Noteikumu 9.7.punkta nosacījumi ir par pamatu lietu nodošanai. Jo īpaši viņš konstatēja, kas ir tās tiesību pārņēmēja. Ko darīt, ja nav pēcteča? Tad pievērsīsimies Noteikumu 9.7.1.punktam: kad organizācija tiek likvidēta bez tiesību pārņēmēja, pastāvīgā glabāšanas termiņa dokumenti un dokumenti par personālu tiek nodoti augstākas organizācijas arhīvā. Ja ar lietu un mantas nodošanas komisijas lēmumu nav iespējams nodot dokumentus augstākai organizācijai ( likvidācijas komisija), saskaņojot ar attiecīgo arhīva pārvaldes iestādi, šie dokumenti tiek nodoti valsts arhīvā.

Noteikumi personāla dokumentu nodošanai organizācijas arhīvā

T-2); — darbinieku raksturojums; — konkursa komisijas vakanto amatu aizpildīšanai, personu (darbinieku) ievēlēšanai amatā dokumenti (izraksti no protokoliem, ziņojumi); - piemaksu par darba stāžu izmaksai stāža noteikšanas komisijas sēžu protokoli; - darbinieku saraksti; - grāmatvedības grāmatiņas (žurnāli, karten) darbinieku pieņemšanai, pārvietošanai (pārcelšanai), atlaišanai; - personas ieraksti, personas karten, darba ligumi(ligumi); – grāmatas (žurnāli, kartiņas) ierakstu izdošanai darba gramatas un ieliktni tiem; - nepieprasīti personas dokumenti (darba grāmatiņas, diplomi, sertifikāti u.c.); - Persönlichkeit konti Algen Darbinieku vai algu uzskaiti; - Darbojas nelaimes gadījumos. Turklāt arhīvs pieprasa papildu dokumentus, piemēram, sertifikātu par valsts reģistrācija, statūti, dibināšanas līgums u.c.

Personāla apkalpošanas lietu sagatavošana nodošanai organizācijas arhīvā

Personas lietas, ja tās tika nodotas no vienas organizācijas citai saistībā ar darbinieku pārcelšanu, tiek iekļautas tās organizācijas dokumentālajā (arhīva) fondā, kura tos saņēmusi. Atlaižamo darbinieku personas lietām var sastādīt atsevišķu inventarizāciju. Personāla lietas, kā likums, tiek sistematizētas hronoloģiski.
Lielu organizāciju arhīvos ar lielu darbinieku skaitu var izmantot strukturāli hronoloģisko personu lietu sistematizācijas principu. Katra gada ietvaros tiek sistematizētas lietas par personālu pēc svarīguma pakāpes - rīkojumi par uzņemšanu (uz izglītības iestādi u.c.), pārcelšanu, atlaišanu (beigas) izglītības iestāde uc), personas konti, saraksti, personāla dokumentu reģistri, cita reģistrācija grāmatvedības dokumenti, personīgās lietas, personīgās kartes.

Personāla dokumentu uzskaite un archivēšana

Cilvēkresursu nodaļas inspektore Zaiceva / A.I. Zaytseva/ Datums Numurus pirmajā ailē ieraksta vienā gadījuma ietvaros pēc bruto numerācijas. Otrajai ailei nepieciešamo dokumentu indeksu norāda saskaņā ar lietu nomenklatūru. Ja organizācijā lietu nomenklatūra nav sastādīta, kas komercorganizācijās notiekļoti bieži, šī aile būs jāatstāj tukša.

Aizpildot trešo kolonnu, jums jākonsultējas ar arhīvu: labāk norādīt tikai darba grāmatas izdošanas datumu vai pēdējos datumus, tas ir, no ierakstu sākuma līdz pēdēanajam ierakstaē, at kas fiksœ. Ailē "Documenta nosaukums" ieraksta tā faktisko nosaukumu un pilnu uzvārdu, vārdu un uzvārdu bijušais darbinieksģenitiva. Personām, kuras darba laikā organizācijā mainīja uzvārdu, kā galvenais tiek izmantots pēdējais uzvārds, ar kuru šis darbinieks atstāja šo uzņēmumu.

