Dokumentu izpildes kontrole ietver:

o dokumenta (pasūtījuma) pieņemšana kontrolei, kontrolējamo dokumentu kartotēkas veidošana;

o kontroles formu un metožu definīcija;

o dokumenta savlaicīgas piegades darbuzņēmējam pārbaude;

o izpildes gaitas iepriekšēja pārbaude un regulēšana;

o dokumentu (pasūtījumu) izpildes kontroles rezultātu uzskaite, vispārināšana un analīze;

o vadības informēšana par dokumentu (rīkojumu) izpildes gaitu un rezultātiem;

o ziņošana par dokumentu noformēšanas gaitu un rezultātiem operatīvajās sanāksmēs, koleģiālo institūciju sēdēs;

o dokumentu izņemšana no kontroles;

o izpildīto dokumentu lietas veidošana.

Papīra dokumentu noformēšanas kontrole. Papīra dokumentu izpildes kontroli var attēlot reģistrācijas un kontroles kartēs, kuru papildu kopijas tiek izdrukātas datorā, kad dokumenti tiek kontrolēti, vai tiek veikta, izmantojot automatizētu informācijas sistēma(Datubaze).

Tajā pašā laikā pārbaudāmā dokumenta pirmās lapas kreisajā krastā tiek uzspiests burts "K" vai kontrolspiedogs, pēc kura dokuments tiek nodots darbuzņēmējam; reģistrācijas kartes papildu kopija tiek saglabāta kontroles failā.

Pārbaudē esošo dokumentu reģistrācijas un kontroles kartes tiek sagrupētas lietu skapī atbilstoši izpildītāju vai korespondentu dokumentu noformēšanas termiņiem, dokumentu grupām (vadītāja rīkojumi, norādījumi). augstakie ķermeņi iestādes, kolēģijas lēmums utt.).

No reģistrācijas un kontrolkartes otrajiem eksemplāriem struktūrvienībās tiek veidotas kontrolkartīšu lietas.

Vienam kontrolētajam dokumentam var ievadīt vairākas reģistrācijas un kontroles kartes, kuru skaits tiek noteikts atkarībā no veicēju skaita vai dokumentā norādītajiem atsevišķu uzdevumu izpildes termiņiem.

Gadījumā, ja tiek identificēti vairāki izpildītāji, bet atbildība tiek uzlikta vienam no tiem, reģistrācijas un kontroles karte tiek noformēta tikai atbildīgajam izpildītājam.

Datus par dokumenta izskatīšanas gaitu, kas iegūti pēc telefona pieprasījuma vai struktūrvienības - izpildītāja darba pārbaudes laikā, ieraksta reģistrācijas un kontroles kartītē ailē "Kontrolzīmes". Šajā gadījumā iepriekšējie ieraksti netiek izsvītroti.

Sagatavotu atbildes uz kontroles dokumentu projektu vai memorandu par kontroles dokumenta izpildes rezultātiem kopā ar kontroles dokumentu un kontroles karti paziņo institūcijas vadībai.

Dokumentu no kontroles izņem vadītājs, kurš devis rīkojumu par izpildi, vai persona, kas veic savus pienākumus. To apliecina viņa paraksts uz kontrolkartes.

Dokumentu virzības pārbaude tiek veikta visos dokumenta nokārtošanas posmos līdz tā noformēšanas termiņa beigām (profilaktiskā kontrole ar atgādinājumu palīdzību) šādā secībā:

Uzdevumi nākamajam gadam – ne retāk kā reizi gadā;

- uzdevumus kārtējā gada nākamajiem mēnešiem - ne retāk kā reizi mēnesī;

Uzdevumi kārtējam mēnesim - ik pēc desmit dienām un piecas dienas pirms termiņa vai pēc pieprasījuma.

Ja par dokumenta noformēšanu tiek ziņots iestādes vadītājam vai viņa vietniekam plkst Mutiski, kontrolkartē ailē "kontrolzīmes" tiek izdarīts atbilstošs ieraksts, ko parakstījusi persona, kas ziņojusi par ieviešanas sekām.

Atbildes uz dokumentiem, kas atrodas pārziņā augstākās institūcijās, iesniegti parakstīšanai iestādes vadībai ne vēlāk kā trīs dienas pirms izpildes termiņa beigām.

Pēc izpildes dokuments tiek noņemts no kontroles. Dokumenti tiek uzskatīti par pabeigtiem un izņemti no kontroles pēc uzdevumu izpildes, pieprasījumu, rezultātu paziņošanas ieinteresētajām institūcijām un personām vai citāda izpildes apstiprinājuma.

Dokumentu no kontroles var izņemt tikai iestādes vadītājs, viņa vietnieki, kuri lēmumā noteicis termiņu, vai viņu uzdevumā kontroles dienests. Dokumenti ar tipiskiem termiņiem tiek izņemti no kontroles ar kontroles dienesta lēmumu.

Dati par dokumenta noformēšanu un tā izņemšanu no kontroles tiek ievadīti reģistrācijas un kontroles kartē.

Institūciju aktos noteikto uzdevumu izpildes diena valsts vara, Krimas Autonomās Republikas iestādes un augstāko amatpersonu norādījumi, un Ukrainas Augstākās Radas lūgumu, pārsūdzību, kā arī korespondences izpilde tiek uzskatīta par reģistrācijas dienu iestdiizādē, kuruzā izsniedz doumenti doumkumenti .

Informācija par kontrolei ņemto dokumentu izpildes rezultātiem tiek apkopota uz katra mēneša pirmo datumu un iesniegta iestādes vadībai atskaišu veidā par dokumentu noformēšanu (5.19.pielikums).

Iestādē, kuras dokumentu aprites apjoms ir lielāks par 25 tūkstošiem dokumentu gadā, periodiski, iestādes instrukcijā noteiktajos termiņos tiek apkopoti to dokumentu saraksti, kuri nav aizpildīti atbilstoši Regulas Nr. uzstadit laiku(5.20. Pielikums). Pēc atbilstošo aiļu aizpildīšanas saraksti tiek atdoti kontroles dienestiem.

Noformēto dokumentu kontrolkartes tiek atdotas lietvedības dienestam (sekretāriem) ar atzīmēm par izpildes rezultātiem, noņemšanu no kontroles, termiņa pārkāpuma iemesliem (ja tādi ir) ne vēlāk kā nākamajā dienāšēc noform.

Noformēto dokumentu kontrolkartes ievieto arhīva kartotēkā, glabā trīs gadus, pēc tam iznīcina saskaņā ar aktu.

Informācijas un uzziņu darbs ar dokumentiem

Informācijas un uzziņu darbs ar dokumentiem sastāv no meklēšanas pieprasītie documenti izmantojot reģistrācijas kontroles kartes vai automatizētas reģistrācijas datu datu bāzes.

Dokumentu reģistrācijas kartes formas izmantošanas gadījumā tiek izdrukāts nepieciešamais reģistrācijas un kontroles karšu skaits, no kurām tiek veidoti patstāvīgi lietu skapji.

Lietu skapju skaits iestādē tiek noteikts, ņemot vērā uzskaites un kratīšanas operāciju centralizācijas līmeni, kā arī iestādes darbības specifiskos nosacījumus.

Lai uzlabotu meklēšanas sistēmas efektivitāti, biroja darba dienests izstrādā šādus klasifikācijas direktorijus:

o iestades darbības klasifikators;

o dokumentu veidu klasifikators;

o korespondējošais klasifikators;

o izšķirtspējas klasifikators;

o izpildītāju klasifikators;

o dokumentu noformēšanas rezultātu klasifikators;

o lietu nomenklatūra.

Klasifikācijas uzziņu grāmatu izstrādes un ieviešanas nepieciešamību iestādē nosaka biroja vadības dienests.

Biroja automatizācijas sistēmas vai sistēmas ieviešanas gadījumā elektroniskā dokumentu pārvaldība konkrēta dokumenta meklēšanu veic pēc detaļām (nosaukums, dokumenta veida nosaukums, pieņemšanas datums, dokumenta numurs, dokumenta autors u.c.) vai pēc konteksta (vārds vai frāze). Meklēšanas vaicājumam var būt jebkura detaļu kombinācija.

