzskaite ir lietu saraksts ar ordentlichkarīgu bruto (kārtas) pabeigto numerāciju. Katrs gadījums (sējums) tiek ievadīts ar nettkarīgu sērijas numuru. 4.4. Organizācijā katrā struktūrvienībā arhīva tiešā metodiskā vadībā katru gadu tiek sastādīti pastāvīgās glabāšanas lietu inventarizācija. Saskaņā ar šiem aprakstiem dokumenti tiek nodoti arhīvā. Struktūrvienību sagatavotās inventarizācijas kalpo par pamatu organizācijas kopsavilkuma inventarizācijas sagatavošanai, kuru sagatavo arhīvs un par kuru tas nodod lietas pastāvīgai glabāšanai. Lietu saraksti tiek sastādīti noteiktajā formā divos eksemplāros un iesniegti organizācijas arhīvā gadu pēc lietu pabeigšanas lietvedībā. 4.5. Ievadot inventārā vairākus vienas lietas sējumus, pirmā sējuma nosaukumu raksta pilnā apjomā, bet visus pārējos sējumus norāda ar vārdiem „Tas pats“ + sējuma numurs. Vienlaikus inventārā tiek ierakstīta visa cita informācija par lietām (lietas datums, lapu skaits lietā, lietas glabāšanas laiks). Uz katras jaunas inventara lapas virsraksts tiek attēlots pilnībā. Ja failam ir tikai viens sējums, tad sējuma numurs uzskaitē netiek norādīts. 4.6. Uzskaitē esošās lietas tiek sistematizētas atbilstoši lietu nomenklatūrai organizācijā. 4.7. Organizācijas lietvedības lietu uzskaitē pēc lietu virsrakstiem tiek iekļautas ienākošo un izejošo dokumentu reģistrācijas kartes. 4.8. Inventarizācijas beigās tiek veikts gala ieraksts, kurā cipariem un vārdiem norādīts organizācijas arhīvā iesniegto lietu skaits. 4.9. Lietu saraksti tiek izdrukāti divos eksemplāros un tos paraksta organizācijas vadītājs, inventāra sastādītājs (lietvedības speciālists) un organizācijas arhīva vadītājs. 4.10. Viens inventāra eksemplārs kopā ar lietām tiek nodots organizācijas arhīvā, otrs eksemplārs paliek organizācijas lietvedības speciālistam, kas atbild par biroja darbu. 4.11. Ailē „Piezīme“ tiek atzīmēta lietu pieņemšana, zu pazīmes fiziskais stavoklis, kopiju pieejamība utt.

5.1. Pastāvīgās, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas lietas un personāla lietas tiek nodotas organizācijas arhīvā. To nodošana tiek veikta tikai pēc inventarizācijas (šīs kārtības 4.sadaļa). 5.2. Pastāvīgās, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas un personāla gadījumi, kas pabeigti ar biroja darbu, pēc tā kalendārā gada beigām, kurā tie tika atvērti, ir jāreģistrē saskaņā ar šo kārtīs tiekati no. nākamā gada laikā, bet ne vēlāk kā 2 gadus pēc biroja darba beigām. 5.3. Lietu nodošana organizācijas arhīvam tiek veikta saskaņā ar arhīva sastādītu grafiku, kas saskaņots ar to struktūrvienību vadītājiem, kuras nodod dokumentus arhīvam un ko apstiprinājis organizājācijas. 5.4. Struktūrvienībai sagatavojot lietas nodošanai organizācijas arhīvā, arhīva darbinieks vispirms pārbauda to noformēšanas pareizību, izpildi un atbilstību inventarizācijā iekļauto lietu skaitam, iesniegto lietu skaņam arulas. organizācijas lietu nomenklatūra. Jānovērš visi revīzijā konstatētie trūkumi lietu veidošanā un izpildē, struktūrvienības lietvedības dienesta darbinieki. Konstatējot gadījumu neesamību, tiek sastādīta izziņa. 5.5. Katru lietu pieņem par arhīvu atbildīgā persona ( īpašais virsnieks) struktūrvienības lietvedības darbinieka klātbūtnē. Vienlaikus abos inventāra eksemplāros pret katru tajā iekļauto lietu tiek izdarīta atzīme par lietas esamību. Katra inventāra eksemplāra beigās norāda arhīvā faktiski pieņemto lietu skaitu, trūkstošo lietu skaitu, lietu pieņemšanas un nodošanas datumu, kā arī par arhīvu atbildīgās personas (arhīva darbinieka) parakstus. ) un persona, kas nodevusi lietas, ir norādīta ar cipariem un vārdiem. 5.6. Lietas ar glabāšanas laiku līdz 10 gadiem ieskaitot glabā lietvedības dienestā un, beidzoties glabāšanas termiņam, tiek nodotas arhīvā iznīcināšanai noteiktajā kārtībā. 5.7. Organizācijas nodaļas likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā lietvedības dienesta darbinieks 2 mēnešu laikā no nodaļas likvidācijas vai reorganizācijas brīža visus pieejamos dokumentus saformē lietās, noformē lietas un nodod arhīa ordentlich.