HR ierakstu pārvaldība: HR dokumentācijas glabāšanas un iznīcināšanas noteikumi

Nepieciešama lietu sagatavošana nodošanai specializētai arhīvu iestādei notiktas darbibas. Tātad saskaņā ar organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumiem, kas apstiprināti ar Federālo arhīvu kolēģijas 2002. gada 6. februāra lēmumu:

• katrs gadījums tiek veidots saskaņā ar nomenklatūru;
• lietas, kurās iekļauti dokumenti, kuru glabāšanas laiks pārsniedz 10 gadus, tiek kārtotas un numurētas;
• ja nepieciešams, tiek sastādītas iekšējās Inventar;
• katras lietas beigās ir pievienota sertifikācijas lapa;
• tiek noformēti lietu vāki;
• tiek sastādīts visu arhīvā nodoto lietu uzskaitījums.

Lietas, kas pabeigtas saskaņā ar visiem noteikumiem, tiek nodotas arhīva iestādei.

Personāla dokumentācijas nodošana arhīvā

Sākums Raksti Personāla dokumentācijas nodošana arhīvā Personāla dokumenti ieņem nozīmīgu vietu jebkuras organizācijas darbībā. Saskaņā ar likuma prasībām katram uzņēmumam ir jāizveido un jāglabā visi dokumenti, kas saistīti ar katra darbinieka darba darbību un viņa darba stāžu. Tāpat kā citiem dokumentiem, personāla dokumentācijai ir savs glabāšanas laiks, kā dēļ tā var uzkrāties lielos daudzumos ilgā laika periodā.

Pārsūtīt uz arhīvu persönliche Dokumente Tāpēc var būt nepieciešams nodot arhīvā personāla dokumentāciju, kas jāveic saskaņā ar visiem noteikumiem. Personāla dokumentu nodošana arhīvā ir vissvarīgākais posms attiecīgās personas darbā strukturvienība, jo šīs procedūras kārtību reglamentē likums un ir jāievēro visas noteiktās prasības.

Personāla dokumentu iesniegšana arhīvā

Uzmanibu

Uzņēmējdarbības gada beigās tiek veikti nepieciešamie precizējumi aizpildītajiem pastāvīgās glabāšanas lietu vākiem: administratīvos dokumentus (rīkojumus, protokolus) saturošo lietu virsrakstos ieraksta numurus; ja lieta ar korespondenci sastāv no vairākiem sējumiem, katrā sējumā norāda korespondentu, autoru, teritoriju u.c., un katrā sējumā norāda katra sējuma sākuma un beigu datumu (diena, mēnesis, gads). Precīzi datumi tiek ierakstīti uz vākiem, lai nākotnē ātri meklētu dokumentus; maciņā esošo lapu skaits tiek izņemts no apliecinājuma uzraksta uz korpusa vāka. Uzrakstiem uz pastāvīgas un ilgstošas ​​​​uzglabāšanas korpusu vākiem jābūt skaidriem, ar gaismas izturīgu tinti.

Lai ņemtu vērā failā esošo lapu skaitu un fiksētu to numerācijas pazīmes, uz atsevišķas lapas tiek sastādīts sertifikācijas uzraksts. Sertifikācijas uzraksts norāda lokšņu skaitu (ar skaitļiem un vārdiem) failā.

Lietas atrodas darba telpās vai speciāli šim nolūkam ierādītās telpās, kas vertikāli izvietotas slēdzamos skapjos un galdos, nodrošinot pilnīgu dokumentu drošību. Lai palielinātu dokumentu meklēšanas efektivitāti, lietas tiek sakārtotas atbilstoši lietu nomenklatūrai, kuras kopija tiek novietota uz skapja durvīm no iekšpuses. Lietu numuri norādīti uz korpusu vāku muguriņām atbilstoši nomenklatūrai.