Automatizētas kontroles formas ieviešana

Mūsdienu iestādēs dokumentu aprites organizēšana un dokumentu noformēšanas kontrole tiek veikta, izmantojot datortehnoloģiju. Dokumentu izpildes automatizētā kontrole tiek veikta, izmantojot īpašas datorprogrammes vai arī ir biroja automatizācijas sistēmas vai elektroniskās dokumentu vadības sistēmas sastāvdaļa.

Fakts, ka lietotājs pieņem dokumentu izpildei un noņemšana no kontroles, tiek fiksēts, izmantojot svītrkoda dokumentu identifikācijas tehnoloģiju.

Dokumentu izpildes automatizētai kontrolei būtu jānodrošina automātiska informācijas ģenerēšana par to izpildi.

Dokumentu noformēšanas automatizētā kontrole ietver nepieciešamās informācijas meklēšanu, kas tiek veikta, ņemot vērā izvadi, ievades reģistrācijas indeksus, dokumentu veidus, datumu, dokumenta numuru, izpildītāju, korespondentu, termiņu, saturu utt., nosūtīšanu elektronisku ziņojumu izpildītājam par plānoto dokumenta noformēšanas datumu,

Automatizētās meklēšanas rezultāts ir vajadzīgās informācijas izvade vai ziņojums par tās neesamību. Drukas ierīcē, ja nepieciešams, tiek parādīti atgādinājumi izpildītājiem par izpildes termiņiem, izpildes statusa kopsavilkumi, informācija par termiņu pārcelšanu, izpildes pabeigšanu un tamlīdzīgi.

Galvenais dokumentu kontroles mehānisms ir vadītāja rezolūcija, kas nosaka, kam un kurā laikā jāveic notiktas darbibas virs documenta. SEDC nodrošina iespēju ģenerēt atbildīgus risinājumus, savukārt lietotājs var redzēt visas rezolūcijas vai tikai tiešā pārvaldnieka izšķirtspēju atkarībā no tā konfigurācijas. Visi lietotāji automātiski saņem dokumentus izpildei saskaņā ar pārvaldnieka lēmumu.

Lietotāji var strādāt ar elektroniskiem dokumentu attēliem vai ar dokumentiem, bet var saglabāt papīra dokumentu paralēlo kustību.

2007 Jauns-Standards pirmsskolas izglītības jomā - GOST R ISO 15489-1-2007 „Informācijas, bibliotēku un izdevējdarbības standartu sistēma. Dokumentu parvaldība. Visparigas prasības"Standarda 9.8. punkts nosaka visparigie principi dokumentu kontroles organizēšana - dokumentu aprites un izmantošanas kontrole.

Kontrolliert Veidi

Saskaņā ar GOST R ISO 15489-1-2007 dokumentu pārvaldības sistēmā ir jākontrolē to kustība un lietošana, lai nodrošinātu dokumentu meklēšanu, novērstu to nozaudēšanas gadījumus, identificētu obligāto darbību neievērošanas gadījumus, uzraudzītu dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošanu, lai saglabātu un aizsargātu tajā ietverto informāciju, kā arī lai saglabātu ar dokumentiem veikto darbību uzskaiti.

GOST R ISO 15489-1-2007

Darbibas-Kontrolle dokumentu pārvaldības sistēmā to izmanto procesiem (operācijām), kuros darbības ir ierobežotas ar organizācijas vai organizācijas noteiktiem laika rāmjiem. Darbības kontroli var efektīvi piemērot tikai tad, ja dokuments ir reģistrēts dokumentu vadības sistēmā pirms tā nosūtīšanas izpildītājiem.

Dokumentu atrašanās vietas kontrole tiek veikta gadījumos, kad darbiniekiem tiek izsniegts dokuments lietošanai darbā, tiek izņemts no sistēmas iznīcināšanai vai nodošanai arhīva glabāšanā. Atrašanās vietas kontroles gaitā tiek izsekoti fakti par dokumentu izsniegšanu darbiniekiem, to pārvietošanu starp darbiniekiem vai nodaļām, dokumenta pārvietošanas datumi un dokumentu atgriešana to atrašanās vietā vai glabāšan

Mūsu tradicionālajā DOW sistēmā tiek izmantotas abas kontroles vīzijas. Dokumentu noformēšanas procesā tam ir īpaša nozīme dokumenta izpildes control, kas saskaņā ar GOST R ISO 15489-1-2007

Dokumentu izpildes uzraudzības sistēma ļauj nodrošināt savlaicīgu un kvalitatīvu dokumentos ietverto norādījumu izpildi, iegūt analītisko informāciju, kas nepieciešama struktūrvienību un atsevišķķu ķildītāju.

Dokumentu izpildes kontroles regulējums instrukcijas DOW

Galvenais normatīvais dokuments, kas regulē dokumentu izpildes kontroles organizēšanu organizācijā, ir instrukcija par dokumentācijas atbalsts Vadiba (DOE). Instrukcijas parasti atspoguļo nākamie jautājumi:

Kas kontrolē dokumentu noformēšanu organizācijā;

Kādi dokumenti tiek pakļauti kontrolei;

Dokumentu noformēšanas kontroles posmi;

Dokumentu noformēšanas termiņi;

Kontrolei nepieciešamā datu masīva veidošana un izmantošana;

Kontroles datu atspoguļošana reģistrācijas un kontroles veidlapās;

dokumentu noformēšanas kontrole (kontroles uzlikšana, dokumentu izpildes gaitas pārbaude, izpildes termiņa pagarināšana, dokumenta izņemšana no kontroles);

galvenie darba posmi ar izpildītājiem (izpildes gaitas pārbaude, atgādinājumi par tuvojošos termiņu utt.);

datu vispārināšana un analīze par dokumentu izpildes kontroles rezultātiem;

organizācijas vadības informēšana par kontroles rezultātiem un izpildes disciplīnu.

Šī darba organizācija un tā rezultāti, kas neapšaubāmi ietekmēs visu organizācijas darbību, ir atkarīgi no tā, cik detalizēta un pilnīga dokumentu izpildes kontroles sistēma ir aprakstīta instrukcijas DOW.

PARdokumentu izpildes kontroles galvenie uzdevumi

Normative dokumenti, kas reglamentētu dokumentu noformēšanas uzraudzības kārtību un tās tehnoloģiju, šobrīd nav pieejama. Tipiska-Anweisung biroja darbs iekšā föderale Strukturen izpildvara, apstiprināts ar Kultūras ministrijas 2005.gada 8.novembra rīkojumu Nr.536, satur tikai vispārīgie notikumi par dokumentu noformēšanas kontroli.

Uns Federalais limenis izpildes-Organisation pieņemtajiem lēmumiem un kontroli p.r zu izpildi, t.sk. pilsoņu pārsūdzību izpildes uzraudzība ir atspoguļota šādos dokumentos:

● Valdības regulējums Krievijas Federacija(apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 2004. gada 1. jūnija dekrētu Nr. 260);

● federālo izpildvaras iestāžu mijiedarbības standarta regulējums (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības dekrētu Nr. 30, datēts ar 2005. gada 19. janvāri);

● Standarta regulēšana iekšēja Organisation federālās izpildinstitūcijas (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 2005. gada 28. jūlija dekrētu Nr. 452).

Tomēr šie dokumenti Organizerriskās bāzes norādījumu izpildes uzraudzība un atsevišķos gadījumos norādījumu izpildes standarta termiņi. Kas attiecas uz dokumentu noformēšanas uzraudzības tehnoloģiju, šis jautājums noteikumos netika atspoguļots.

Šī raksta mērķis ir aplūkot gan organizatoriskos jautājumus, gan jautājumus, kas saistīti ar DOW dienesta veikto dokumentu izpildes uzraudzības tehnoloģiju. Tā kā DOW pakalpojums uzrauga dokumentu izpildes laiku, galvenie dokumentu izpildes uzraudzības uzdevumi ir:

● izpildes gaitas izsekošana un informācijas ierakstīšana par ienākošo, izejošo un faktisko izpildi iekšējie dokumenti, kā arī mutiskiem vadības rīkojumiem;

● datu vispārināšana par dokumentu noformēšanas gaitu un tās rezultātiem, nododot šo informāciju iestādes vadībai;

● priekšlikumu izstrāde darba ar dokumentiem organizācijas pilnveidošanai iestādē un izpildes disciplīnas uzlabošanai.