6.1. Visi darījumi, kas veikti ar elektronische Dokumente nododot arhīva glabātavā, ir jādokumentē. Elektroniskais dokuments ir dokuments, kas izveidots, izmantojot nesējus un ierakstīšanas metodes, kas nodrošina tā informācijas apstrādi datorā. Organizācijas darbībā izveidotie elektroniskie dokumenti ir pakļauti nodošanai noteiktajā arhīva glabāšanas kārtībā. Organizāciju arhīvi veic elektronisko dokumentu pielietošanu, nodrošina to drošību, uzskaiti, atlasi un izmantošanu, kā arī sagatavošanu un nodošanu publiskajā glabāšanā. Glabāšanai tiek pieņemti gan atsevišķi dokumenti un to kompleksi, dokumentu krājumi, gan dokumenti kā daļa no organizāciju vai organizāciju fondiem. Person- arhīva iegūšanas avoti ar detaļām, kas ļauj tos identificēt. 6.2. Elektronisko dokumentu glabāšanas vietu nosaka organizācijas vadītājs. Tos var glabāt organizācijas arhīvā vai specializētā vienībā, kas var ietvert: magnētisko bibliotēku, automatizētas dokumentu pārvaldības metožu un līdzekļu ieviešanas un uzturēšanas pakalpojumu un tehnoloģisko p. 6.3. Obligātie nosacījumi elektronisko dokumentu arhīva glabāšanai ir: - aparatūras un programmatūras klātbūtne arhīvā elektronisko dokumentu glabāšanai, kopēšanai un pavairošanai, to pārrakstīšanai jaunos formāsātos aristībā saistī. Programmatur, informācijas pārraide pa sakaru kanāliem; - nodrošināt piekļuvi informācijai noteiktajām lietotāju kategorijām, kā arī nodrošināt informācijas aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi (izmantojot atbilstošus tehniskos līdzekļus un juridiskie notikumi); - elektronisko dokumentu glabāšanas režīma nodrošināšana, izslēdzot to nozaudēšanu vai sagrozīšanu. Nodrošinot elektronisko dokumentu glabāšanu, jāparedz optimālu elektronisko dokumentu tehnisko datu nesēju uzglabāšanas režīmu uzturēšana. Šo režīmu tehniskos parametrus nosaka attiecīgie valsts standarti GOST 28388-89. Informācijas apstrādes sistēma. Dokumenti uz magnētiskajiem datu nesējiem. Izpildes un apstrādes kārtība; GOST 2.501-88 ESKD. Uzskaites un uzglabāšanas noteikumi; GOST 19.601-78 ESPD. Dublēšanas, uzskaites un uzglabāšanas noteikumi; GOST 24.402-80. Wiener System ACS-Standard. Uzskaite, uzglabāšana un aprite. 6.4. Elektronisko dokumentu atlase arhīva glabāšanai tiek veikta to pārbaudes rezultātā. Elektronisko dokumentu pārbaudes sākumposmā arhīvs kopā ar lietvedību vai dienestu, kas atbild par informācijas tehnoloģiju funkcionēšanu organizācijā, nosaka to sistēmu, tēmu un projektu sarakstu, kuru dokumentiem var būt vērtība saskaņā ar ar vispārējiem pārbaudes kritērijiem. Šis saraksts ir pamats faktiskajai elektronisko dokumentu pārbaudei. Elektronisko dokumentu pārbaudi veic ekspertu dienesti kopā ar organizācijas tradicionālo dokumentāciju; kompleksā tiek piemērota vispārējo un speciālo kritēriju sistēma. Tiek noteikts dokumentu sugu sastāvs, veikta to satura ekspertīze, noteiktas prasības dokumentētās informācijas dzīves cikliem un dokumentu tehniskā stāvokļa ekspertīze. Elektronisko dokumentu atlase tiek veikta, pamatojoties uz "Sarakstu ar standarta documenti ar glabāšanas termiņiem, kas izveidoti organizāciju darbībā" un "Documentu saraksts mašīnu datu nesējos un automatizētā datubāzē (ABD)" automatizētas sistēmas zinātniskiem, tehniskiem un rūpnieciskiem nolūkiem. 6.5. Elektroniskie dokumenti tiek saņemti arhīva glabāšanai kopā ar pavaddokumentāciju. Tajā jāatspoguļo šāda informācija: dokumenta nosaukums, izveidošanas datums, satura raksturojums (abstrakts), elektroniskais formats, fiziskā un loģiskā struktūra (datubāzei (DB), dokumenta apjoms). dokuments (datubāzei arī ierakstu skaits) Elektroniskais dokuments un tam pievienotā dokumentācija veido elektronisko dokumentu uzskaites vienību.Arhīva glabāšanai saņemtajai uzskaites vienībai tiek piešķirts reģistrācijas numurs atbilstoši saņem. glabāšanas vienība tiek norādīta kā daļa no uzskaites vienības. Elektroniskā dokumenta glabāšanas vienība ir elektroniskā dokumenta un pavaddokumentācijas datu nesēju (magnētiskā lente, disketes magnētiskais disks, magnētiski optikkais disks, optikkais disks u.c.) kopums. to.Uzglabāšanas blokam tiek ievadīta uzskaites karte divos eksemplāros un uzturēta elektronisko dokumentu uzskaites datu bāze (katalogs) 6.6.Elektronisko dokumentu sagatavošana nodošanai arhīva glabāšanā sastāv no sekojošiem posmiem: - ierakstīšana uz mašīnnesējiem ( ar nepieciešams - pārrakstīšana uz jaunajiem medijiem); - tehniskā stāvokļa parbaude; - pavaddokumentācijas sagatavošana (elektroniskā dokumenta pavaddokumentācijai jābūt pietiekamai, lai nodrošinātu elektronisko dokumentu drošību un lietošanu); - tieša elektronisko dokumentu pārsūtīšana uz organizācijas arhīvu. 6.7. Krievijas Federācijas arhīva fonda valsts daļas elektronisko dokumentu pagaidu arhīva uzglabāšanas nosacījumi organizācijā saskaņā ar Krievijas Federācijas Ministru padomes un valdības dekrētu "Par dokumentu un dokumentu glabāšanas kārtību departamentā un to organizēšana lietvedībā" datēta ar 03.03.93. Nr. 191 ir notiktas kā 5 gadi. Dokumentu nodošana valsts glabāšanai tiek veikta, vienojoties ar valsts arhīvu saskaņā ar inventarizāciju. Pagaidu uzglabāšanas termiņa dokumentus iznīcina saskaņā ar aktu pēc inventarizācijas apstiprināšanas noteiktajā kārtībā.