Aizliegts glabāt dokumentus nepiemērotos galddatoros. Lietu izsniegšana trešo personu organizācijām tiek veikta ar organizācijas vadītāja atļauju. Par izsniegto lietu tiek izsniegta aizstājējlietas karte vai kvīts. Dokumentu izņemšana no pastāvīgā glabāšanas termiņa lietām ir atļauta izņēmuma gadījumos un tiek veikta ar organizācijas vadītāja atļauju, obligāti atstājot lietā dokumenta apliecinātu kopiju un oriģināla.
Tas ir, likvidētajām organizācijām, kurām nav tiesību pārņēmēja, ir divas iespējas: likvidētā uzņēmuma arhīva nodošana augstākai organizācijai vai atbilstošajam valsts arhīvam. Kam un kādus dokumentus sūtīt? Likvidācijas procedūras laikā personāla darbiniekam jāsazinās ar arhīva pārvaldības iestādi, kas darbojas Krievijas Federācijas subjekta teritorijā. Informācija par viņa atrašanās vietu parasti ir vietējās administrācijas rīcībā.
Nodaļā noteikti jautās par arhīva glabāšanā nododamo lietu skaitu atsevišķi katrai kategorijai (pastāvīgās, pagaidu (virs desmit gadiem), pagaidu (līdz desmit gadiem) un personālam). Personāla dokumentu kategorijā ietilpst dokumenti, kas ģenerēti personāla apkalpošanas un grāmatvedības darbībās (pasūtījumi, personas kartes, personīgie algas konti utt.).

Personāla dokumentu nodošanas valsts arhīvā noteikumi

Paraksts sastādītājs, norādot savu amatu un sastādīšanas datumu. Pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas gadījumiem tiek sastādīta iekšējā inventarizācija, kas veidota atbilstoši dokumentu veidiem, kuru virsraksti ordentlichklāj konkrētu dokumentu saturu (īc.paši) lieta Pagaidu glabāšanas lietas tiek formalizētas vienkāršotā veidā: netiek kārtotas, tajās esošās lapas nav numurētas, uz vākiem netiek veikts precizējums, netiek sastādīti lietu inventarizācija, uzskaite tiek veikta p. Pagaidu uzglabāšanas lietām tiek sastādīts iznīcināšanas akts. Arhīvu iestādes, institūcijas pārbauda pastāvīgās glabāšanas dokumentu atlasses pareizību un, ja nepieciešams, ir tiesīgas pieprasīt iznīcināšanai vai pagaidu glabāšanai atlasītos dokumentus iekļāutēana pastāsīg.

Organizācija, tāpat kā dzīvs organisms, nepārtraukti mijiedarbojas ar ārpasauli un atbalsta daudzus iekšējos procesus: slēdz līgumus ar darījuma partneriem, pieņem vai pārdod preces un pakalpojumus, veic dažādus vietipēs un ikum.

Veidojas tajā pašā laikā daudzi dokumenti, no kuriem lielākā daļa agrāk vai vēlāk zaudē savu pašreizējo aktualitāti un tiek nosūtīti uz arhīvu. Katra organizācija ievēro savu dokumentu pārvaldības politiku, tomēr vispārīgu, praksē veiksmīgi pielietotu un ar tiesību normām pamatotu ieteikumu ievērošana ļauj maksimāli optimizēt arhīvu biznesuties un izvairī iespējamās problēmas nākotnē.

Viss dokumentācijas klāsts, ko organizācija uzkrājusi savas darbības laikā un ir glabājama, ir sadalīta vairākās kategorijās:

• dibināšanas dokumenti-ir juridiskais pamats organizācijas esamību un notikt tās juridiskās pamatīpašības;
• Verwaltungsunterlagen- ir obligāta vai informatīva rakstura, parasti tie ir sagatavoti augstākās vadības vārdā;
• persönliche Dokumente- ietekmēt visas iespējamās attiecības, kas var rasties starp darbinieku un darba devēju;
• finansu parskati- ietver primāros dokumentus, kas atspoguļo organizācijas preču un pakalpojumu pirkšanu un pārdošanu;
• specializēta dokumentācija- iekšējie noteikumi, kas reglamentē organizācijas darbības galvenos aspektus un nodrošina tās struktūrvienību darba konsekvenci.

Plašākā nozīmē var iedalīt visus dokumentus, kas ir organizācijai Divas Gruppen: dokumentācija, kas ir pabeigta, un dokumenti, kas joprojām ir iesaistīti jebkurā faktiskajā biznesa procesā. Viens no galvenajiem par arhīva uzturēšanu atbildīgās amatpersonas uzdevumiem ir kompetenta pieejamo dokumentu sadale attiecīgajās lietās un to savlaicīga papildināšana ar no jauna sastādītu dokumentāciju.