Darbinieka, kurš kontrolē dokumentu noformēšanu, pienākumiem, tiesībām un pienākumiem jābūt fiksētiem amata aprakstā.

Dokumentu noformēšanas noteikumi

Tiek kontrolēti dokumenti, kas satur norādījumus, kas jāizpilda noteiktajā termiņā. Dokumentu noformēšanas noteikumi var būt tipiski un individuāli.

Tipiski-Termini kas notikti ar likumu vai citiem notikumiem tiesibu akti. Tipisko dokumentu izpildes termiņu saraksts jāievieto organizācijas DOW instrukcijas. Tipisko dokumenta noformēšanas termiņu nevar mainīt.

Individuelle Noteikumi dokumentu noformēšana ir norādīta dokumenta vai vadītāja rezolūcijas tekstā. Individuelle dokumenta izpildes termiņu var mainīt tikai pārvaldnieks, kurš to noteicis. Mātes organizācijai, organizācijai - dokumenta autoram un augstākajām regulējošām iestādēm atbilstoši savai kompetencei ir tiesības apturēt vai atcelt dokumenta izpildi.

Dokumentu noformēšanas terminus aprēķina kalendārajās dienās:

● iekšējais - keine dokumenta parakstīšanas (apstiprināšanas) dienas;

● saņemti no citām organizācijām – nein zu saņemšanas dienas;

● pilsoņu aicinājumi saskaņā ar Federalais likums 02.05.2006. Nr.59-FZ „Par Krievijas Federācijas pilsoņu pieteikumu izskatīšanas kārtību“, - no pieteikuma reģistrācijas dienas.

Federālajās izpildinstitūcijās dokumentu izpildes termiņš, kas saņemts no augstākās iestādes valsts iestāde, tiek aprēķināta no dokumenta parakstīšanas vai apstiprināšanas dienas.

Standarta instrukcija par biroja darbu federālajās izpildinstitūcijās (8.1.5. punkts), kas apstiprināta ar Kultūras ministrijas 2005.gada 8.novembra rīkojumu Nr.536, nosaka: ja iekrīt dokumenta noformēšanas termiņa die. brīvdienā, tad dokumentam jābūt noformētam ne vēlāk kā darba dienā pirms brīvdienas.

Dokumentu noformēšanas termiņus nosaka vadītājs, pieņemot lēmumu, pamatojoties uz dokumentu nosūtošās organizācijas noteikto termiņu vai termiņiem. notikts ar likumu. Tipisko dokumentu noformēšanas termiņu organizācijas vadītājs var mainīt tikai tā samazināšanas virzienā.

Saņemtajā dokumentā var norādīt paredzamo atbildes saņemšanas termiņu. Šajā gadījumā vadītājs, izdodot lēmumu, nosaka termiņu, kas sakrīt ar tekstā norādīto termiņu vai 1-2 dienas agrāk par šo termiņu. Palielināt termiņu var tikai tad, ja dokuments organizācijā nonācis novēloti un līdz dokumentā norādītajam termiņam atlikušais laiks nav pietiekams pilnas atbildes sagatavošanai, ja dokuments nav saņemts no augstācijas organizākas.

IN atsevišķi gadījumi pieļaujama dokumenta noformēšanas termiņa pagarināšana. Dokumenta noformēšanas termiņš var tikt pagarināts izpildvaras vai iestāde, kas noteikusi termiņu. Documenta noformēšanas termiņa pagarināšanai jābūt pamatotai (par to ir atbildīgs izpildītājs).

Tikai augstākām iestādēm vai organizācijai – dokumenta autoram ir tiesības apturēt dokumentu noformēšanu, kā arī to atcelt.

Dokumentu izpildes kontroles posmi

Dokumentu izpildes kontrole tiek veikta vairākos posmos:

Dokumentu izraksts kontrolei;

Dokumentu nodošanas izpildītājiem savlaicīguma pārbaude;

Izpildes gaitas iepriekšēja pārbaude un regulēšana;

Dokumenta izņemšana no kontroles;

Noformētā dokumenta nosūtīšana uz lietu;

Dokumentu izpildes kontroles rezultātu uzskaite, vispārināšana un analīze;

Vadības informēšana par dokumentu noformēšanas gaitu un rezultātiem.

■ Novietojot dokumentu kontrolei dokumenta augšējā laukā labajā pusē tiek veikta kontroles atzīme (parasti ar zīmogu). Daudzas organizācijas šajā piezīmē iekļauj norādi par izpildes datumu.

Kontrolei tiek nodoti tikai reģistrēti dokumenti.

Dokumentu izpildes kontroli var veikt, izmantojot automatizētu informācijas sistēmu (datu bāzi), elektroniskais žurnals(Excel izklājlapas), ko izmanto vienlaikus reģistrācijai un kontrolei, vai reģistrācijas un kontroles kartēm (RCC), kas veido kontroles un atsauces failu. Dokumentu noformēšanas kontrole pēc žurnāla uz papīra (ienākošo dokumentu reģistrācijas žurnāls) ir ļoti laikietilpīgs un neefektīvs uzdevums.

Lai kontrolētu dokumentu noformēšanu, informācija par dokumentu tiek ievadīta reģistrācijas veidlapā (datubāze, žurnāls, RKK). Minimālais šādu datu saraksts ir norādīts zemāk (1. piemērs).

	Organizācijas, struktūrvienības vai amatpersonas nosaukums - dokumenta autors. Pārraugot pilsoņu aicinājumu izpildi, tie ir: pilsoņa vārds, uzvārds, uzvārds un viņa adrese. Ja nosūtītais dokuments tiek pakļauts kontrolei, tiek ierakstīts organizācijas, struktūrvienības vai amatpersonas - korespondenta nosaukums.
2. Dokumenta veida nosaukums	To aizpilda atbilstoši kontrolējamā dokumenta veida nosaukumam.
3. Documenta-Daten	Tiek fiksēts organizācijas - dokumenta autora - dokumentam piešķirtais datums.
4. Dokumenta reģistrācijas numurs	Eltern reģistrācijas numurs organizācijas piešķirts dokuments - dokumenta autors.
5. Daten von Saņemšanas	Tas tiek pārsūtīts uz kontroles veidlapu no dokumenta saņemšanas atzīmes (reģistrācijas zīmogs).
6. Kvits reģistrācijas numurs	Numurs, kas piešķirts dokumentam pēc organizācijas saņemšanas, tiek pārsūtīts uz kontroles veidlapu no atzīmes par dokumenta saņemšanu (reģistrācijas zīmogs).
7. Teksta nosaukums ( kopsavilkums Unterlagen)	Pārnests no documenta; ja tā nav, to formulē darbinieks, kurš kontrolē dokumenta izpildi. Īsu saturu var rakstīt atslēgvārdos.
8. Izškirtspēja	Tiek nodots rīkojuma saturs, izpildītājs (izpildītāji), rezolūcijas autors un datums.
9. Terminiņš	Ir piestiprināts rezolūcijā ietvertais datums. Reģistrējot nosūtāmo dokumentu, var tikt fiksēts gaidāmās atbildes datums.
10. Atzīme uz dokumenta noformēšanas	Tiek pārsūtīts izveidotā dokumenta reģistrācijas numurs un datums, saite uz saņemtā dokumenta reģistrācijas numuru un datumu vai īss ieraksts jautājuma atrisināšanai butiba.
11. Lietas numurs	Lietas numurs tiek nodots saskaņā ar tās struktūrvienības lietu nomenklatūru, kurā ievietots noformētais dokuments.

Veicot kontroli ar RSC palīdzību, jāpatur prātā, ka šajā gadījumā būs nepieciešami divi kartes eksemplāri: viens pirmsskolas izglītības iestādes dienestam, otrs darbuzņēmēja struktūrvienībai. Kartes otrais eksemplārs tiks izmantots, lai kontrolētu dokumenta izpildi nodaļā. Tātad pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanā organizācijai tiek veidota vispārējā kontroles un uzziņu kartotēka, struktūrvienībā - struktūrvienības kontroles un uzziņu kartotēka. Ja organizācijai ir lokālais tīkls, kartes elektronisko versiju visērtāk ir nosūtīt pa e-pastu tieši izpildītājam un struktūrvienības sekretāram (kontrolei).