IEKŠĒJS APRAKSTS
lietas Dokumente

№ ________________

Documenta nosaukums	Documenta-Daten	Dokumentu rādītājs	Lietas lapu numuri

Iekšējās uzskaites sastādītājas amata nosaukums Lietas dokumentu atšifrējums Paraksts Paraksts Datums

A4-Formate (210x297 mm)

LIETAS SERTIFIKĀTA LAPA Nr.______

Lietā ir ierakstītas un numurētas _______________ ___________________________________________________ (skaitļi un vārdi) lapas(-u), tai skaitā: burtu lapas _______________________________ trūkst skaitļu ________________________________ + _____________________ iekšējās inventarizācijas lapas(-u) . Lietas pierādījumu sagatavotājas amata nosaukums Paraksts Paraksts Daten

A4-Formate (210x297 mm)

______________________________________________________________________

(organizācijas struktūrvienības nosaukums)

_______________________________________________________________________

(nodaļas nosaukums)

Apraksten ______ Vienība grēda ______

LIETA Nr. _____

Sejuma Nr. _________

___________________________________________________________________________

Sakas _____________

Pabeigts___________

________________ l.

Uzglabāt __________ gadus

A4 Vedlapa (210 x 297 mm)

APRAKST
dokumentālo materiālu ______________________________ uzglabāšana

(Nudeln, Pagaidû)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(Abteilungen, Vadiba)

gada

Kopā nodotas ____________________ lietas (skaitļos un vārdos) Nodaļas vadītājs paraksts paraksta atšifrējums

A4-Formate (210x297 mm)

Gadijumu-Index

Kratuves vienību galvenes (divs)

Lapu-Skaits

Uzglabāšanas perioden un saraksta pozīcijas numurs

1. Lietu veidošana. 1 1.1. Pamatprasības lietu veidošanai. 1 1.2. Dažādu kategoriju dokumentu grupēšana. 2 2. Lietu reģistrācija. 2 2.1. Pamatprasības iesniegšanai. 2 2.2. Dokumentu kārtošana (iesiešana) lietā. 3 2.3. Lapu numerācija lietā. 3 2.4. Iekšējas inventarizācijas sastādīšana. 3 2.5. Lietas pierādījumu sastādīšana. 4 2.6. Pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas lietas seguma reģistrācija. 4 3. Dokumentu operatīvā glabāšana. 5 4. Lietu inventarizācijas sastādīšana un uzskaite. 5 5. Lietu nodošana organizācijas arhīvam. 6 6. Darbs ar elektroniskajiem dokumentiem. 7 1.pielikums Lietas iekšējās dokumentu uzskaites forma. 9 2.pielikums Lietas apliecinajuma lapas veidlapa. 9 3. pielikums Lietas vāka forma. 9 4.pielikums Nodaļu lietu uzskaites veidlapa. zehn