Sagatavošanās pārvietošanai un uzglabāšanas prasības

Lai maksimāli strukturētu juridiskas personas rīcībā esošos dokumentus, tiek izmantota speciāla konsolidētā nomenklatūra, kurā atspoguļoti visu lietu nosaukumi, norādot to glabāšanas termiņus. Lietu dokumenti parasti tiek grupēti pēc veida un sadalīti atsevišķās mapēs.

3.4.punkts. 2002. gadā apstiprinātajiem organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumiem, kam ir rekomendējošs raksturs, lietu nomenklatūras forma tiek piedāvāta tabulas veidā, kurā iekļauti šādi lauki:

• Lietu-Index, kas sastāv no struktūrvienības digitālā koda un lietas kārtas numura;
• lietas nosaukums, kas ievadīts īsa un precīza ar to saistītā procesa būtības apzīmējuma veidā, neizmantojot sarežģītas struktūras un ievadvārdus;
• lauks uzglabāšanas vienību skaits atspoguļo sējumu vai daļu skaitu lietā un ir pabeigta gada beigās;
• pēdējā kolonna satur Stücke par lietās veiktajām operācijām - dibināšanu, pārvietošanu utt.

Lietas, kas sakārtotas saskaņā ar konsolidēto nomenklatūru, tiek arhivētas uz laiku atkarībā no dokumentācijas veida, kas tās veido. Tādējādi dibināšanas dokumenti tiek glabāti visā juridiskās personas pastāvēšanas laikā, un tās likvidācijas gadījumā tie ir nododami valsts vai pašvaldības arhīvā.

dala finansu parskati ir arī pakļauta nenoteiktai glabāšanai, savukārt par primārā dokumentācija ierobezots laiks 5 Gadi. Visgarākais arhivēšanas perioden paredzēts personāla dokumentiem - piemēram, jāsaglabā algu izraksti 75 Gadus vecs, tāds pats termiņš notikts darba līgumiem un darbinieku personiskajām kartēm.

Noteikumi un atbildiba

Uns Federalais limenis visparigie principi arhivēšanas organizācijas regulē 2004.gada 22.oktobra likums Nr.125-FZ, kura atsevišķi noteikumi ir obligāti visiem uzņēmumiem, kuriem ir pastāvīga dokumentu plūsma.

Neatkarigi Nr juridiskie notikumi attiecībā uz arhīvu uzturēšanu likums paredz arī atbildību ieredņiem un organizācijas par šajā jomā pieļautajiem pārkāpumiem. Šajā gadījumā sods nepārsniedz 500 reiben tomēr obligātās dokumentācijas pilnīga vai daļēja neesamība uzglabāšanai var izraisīt daudz nopietnāku sodu - Lidz 300 000 Rubel.

Atsevišķi arhivēšanas noteikumi grāmatvedības dokumenti ir norādītas PSRS Finanšu ministrijas rīkojumā, kas apstiprināts tālajā 1983. gadā un joprojām nav zaudējis aktualitāti. Visa organizācijas pastāvēšanas laikā sastādīto dokumentu izsmeļošs saraksts kopā ar to glabāšanas noteikumiem ir sniegts Krievijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojumā Nr.558. Jau iepriekš minētais Organizāciju arhīvu darba noteikumu komplekts satur Details Saraksten ieteikumus, kas attiecas uz visiem šādu darbību aspektiem.

Piekļuve dokumentiem un to iesniegšanas termiņi

Noformētās lietas parasti tiek nodotas arhīvā ne vēlāk kā 3 gadus no tajās atspoguļoto biznesa procesu pabeigšanas datuma. Dokumentu glabāšanas un izsniegšanas kārtība noteikta saskaņā ar apstiprinātajiem iekšējiem noteikumiem, pamatojoties uz normativajam prasibam un ieteikumus.

Iekšējai lietošanai darba ilgums ar arhīva dokumentiem ir ierobežots 30 Dienas, bet pēc atbildīgā darbinieka pieprasījuma, ievērojot lietu drošību, noteikto laiku var pagarināt vēl par mēnesi.