Vereinigt Wiener Form RKK nav izveidota, taču, tā kā ir noteikts dokumentu kontrolei nepieciešamās informācijas saraksts par dokumentu, katra organizācija var izstrādāt savu RKK.

No RKK tiek veidots kontroles scheitert, kurā ir divas sadaļas: „Kontrolētais masīvs“ un „Izpildītie dokumenti“.

Pirmajā sadaļā RCM sakārtoti atbilstoši termiņiem no mēneša 1. līdz 31. datumam. Dokumentu kartītes tiek ievietotas papildu šūnā, kuras termiņš pienāks nākammēnes. Katra mēneša sākumā tiek sakārtotas tā mēneša dokumentu kartes atbilstoši to noformēšanas datumam.

Kontrolēt iniciatīvas izejošos dokumentus, uz kuriem ir paredzēts atbildēt līdz noteiktam datumam vai īpaši svarigi dokumenti var izmantot atsevišķas kartes un attiecīgi izveidot atsevišķu vadības sadaļas šūnu. Izejošajam dokumentam (kad, kam nosūtīts, izejošais numurs, kopsavilkums, atbildes saņemšanas termiņš) tiek aizpildīta atsevišķa karte. Šajā sadaļā RKK dokumentu skapjus vēlams sakārtot atbilstoši paredzamajiem atbildes saņemšanas datumiem.

Dokumentu noformēšanas laikā veidojas kartotēkas otrā sadaļa "Izpildītie dokumenti". Noformēto dokumentu RKK tiek ievietoti tajā (tas ir, pēc dokumenta noformēšanas un nodošanas lietā). Šo kartotēkas sadaļu var veidot uz jebkura darbam ērta pamata, ņemot vērā organizācijas specifiku: pēc korespondentiem, dokumentu veidiem, izpildvienībām utt.

■ Organizējot kontroli, svarīgi, lai darbuzņēmējs dokumentu saņemtu laikus, jo kontrole pār dokumenta izpildi sākas no brīža, kad tas tiek pakļauts kontrolei. Lai kontroles dienests būtu pārliecināts, ka dokuments ir nodots izpildītājam, tam jāparakstās par dokumenta saņemšanu RKK, kas paredzēts kontroles lietai. Lai to izdarītu, darbinieks, kurš ir atbildīgs par dokumentu nodošanu darbuzņēmējiem, nosūta darbuzņēmējam dokumentu ar diviem RKK eksemplāriem; viens eksemplārs paliek apakšnodaļā, otrs (kontroles dienesta eksemplārs) ar izpildītāja parakstu tiek atdots kontroles dienestam un ievietots kontroles lietas pirmajā sadaļā. Ja dokuments tiek nodots darbuzņēmējam formā Elektronik fällt aus izmantojot lokālo korporatīvo tīklu, vajadzētu būt iespējai nosūtīt lasīšanas paziņojumu DOW pakalpojumam. Šāda paziņojuma saņemšana nozīmēs, ka darbuzņēmējs ir saņēmis dokumentu.

Ja dokumentu noformē vairākas struktūrvienības, dokumenta oriģināls tiek nosūtīts atbildīgajam izpildītājam, pārējie izpildītāji saņem dokumenta kopijas.

Divi RKK eksemplāri tiek nosūtīti padotības organizācijai kopā ar dokumentu izpildei. Pēc izpildes tiek atdots viens kartes eksemplārs, norādot izpildes datumu un saturu.

■ Visā izpildes laikā DOW dienests regulāri pārbauda dokumenta izpildes gaitu. Ar īsiem izpildes termiņiem 3–5 dienas pirms izpildes DOW dienests atgādina izpildītājiem par dokumenta izpildes termiņa tuvošanos. Atgādinājumu var sniegt pa tālruni vai rakstiskas ziņas veidā (2. piemērs). Varat izmantot e-pastu, lai nosūtītu atgādinājumus.

Standarta instrukcija par biroja darbu federālajās izpildinstitūcijās nosaka dokumentu noformēšanas gaitas pārbaudes kārtību ar gariem izpildes termiņiem (iepriekšēja kontrole):

uzdevumi turpmakajos gados- vismaz reizi gada;

uzdevumus kārtējā gada nākamajiem mēnešiem - ne retāk kā reizi mēnesī;

kārtējā mēneša uzdevumi - ik pēc 10 dienām un 5 dienas pirms termiņa.

Visi atgādinājumi izpildītājiem un informācija par tiem tiek ierakstīti reģistrācijas un kontroles veidlapā.

Ja nepieciešams mainīt dokumenta noformēšanas termiņu, atbildīgais izpildītājs ne vēlāk kā 3 dokumenta noformēšanai, norādot plānoto dokumenta noformēšanas termiņu. Pretējā gadījumā dokuments tiks uzskatīts par neizpildītu.

Amatpersona vai institūcija, kas noteikusi šo termiņu, var pagarināt dokumenta noformēšanas termiņu.

Par visiem dokumentu noformēšanas termiņa maiņas gadījumiem atbildīgais izpildītājs savlaicīgi informē pirmsskolas izglītības iestādes dienestu, lai veiktu izmaiņas reģistrācijas un kontroles veidlapā ( Jauns-Begriffe, izmaiņu datums, pamats).

Dokuments uzskatāms par izpildītu, kad tajā izvirzītie uzdevumi ir atrisināti un korespondentam sniegta atbilde pēc būtības. Ja izpildījums netika dokumentēts, tad informācija par izpildījuma būtību tiek ierakstīta ienākošajā dokumentā un ievadīta reģistrācijas un kontroles veidlapā.

■ Pēc izpildes dokumenti tiek izņemti no kontroles. Dokumenta kopija tiek apzīmogota ar atzīmi par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu, tajā skaitā:

Atzīmējiet „Biznesā“;

Lietas numurs, kurā tiks glabāts Dokumente;

Līgumslēdzēja vai tās struktūrvienības vadītāja paraksts, kurā dokuments noformēts.

Reģistrācijas un kontroles veidlapā tiek ievadīta arī informācija par izpildi, izpildi apstiprinošās personas (atbildīgā izpildītāja) paraksts un datums. Ja kontrole tika veikta ar RSC palīdzību, noformētā dokumenta karte tiek pārvietota uz kartotēkas otro sadaļu.

Ja DOW dienests konstatē, ka saturs, forma un izpildes kārtība nettbilda uzdevumam, tam ir tiesības atgriezt dokumentu pārskatīšanai, nepagarinot izpildes termiņus, pat ja atbildes dokumentu jau ir parakstījis vadītājs. Konfliktsituācijā jautājumu par atcelšanu no kontroles izlemj vadītājs, kurš noteica dokumenta noformēšanas termiņu, vai organizācijas vadītājs.

■ Noformētā dokumenta kopiju iievieto lietā atbilstoši izpildes atzīmei. Ja organizācija saņēmusi vēstuli (no organizācijas vai Einzelpersonen), ienākošais dokuments un atbildes dokuments tiek iievietoti vienā failā līdz atbildes datumam un veido vienotu dokumentu kopumu.

■ DOW pakalpojums apkopo un sistematizē datus par dokumentu noformēšanas gaitu un rezultātiem, parasti reizi mēnesī un gada beigās. Dati par kontroles rezultātiem tiek iesniegti organizācijas vadītājam un katrai struktūrvienībai.

Izpildes kontroles datiem jāsatur informācija par dokumentu ieviešanas gaitu un termiņiem, tie ir atgriezeniskās saites līdzeklis (izpildītājs - vadītājs) un ir nepieciešami izpildes disciplīnas uzlabošanai.

Lai apkopotu kontroles datus, mēs izmantojam dazadas Formen kopsavilkumi (atsauces, atskaites). Kopsavilkums (sertifikāts, ziņojums) var saturēt datus par organizāciju kopumā, par atsevišķām nodaļām, izpildītājiem utt. (3., 4. piemēri).

3. Piemer

KOPSAVILKUMS

par dokumentu noformēšanu uz _________________________________

KOPSAVILKUMS

dokumenti, kas noformēti (apakšnodaļas nosaukums un indekss)

nein _________________________________

Piezime. Sadaļā aizpilda 5.-7. weh.