Soli pa solim instrukcijas arhivēšanai un arhivēšanai

Lietu apstrādes un nodošanas glabāšanai procedūru var iedalīt vairaki galvenie soļi:

Jāņem vērā, ka dokumenti ar glabāšanas termiņu parasti tiek arhivēti. vismaz 10 gadus. Pārējo dokumentāciju var glabāt tieši nodaļās un nodot iznīcināšanai, tiklīdz beidzas likumā notiktais termiņš.

Arhīvu aprīkošana un telpu piemērotības pārbaude

Dokumentācijas glabāšanas vietu iekārtošanas kārtība ir detalizēti aprakstīta Pamatnoteikumos. Galvenais princips, apr.kojot arh.vu organiz.cij., ir atsevišķas ēkas vai telpu izmantošana savām vajadzībām.

Tajā pašā laikā nav pieļaujama tādu konstrukciju darbība, kas ir ārkārtīgi nolietotā stāvoklī, kā arī mitras un neapsildītas. Ierobežojums attiecas arī uz telpām, kas attrodas vienās ēkās ar ēdināšanas pakalpojumiem un piegādēm. partikas produkti, kā arī Krawatte, kas atrodas netālu no viegli uzliesmojošu vai agresīvu vielu noliktavām.

Arhīva krātuves iekšējā sakārtošana jāveic tā, lai nodrošinātu tajā esošās dokumentācijas maksimālu drošību. Šim nolūkam ir jāievēro nosacījumu saraksts:

• arhīva telpai jābūt aizsargātai no applūšanas, jāatbilst ugunsdrošības standartiem, jābūt produktīvai ventilācijas sistēmai;
• visiem elektrības vadiem un kontaktligzdām jābūt pēc iespējas izolētām;
• telpas apdarei jābūt izgatavotai no nedegošiem un neagresīviem materiāliem;
• caur krātuvi nav atļauts likt ūdens un kanalizācijas caurules.

Galīgo lēmumu par telpu piemērotību arhīva vajadzībām pieņem vairāki specializēti dienesti, pamatojoties uz ekspertīzi. Tas ņem verā Uguns drošība telpas, nach sanitāro stavokli utt. Pamatojoties uz katras p.rbaudes rezult.tiem, a tēlot, atspoguļojot tās īstenošanas rezultātus.

Dokumentu izmantošanas un darba organizācijas iezīmes

Arhīva darba pamats ir vadības apstiprināts nolikums vai instrukcija par organizācijas arhīva uzturēšanu. Uz šāda dokumenta pamata tiek iecelts darbinieks, kurš pilda arhivāra pienākumus un ir atbildīgs par viņam uzticēto dokumentu drošību un pilnīgumu.

Arhīvs organizācijā var pastāvēt vai nu kā nettkarīga struktūrvienība, vai kā daļa no administratīvā pakalpojuma. Neatkarīgi no formālās piederības tās darbības galvenais mērķis ir organizācijas arhīva datu veidošana, uzskaite un integritātes nodrošināšana.

Tas tiek panākts ar arhivāra sistemātisku darbību lietu nomenklatūras uzturēšanā, pareizi noformētu sējumu saņemšanā, to sistematizācijā u.c. Turklāt arhīva darbinieku pienākumos ietilpst savlaicīga un pilnīga pieprasīto dokumentu nodrošināšana, kā arī līdzdalība dokumentācijas iznīcināšanas procesā ar beidzies derīguma termiņš uzglabāšana.

Kontrolliert Verfahren

Papildus iekšējiem noteikumiem tiek regulēts arhīva darbs likumdošanas akti, ieskaitot pasākumus, lai kontrolētu arhīva biroja darbu organizācijā.

Tātad saskaņā ar likumu Nr.125-FZ tiek veikta dokumentu glabāšanas kārtības ievērošanas kontrole. īpaši ķermeņi federālā līmenī un Krievijas Federācijas subjektu līmenī. Praksē šī funkcija parasti tiek veikta nodokļu birojs Un Pensijas-Fonds kā primārie organizācijas dokumentācijas ārējie lietotāji. Tas pats likums paredz atbildību līdz pat kriminālatbildībai par tiesību aktu pārkāpumiem par Archivesana.