Dokumentu izpildes uzraudzības gaitas un rezultātu apkopojumus paraksta organizācijas DOW dienesta vadītājs.

■ Dati par kontroles gaitu un rezultātiem, kas apkopoti atskaitēs, tiek iesniegti organizācijas vadībai. Lai analizētu izpildes disciplīnu pa departureamentiem un pieņemtu lēmumus par darba ar dokumentiem uzlabošanu, vadībai ir nepieciešami ziņojumi, kas norāda:

Kopējais izpildāmo dokumentu skaits;

Laikā noformēto dokumentu skaits (%);

Neizpildīto vai virs termiņa noformēto dokumentu skaits (%);

Dokumentu noformēšanas kavēšanās iemesli.

Pamatojoties uz šo datu analīzi, vadība veic pasākumus, lai uzlabotu darbības disciplīnu, paātrinātu organizācijas darbplūsmu un uzlabotu vispārējo darba ar dokumentiem kultūru.

V.F. Jankova, Ph.D. ist. zinatnes, vad. VNIIDAD vadības dokumentācijas atbalsta nodaļa

Pastav divu veidu-Kontrolle par dokumentu noformēšanu:

1) kontroli pēc jautājuma risinājuma pēc būtības,

2) Endkontrolle.

Ļoti bieži organizācija aprobežojas ar vienu kontroles veidu, piemēram, kontroli pār dokumentu noformēšanas laiku vai lēmuma pareizību, t.i. kontrole tiek veikta nevis visā vadības procesā, bet tikai tā beigu posmā. Organizācija var sasniegt vēlamos rezultātus, tikai izmantojot visu veidu kontroles kombinācijā.

1) Dokumenta izpildes kontrole pēc būtības- tas ir novērtējums, cik pareizi, veiksmīgi un pilnībā tiek atrisināts tajā izvirzītais jautājums. Šādu kontroli veic iestādes vadītāji, struktūrvienību vadītāji, kā arī viņu pilnvarotas personas, piemēram, vadītāju palīgi (recenzenti), kuratori u.c. Visu rangu vadītāji veic kontroli pilnā savu pilnvaru apjomā, parasti pārbaudot vispārējo darba stāvokli, tā izpildes kvalitāti, risināmo vadības uzdevumu būtību, vienlaikus paļaujoties uz sava aparāta speciālistiem.

Vadības aparāta speciālisti ir atbildīgi par pareizu un savlaicīgu lēmumu pieņemšanu visos dokumentā izvirzītajos jautājumos, šo lēmumu faktisku un pilnīgu izpildi. Attiecības starp izpildītājiem un vadītāju var būt sarežģītākas, piemēram, struktūrvienības vadītājs var būt izpildītājs attiecībā uz organizācijas vadību un kontrolieris attiecīsā pret sava.

2) Endkontrolle (Terminkontrolle) visu kategoriju organizatoriskie un administratīvie dokumenti ir koncentrēti pirmsskolas izglītības iestādes dienestā, un to birojā uztur kontroles grupas darbinieki, inspekcija pie vadītāja, sekretariāts, pilsoņu vēstuļu (sūdzību) nodaļa, struktūrvienībās - sekretāri, inspektori vai par dokumentu noformēšanu atbildīgās personas. Ar citām dokumentācijas sistēmām saistīto dokumentu noformēšanas termiņa kontrole (plānošana, piegāde u.c.) tiek uzdota attiecīgo funkcionālo struktūrvienību tehniskajiem darbiniekiem.

Laika kontroles sistēmas galvenie uzdevumi izpilddokumenti ir šādi:

iegaumēt visus kontrolētos dokumentus, instrukcijas, instrukcijas, uzdevumus, darbības, vadības lēmumi un atcerēties tos līdz izrādes beigām;

koriģē glabājamās kontrolētās informācijas masīvu, mainot termiņus, ar dokumentu strādājošo speciālistu sastāvu un dokumenta kustību darba procesā ar to;

Informēt dokumentācijas dienesta vadītājus, speciālistus un darbiniekus par dokumentu noformēšanas stāvokli un gaitu, pēc pieprasījuma veikt operatīvu informācijas meklēšanu par dokumentiem;

Atgādināt vadītājiem, speciālistiem un kontroles nodaļām par neizpildītiem dokumentiem un instrukcijām;

Fiksēt kontrolēto dokumentu noformēšanas vai neizpildīšanas faktus;

· analizēt izpilddisciplīnas līmeni iestādē kopumā, struktūrvienības, speciālistus, dokumentu veidus un citus aspektus.

Kontroles priekšmets iekšā Verwaltungsunterlagen un koleģiālo institūciju lēmumus apkalpo nevis paši dokumenti, bet gan tajos ietvertie uzdevumi un uzdevumi. Ar uzdevumu vai norīkojumu saprot konkrētu un pilnīgu priekšrakstu, dokumenta tekstā (punktā, apakšpunktā, rindkopā) norādītu notikumu, kas adresēts konkrētam izpildītājam (izpildītājiem) un ir noteškurami. Uzdevums (kārtība) arī ir ordentlichņemama sastāvdaļa rezolūcija, ko vadītājs raksta uz dokumenta.

Ideālā gadījumā visu dokumentu noformēšana būtu Jākontrolē, tomēr Šīs Darbības Sarežģītība un dokumentārās informācijas nevienlīdzīgācikta. , un izpildes kontrolei pakļautie dokumenti.

Kontrolējamo dokumentu sarakstu sastāda brīvā formā un apstiprina vadītājs pēc dokumentu pārvaldības dienesta priekšlikuma, piedaloties organizācijas juridiskajam dienestam. Obligātai kontrolei pakļauto dokumentu sarakstā, kā arī lēmējinstitūciju un augstāko institūciju dokumentiem un pašas organizācijas administratīvajiem dokumentiem ir iekļauti svarīgi konkrēti šai vadības sistēmai raksturarīgi svarīgi konkrēti šai vadības sistēmai raksturarīgi dokumenti

Pakļauts obligātajai kontrolei visi reģistrētie dokumenti, kuros nepieciešams pieņemt lēmumu un/vai veikt noteiktas vadības darbības, noformēt atbildes vai cita dokumenta, veikt izmaiņas normatīvajos, instrukcijas, plānošanas un citos dokumentos :

· visi bez izņēmuma Krievijas Federācijas prezidenta rīkojumi, ieskaitot tos, kas ietverti dekrētos un rīkojumos;

visi Krievijas Federācijas valdības lēmumi un rīkojumi;

vis biroja dokumenti ar nodaļas (federācijas subjekta) vadības starpniecību;

Deputatu pieprasjumi

organizatoriskie Dokumente;

Koleģiālo pārvaldes institūciju lēmumi;

Ziņojumu, priekšlikumu, secinājumu prezentēšana;

pilsoņu priekšlikumi, paziņojumi un sūdzības;

Proaktivi izejošie e-pasta ziņojumi.

Tiek kontrolēts arī vadītāju un speciālistu iepazīšanas process un termiņi ar lietošanai darbā nosūtītajiem dokumentiem (pavēlēm, instrukcijām utt.).

Populārāko kontrolēto dokumentu kategoriju sastāvs, norādot tipiskos to noformēšanas vai sniegšanas termiņus, ir fiksēts īpašā sarakstā, kas iekļauts iestādes darbības dokumentārā nodrošinājuma instrukcijas pielikumā un Dokumentārā nodrošinājuma instrukcijas pielikumā un Dokumentārā nodrošinājuma instrukcijas pielikumā un Dokumentārā nodrošinājuma instrukcijas pielikumā un Dokumentārā . Lielajās organizācijās sarakstā iekļautos dokumentus dažkārt iedala vairākos kontroles līmeņos: obligātajā kontrolē un vienkāršā kontrolē.

Izmantojot tradicionālo kontroles tehnoloģiju, sarakstā parasti ir 30–40% dokumentu, kuriem nepieciešama individuāla izpildes gaitas uzraudzība, jo šajā režīmā nav iespējams kontrolēt visus dokumentus. Līdz ar to parādījās jēdzieni „selektīvā kontrole“ un „totālā kontrole“.

Pēc iestādes vai struktūrvienības vadības norādījuma var tikt pakļauts jebkuram sarakstā neiekļautajam dokumentam, dokumenta atsevišķām rindkopām, mutiskiem un rakstiskiem vadības norādījumiem. Nepieciešamības gadījumā ir atļauts kontrolēt arī vadītāju un speciālistu pastāvīgos uzdevumus, kas noteikti darba planos, darba programmās, organizatorisko un tehnisko pasākumu plānos un citos līdzīgos dokumentos.

IN Endkontrolle piešcirt Sadus veidus Kontrolle:

1) strava,

2) brīdinājums,

3) Finale.

1) Stravas-Steuerung ietver ikdienas dokumentu noformēšanas gaitas pārbaudi, kuras termiņš beidzas šodien. To veic, katru dienu pārbaudot dokumenta gaitu un atgādinot izpildītājam par termiņa beigšanos un nepieciešamību pabeigt darbu pie dokumenta. Atbildīgs par izpildes uzraudzību katru dienu, parasti dienas sākumā, identificē un sastāda to dokumentu sarakstu, kuru derīguma termiņš beidzas šodien.

Šāda kontrole bieži tiek saukta par kontroli pār rīkojumu izpildi. Kārtējās kontroles mērķi ir veicināt savlaicīgu un kvalitatīvu instrukciju izpildi, sniegt analītisko informāciju, kas nepieciešama struktūrvienību, nozaru, konkrētu darbinieku darbības izvērtēšanai. Strāvas kontrole palīdz plānot dienas darbus. Tas uzreiz parāda, kādas lietas šodien jāpabeidz (jautājuma risināšana sapulcē, dokumenta parakstīšana, faksa nosūtīšana utt.).

2) Präventionskontrolle atšķiras no esošās ar to, ka tiek veikta pēc dokumentiem, kuru termiņš beidzas pēc 2-3 dienām, un līdz ar to darbiniekam dod iespēju un laiku problēmas risināšanai. Kontroles forma ir ļoti svariga. Tam jābūt vērstam uz palīdzību darbiniekiem viņu darba organizēšanā, nevis uz trūkumu konstatēšanu; par vēlmi palīdzēt, atgādināt, nevis notiesāt. Tas nodrošina vislielāko kontroles pakalpojuma efektivitāti.

Kontroles dienesta darbinieka competence, neaizstājamība izpaužas prasmīgā darba izpildes pārbaudē. prasmē taktiski, bez aizvainojumiem atgādināt, ka dokuments ir jānoformē laikā, ka visu organizācijas darbību veiksme ir atkarīga no savlaicīgas jautājuma risināšanas.

Ja darbuzņēmējam saņemot dokumentu vai izpildes gaitā kļūst skaidrs, ka tas nav iespējams savlaicīga izpilde, tad par to jāziņo vadītājam, kura rezolūcija ir norādīta dokumentā. Viņam ir tiesības atlikt dokumenta izpildi. Šajā gadījumā pirmsskolas izglītības iestādes darbinieks reģistrācijas kartē ieraksta jaunu termiņu.

Termiņu pārcelšana jāveic ne vēlāk kā 1 dienu pirms atslēgas datuma beigām. Endstation atliksana atpakaļejoss datums nav atļauts un principā neiespējams automatizētajās sistēmās.

Dokumentiem ar ilgstošu (vairāku mēnešu) izpildes termiņu, piemēram, līgumiem, izpildes starpposmus var kontrolēt, ierakstot reģistrācijas kartītē informāciju par izpildes gaitu.

Bieži vien jautājuma risināšanai nepieciešams darbs pie vairāku izpildītāju dokumenta vai dokumentu saskaņošana ar vairākām nodaļām. Piemēram, līgums ir jāsaskaņo ar juridiskais pakalpojums ar grāmatvedību. Šādos gadījumos ir jākontrolē dokumenta ilgums pie katra izpildītāja. Nododot dokumentu, nodošanas facts obligāti tiek reģistrēts RKK. Ja ir dokumenti, kuriem beidzies derīguma termiņš, to sarakstu izdrukā tajā pašā dienā un ziņo vadītājam.

3) Galigais Kontrolle - tas ir analītisks darbs par izpildes disciplīnas vispārināšanu struktūrvienībās. Dokumentācijas dienests zu veic periodiski (nedēļu, mēnesi, ceturksni). Kontroles forma ir periodiska kopsavilkuma pārskatu iesniegšana par organizācijas dokumentiem. Galīgā kontrole obligātā kombinācijā ar profilaktisko kontroli ir efektīvs līdzeklis darbinieku disciplīnas uzlabošanai, stimulējošais faktors viņu darba aktivitātes izaugsmē. Iestādē nav pieļaujama tikai sekojoša dokumentu noformēšanas kontrole.

Izpildes nosacījumi var būt tipiski un individuāli. Sarakstā iekļautajiem dokumentiem ir standarta termiņi.

Tipisks dokumenta noformēšanas termiņš- dokumenta noformēšanas termiņš tiesibu akts. Ievērojamu skaitu tipisku izpildes termiņu nosaka augstāko valsts varas orgānu akti un valdības kontrolliert valstis, federācijas subjekti, centralālās, funkcionālās un nozaru valdības.

Piemēram, federālo izpildinstitūciju iekšējās organizācijas paraugnoteikumos, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 2005. gada 28. jūlija dekrētu Nr. 452, ir definēti šādi standarta noteikumi:

· Krievijas Federācijas prezidenta, premjerministra un valdības priekšsēdētāja vietnieka rīkojumi, kuros ir norāde „steidzami“, „nekavējoties“ (vai līdzīgi), ir izpildāmi 3 dienu laikā no rīkojuma parakstīšanas dienas. ;

· Krievijas Federācijas prezidenta, Ministru prezidenta un Ministru prezidenta biedra norādījumos ar atzīmi „nekavējoši“ ir paredzēts 10 dienu termiņš instrukcijas izpildei;

ja Krievijas Federācijas prezidenta, valdības priekšsēdētāja un valdības priekšsēdētāja vietnieka rīkojumā izpildes termiņš nav noteikts, tas ir izpildāms viena mēneša laikā no tā parakstīšanas dienas;

pieprasījumi, kas saņemti saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem no plkst tiesibaizsardzība federālā izpildinstitūcija izpilda pieprasījumā norādītajā termiņā un, ja termiņš nav noteikts, 30 dienu laikā;

Pilsoņu apelācijas izskata federālā izpildinstitūcija 30 dienu laikā no saņemšanas dienas. Apsvēršanas Perioden, ja nepieciešams rakstisks pieprasījums var pagarināt federālās izpildinstitūcijas vadītāja vietnieks, bet ne vairāk kā uz 30 dienām, informējot pieteikuma iesniedzēju un norādot pagarinājuma iemeslus.

Atseviski notikumi izpildes ir fiksētas GSDOU un darbojas arī kā standarta, piemēram:

Vēstules no uzņēmumiem (biedrībām), iestādēm, organizācijām - 10 Dienas;

· domstarpību-Protokolle: noformēšana un nosūtīšana 10 dienu laikā; izskatīšana 20 dienu laika utt.

Konkrētas organizācijas ietvaros standarta izpildes termiņus var noteikt arī tiem dokumentiem, kas nav uzskaitīti kontrolējamo dokumentu sarakstā un nav atspoguļoti likumos un nolikumos. notikumi(to izpildes termiņš nedrīkst pārsniegt 10 dienas). Pēc apstiprināšanas un iekļaušanas darba laika uzskaitē vai biroja darba instrukcijā tie kļūst raksturīgi arī visiem organizācijas darbiniekiem.

Einzelpersonen izpildes Daten- tas ir dokumenta izpildes termiņš, kas noteikts organizācijas organizatoriskajā un administratīvajā dokumentā vai rezolūcijā. Tas ir, atsevišķi termiņi jānorāda dokumenta vai rezolūcijas tekstā pēc saņemšanas ienākošais Dokumente tikai tad, ja šis perioden atšķiras no organizācijas vadības vai dokumenta autora noteiktā vai nav tipisko periodu sarakstā. Administratīvajos dokumentos un koleģiālo institūciju dokumentos izpildes termiņš tiek noteikts katrā punktā atsevišķi - atbilstoši uzdevumiem un norādījumiem.

Individuelle dokumenta izpildes termiņu nosaka vadītājs un fiksē to rezolūcijā. Tomēr šim periodam nevajadzētu būt ilgākam par tipisku šīs kategorijas dokumentu. Sarežģītie uzdevumi, kuriem nepieciešams ilgs izpildes laiks, tiek sadalīti izpildes posmos, lai pārbaudītu katra posma izpildi.

Termiņi tiek aprēķināti kalendārajās dienas. dienas no dienas, kad dokuments saņemts iestādē, pārējiem dokumentiem - no parakstīšanas vai apstiprināšanas dienas, ja dokumentā nav norādīts citādi.

Izmaiņas termiņā tiek veiktas tikai galvas virzienā šādā secībā:

tipveida noteikumi - pieņemot jaunu aktu;

individuāli - vadītāji, kas tos uzstādījuši.

Termiņu var pagarināt tikai organizācija vai amatpersona, kas to izveidojusi, vai augstāka vadība. Termiņa pagarinājums jāizsniedz rakstveidā uzreiz pēc dokumenta saņemšanas struktūrvienībā vai vismaz 2-3 dienas pirms termiņa beigām, ja darba procesā ar dokumentu tiek konstatēti iemesli, kas kavēro noteņa termi. Izpildes perioda pagarināšana ir ārkārtējs notikums, un tam jābūt pamatotam ar nopietniem apstākļiem. Kad termiņš tiek pagarināts, jautājums par nepieciešamās izmainas uzdevuma saturā un speciālistu sastāvā.

Ja dokumenta noformēšanas termiņu līdz tā reģistrācijas brīdim vai izskatīšanas gaitā nevar notikt, parasti to nosaka parbaudes laiks, kuras pielāgošana iespējama dokumenta noformēšanas laikā, piemēram, uzraugot izejošo dokumentu noformēšanu.

Dokumenta izņemšanu no kontroles veic vadītājs, kurš veicis kontroli, vai viņa uzdevumā pirmsskolas izglītības iestādes dienests, dokumenta izņemšanu no kontroles izdara ar atzīmi par dokumenta noformēūtoija un nos lieto2.

Dokuments tiek uzskatīts par aizpildītu un izņemts no kontroles pēc instrukciju faktiskas izpildes pēc būtības, dokumentēta izpildes apstiprinājuma un rezultātu paziņošanas ieinteresētajām organizācijām un personām vai arī tad, ja iesniegtajos materiālos par tā ieviešanu un izpildi nav sniegti papildu norādījumi. Materiāli netika atgriezti pārskatīšanai. 7 Dokumentu nodošana izpildei citiem darbiniekiem nav pamats viņu atcelšanai no kontroles vai izpildes termiņu pārcelšanai. Ja kontroles dienests konstatē, ka saturs, forma un izpildes kārtība nettbilst uzdevumam, tam jābūt tiesīgam atgriezt dokumentu pārskatīšanai, nepagarinot izpildes termiņus.

Dati par dokumentu izpildes kontroles gaitu un rezultātiem būtu jāņem vērā un periodiski jāapkopo, tas ir, jāanalizē. Parasti informācija par izpildes disciplīnas stāvokli tiek apkopota katru mēnesi un tiek sniegta kopsavilkumu veidā ar organizācijā noteiktu struktūru.

Balstoties uz analīzes rezultātiem, tiek izstrādāti un veikti pasākumi dokumentu noformēšanas paātrināšanai, izpildes disciplīnas kvalitātes uzlabošanai, kontroles un vadības organizācijas uzlabošanai kopumā. http://www.termika.ru/dou/enc/razd3/od10.html - 1#1

1.2. Dokumentu noformēšanas kontroles formas

Ir divas dokumentu izpildes kontroles formas (t.i., veikšanas metodes):

Manuāla terminu kartotēka (vai kontroles un uzziņu kartotēka);

Automatizēta sistēma dokumentu izpildes kontrolei.

Kontroles forma tiek izvēlēta, pamatojoties uz organizācijas iespējām, taču tagad biežāk tiek izmantota automatizētā vadība.

Uzraugot dokumentu noformēšanu, izmantojot laika kartes failu, tas ir, manuālajā režīmā, tiek izmantotas reģistrācijas kartes un failu kaste ar 32 pārvietojamiem (kartona vai plastmasas) sadalītājiem. Trīsdesmit viens atdalītājs norāda mēneša dienas, t.i. 31 Diena. Tajos tiek iievietotas reģistrācijas un kontrolkartes atbilstoši izpildes termiņiem, tas ir, katra karte tiek iievietota atdalītājā ar numuru, uz kura jānoformē dokuments. 32. separatoram viņi uzlika dokumentiem kartītes, kuru termiņš iekrīt nākamajā mēnesī. Mēneša pēdējās dienās (2-3 dienas iepriekš) šīs kartes tiks sakārtotas atbilstoši jaunā mēneša datumiem. Nokavētās kartes novieto pirms pirmā atdalītāja. Tie stāv šeit, līdz tiek norādīts jauns pagarinātais termiņš. Tādējādi pēc termiņa kartotēkas var viegli noskaidrot, kas kurā dienā būtu jādara.

Veicot dokumentu noformēšanas kontroli, par tās izpildi atbildīgais darbinieks no kartotēkas izņem kārtējās dienas uzdevumu kartes (kārtējā kontrole) un uzdevumu kartes, kuru derīguma termiņš beidzas pēc 5 dienām, kā un arī 20. kārtējais mēnesis (profilaktiskā kontrole) un pārbauda izpildes gaitu. Šajā gadījumā var būt personas aptauja, telefona aptauja utt. Saņemtā informācija par uzdevuma izpildes gaitu tiek ierakstīta reģistrācijas un kontroles kartes aizmugurē.

priekšēja puse

andere puse

1.attēls - Terminu faila reģistrācijas un kontroles kartes forma

Pēc dokumenta izņemšanas no kontroles reģistrācijas un kontroles karte tiek izņemta no terminu faila un pārsūtīta uz atsauces failu, jo tajā ir pilnīgāka informācija par dokumentu (dokumenta izpildes gaita un raksturs). Karte, kas atradās uzziņu skapjos, tiek izņemta un nepieciešamības gadījumā tiek izmantota citos uzziņu skapjos.

Šobrīd racionālākā ir automatizēta dokumentu noformēšanas kontrole, kas tiek veikta, izmantojot personālos datorus un specializētu Programmatur, kas ļauj automatiski saņemt visa veida kopsavilkumus un atskaites.

Jāpiebilst, ka dokumentu noformēšanas kontroles funkcija ir katrā Automatisierungssystem dokumentācijas pārvaldības atbalsts (ASDOU). Piemēram, biroja automatizācijas un elektronisko dokumentu pārvaldības sistēma "DELO-Enterprise", kas ietilpst "DELO" programmatūras produktu saimē, ļauj automatizēt dokumentu izpildes kontroli. Šajā sistēmā var kontrolēt gan rezolūciju izpildi, gan dokumenta izpildi kopumā. Kontroldokumenta reģistrācijas kartīte un pati izšķirtspēja ir izcelta ar atbilstošu vizuālo pazīmi. Tajā pašā laikā, par Kontrolldokumente un rezolūcijas, termiņi tiek automātiski izsekoti, kontrolēti dokumenti un dokumenti ar beidzies derīguma termiņš izpildi. Sistēma ļauj automātiski ģenerēt atgādinājumus izpildītājiem un atskaites par kontroles dokumentu izpildi. Turklāt "DELO-Enterprise" ļauj automātiski nosūtīt dokumentus izpildītājiem, un interfeiss šajā daļā ir veidots, pamatojoties uz tradicionālajiem jēdzieniem tā, lai lietotājs varētu saprast, ar kādiešā unkumentiem vid. izpildes vini ir. Dokumenti uz „darbvirsmas“ ir sagrupēti mapēs „Saņemtie“, „Izpildes laikā“, „Pārvaldībā“ utt.

Pilnu sistēmas „DELO-Enterprise“ funkcionalitātes aprakstu var atrast, noklikšķinot uz saites ar programmatūras produkta nosaukumu.

Saskaņā ar GOST R ISO 15489-1-2007 dokumentu pārvaldības sistēmā ir jākontrolē to kustība un lietošana, lai nodrošinātu dokumentu meklēšanu, novērstu to nozaudēšanas gadījumus, identificētu obligāto darbību neievērošanas gadījumus, uzraudzītu dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošanu, lai saglabātu un aizsargātu tajā ietverto informāciju, kā arī lai saglabātu ar dokumentiem veikto darbību uzskaiti.

GOST R ISO 15489-1-2007

Darbību kontrole dokumentu pārvaldības sistēmā tiek izmantota procesiem (operācijām), kuros darbības ir ierobežotas ar organizācijas vai organizācijas noteikto laika grafiku. Darbības kontroli var efektīvi piemērot tikai tad, ja dokuments ir reģistrēts dokumentu vadības sistēmā pirms tā nosūtīšanas izpildītājiem.

Dokumentu atrašanās vietas kontrole tiek veikta gadījumos, kad dokuments tiek izsniegts darbiniekiem lietošanai darbā, izņemts no sistēmas iznīcināšanai vai nodošanai arhīva glabāšanā. Atrašanās vietas kontroles gaitā tiek izsekoti fakti par dokumentu izsniegšanu darbiniekiem, to pārvietošanu starp darbiniekiem vai nodaļām, dokumenta pārvietošanas datumi un dokumentu atgriešana to atrašanās vietā vai glabāšan

Mūsu tradicionālajā DOW sistēmā tiek izmantotas abas kontroles vīzijas. Dokumentu noformēšanas procesā īpaša nozīme ir dokumentu izpildes kontrolei, kas saskaņā ar GOST R ISO 15489-1-2007 pēc laika parametriem.

Dokumentu izpildes kontroles sistēma ļauj nodrošināt savlaicīgu un kvalitatīvu dokumentos ietverto norādījumu izpildi, iegūt analītisko informāciju, kas nepieciešama struktūrvienību un atsevišķu izpildītā izpilju.

1.4. Dokumentu izpildes kontroles regulējums instrukcijas DOW

Galvenais normatīvais dokuments, kas regulē dokumentu izpildes kontroles organizēšanu organizācijā, ir instrukcija par vadības dokumentāro atbalstu (DOE). Norādījumi parasti attiecas uz šādām problēmām:

Kas kontrolē dokumentu noformēšanu organizācijā;

Kādi dokumenti tiek pakļauti kontrolei;

Dokumentu noformēšanas kontroles posmi;

Dokumentu noformēšanas termiņi;

Kontrolei nepieciešamā datu masīva veidošana un izmantošana;

Kontroles datu atspoguļošana reģistrācijas un kontroles veidlapās;

Kontroles saglabāšana pār dokumentu izpildi (kontroles uzlikšana, dokumentu izpildes gaitas pārbaude, izpildes termiņa pagarināšana, dokumenta izņemšana no kontroles);

Galvenie darba posmi ar izpildītājiem (izpildes gaitas pārbaude, atgādinājumi par tuvojošos termiņu utt.);

Datu vispārināšana un analīze par dokumentu izpildes kontroles rezultātiem;

Organizācijas vadības informēšana par kontroles rezultātiem un izpildes disciplīnu.

Šī darba organizācija un tā rezultāti, kas neapšaubāmi ietekmēs visu organizācijas darbību, ir atkarīgi no tā, cik detalizēta un pilnīga dokumentu izpildes kontroles sistēma ir aprakstīta instrukcijas DOW.

Šobrīd nav izstrādāti normatīvie dokumenti, kas reglamentētu dokumentu noformēšanas uzraudzības kārtību un tās tehnoloģiju. Standarta instrukcija par biroja darbu federālajās izpildinstitūcijās, kas apstiprināta ar Kultūras ministrijas 2005.gada 8.novembra rīkojumu Nr.536, satur tikai vispārīgus noteikumus par dokumentu noformēšanas kontroli.

Federālā līmenī tiek risināti jautājumi par pieņemto lēmumu izpildes organizēšanu un to izpildes uzraudzību, t.sk. kontrole pār pilsoņu pārsūdzību izpildi, ir atspoguļoti turpmākajos dokumentos.

Kontroles un reģistrācijas kartes piemērs

Baļķu piemēri

IENĀKOŠO DOKUMENTU REĢISTRĀCIJAS ŽURNĀLA FORMA

IZEJOŠO DOKUMENTU REĢISTRĀCIJAS ŽURNĀLA FORMA

IEKŠĒJO DOKUMENTU REĢISTRĀCIJAS ŽURNĀLA FORMA

Karten prieksuse

Kartes aizmugurējā puse

Dokumenti, kuriem nepieciešama izpilde, ir pakļauti kontrolei. Izpildes kontroles organizācijas galvenais mērķis ir nodrošināt savlaicīgu un kvalitatīvu dokumentu noformēšanu. Steuerveic:

Uzņēmumu vadītāji;

DOW-Dienst;

Atbildīgi izpildītāji.

Dokumentu noformēšanas termiņus aprēķina kalendārajās dienās no dokumenta parakstīšanas (apstiprināšanas) dienas, bet no citām organizācijām saņemtajiem dokumentiem - nein zu saņemšanas dienas. Dokumenta izpildes termiņš var būt standarta vai individuāls.

Tipiski dokumentu noformēšanas termiņus nosaka augstāko valsts varas un pārvaldes orgānu, kā arī centrālo, funkcionālo un nozaru institūciju akti likumu veidā.

Einzelpersonen dokumentu noformēšanas termiņus nosaka uzņēmuma vadītāji. Galīgais izpildes datums ir norādīts dokumenta tekstā vai vadītāja rezolūcijā.

Izmaiņas termiņā tiek veiktas tikai galvas virzienā šādā secībā:

a) standarta noteikumi - pieņemot jaunu tiesību aktu;

b) individuālie termiņi - ar vadītāja rīkojumu, kurš tos noteicis.

Dokumenta izpildes termiņa atlikšana pēc izpildītāja lūguma, kas pamatota ar klātbūtni labi iemesli, ko veic uzņēmuma vadītājs pēc būvuzņēmēja memoranda saņemšanas. Lēmums par termiņa pārcelšanu tiek atspoguļots vadītāja rezolūcijā un tiek pārcelts no rezolūcijas uz kontroles karti.

Izpildes rezultātus atzīmē reģistrācijas veidlapās un uz visvairāk izpildītā dokumenta (atzīme par izpildi un nosūtīšanu uz lietu).

Izpildes kontrole ietver:

Dokumentenkontrolle;

Dokumenta savlaicīgas piegades darbuzņēmējam pārbaude;

Izpildes gaitas pārbaude un regulēšana;

Dokumentu izpildes uzraudzības uzskaite un rezultātu apkopošana, vadītāja informēšana.

Parbauda progresu veic visos posmos līdz perioda beigām, piemēram, šādā secībā:

Uzdevumi nākamajiem gadiem - reizi ceturksnī;

Uzdevumi kārtējā gada nākamajiem mēnešiem - katru mēnesi;

Kārtējā mēneša uzdevumi - ik pēc desmit dienām, bet pēdējā dekādē - piecas dienas un trīs dienas pirms dokumenta derīguma termiņa beigām.

Kontrolējamo dokumentu kartītes (kontrolfails) sistematizētas atbilstoši dokumentu noformēšanas termiņiem, pa izpildītājiem, dokumentu grupām.

Kontroles dienests (sekretārs) veic šādas darbības:

Kontrolēto dokumentu lietas veidošana;

Kontrolējamā dokumenta kartes nosūtīšana izpildvienībai;

Noskaidrot iekšā strukturvienība izpildītāja uzvārds, vārds, uzvārds un tālruņa numurs;

Atgādinājums izpildes vienībai par termiņu;

Informācijas iegūšana par izpildes gaitu un rezultātiem;

Izpildes gaitas un rezultātu fiksēšana kontrolētā dokumenta kartītēs;

Regulāri informēt vadītājus par izpildes statusu un rezultātiem;

Ziņošana par dokumentu noformēšanas gaitu un rezultātiem operatīvajās sanāksmēs, koleģiālo institūciju sēdēs;

Dokumenta izņemšana no kontroles pēc vadītāju norādījuma;

Izpildīto dokumentu lietas veidošana.