Tālāk ir sniegts pārskats par programmu biroja darbplūsmas automatizēšanai organizācijā.

Elektronisko plašsaziņas līdzekļu reģistrācija

Izplatīto augsto tehnoloģiju pasaulē „klasiskais“ informācijas nesējs – papīrs un tā atvasinājumi – lēnām, bet noteikti piekāpjas elektroniskajiem medijiem. Šajā sakarā arhīva darbiniekam agrāk vai vēlāk radisies jautājums: kā pieņemt glabāšanā šādus dokumentus? Atbilde uz to ir vienkārša: tādā pašā formā, kādā tie tika sākotnēji izstrādāti.

Ja, piemēram, rēķini no ārvalstu piegādātāja tiek saņemti elektroniska dokumenta veidā, ko apliecina Digitalais paraksts, tad tās jāsaglabā datora atmiņā – nekas papildus nav jādrukā un jāsertificē. Šāda dokumentācija tiek iekļauta lietu nomenklatūrā vispārīgi, ņemot vērā noteikto glabāšanas laiku.

Arhīva biroja darbs Organisation - sarežģīts un daudzpakapju-Prozess kas prasa rūpīgu plānošanu un daudzu prasību un ieteikumu ievērošanu no tās dalībniekiem. Tomēr labi izveidota dokumentu glabāšanas sistēma ne tikai liecina par labi koordinētu un produktīvu nodaļu darbu, bet arī parāda organizācijas kā efektīvas saimnieciskās vienības potenciālu.

Sīki izstrādātas instrukcijas dokumentu pārsūtīšanai uz arhīvu ir parādītas videoklipā.

* HR uzdevumi
* personala daļas darbinieku amatu apraksti
* normatīvie dokumenti personāla daļas darbplūsmas veidošanai
* nepieciešamo personāla dokumentu saraksts, personāla dokumentācijas veidi un šķirnes
* lietu nomenklatūra
* dokumentu grupēšana lietās
* prasības personāla dokumentācijas noformēšanai, dokumentu izsniegšanai juristische speks
* instrukcija par personāla lietvedību
personāla dienesta lietu sagatavošana nodošanai organizācijas arhīvā, glabāšanas termiņi
* darba devēja atbildība par personāla uzskaites kārtošanas prasību pārkāpšanu

Veidošanas iezīmes noteiktu veidu personāla dokumentu lietās

1. Rikojumu formēšana personālam lietās

Veidojot lietas ar rīkojumiem, ir jāņem vērā dokumentu glabāšanas termiņi.
Rīkojumi par personālu tiek veidoti lietās atkarībā no uzglabāšanas laika
Rīkojumi par personālu saskaņā ar Organizāciju darbībā izveidoto standarta vadības dokumentu sarakstu, norādot glabāšanas termiņus (apstiprināti ar Federālā arhīva vadītāja 06.10.2000.) uzglabāšanas periodi:
- EPÜ 75 gadi;
- 5 Gadi
Tādējādi pasūtījumi par personālu ir jānodala un jāievieto dažādās kartotēkās: pasūtījumi personālam ar glabāšanas laiku 75 gadi un organizācijas pasūtījumi par personālu ar glabāšanas laiku 5 gadi.
Attiecīgi uz pirmās lietas vāka rindā „Saglabāt“ tiks norādīts EPC termiņš 75 gadi, uz otrās lietas vāka - 5 gadi.
Pasūtījumi personālam ar dažādiem glabāšanas termiņiem jāreģistrē atsevišķi.
Reģistrējot pasūtījumus personālam ar glabāšanas laiku 75 gadi, EPC var piešķirt kārtas numurus, pievienojot burtu apzīmējumus „k“ (Personen) vai „ls“ (Personen), piemēram: pasūtījums Nr.1-k-vai Nr.5
Pasūtījumi ar glabāšanas laiku 5 gadi šajā gadījumā tiks piešķirti reģistrācijas numuri ar citu burtu, piemēram, par atvaļinājumu - „o“: rīkojums Nr.1-o.
Katra korpusa iekšpusē pasūtījumi ir sakārtoti pēc numuriem un publicēšanas datumiem. Ja lietā ir liels dokumentu apjoms (virs 250 loksnēm), lietas ar pasūtījumiem tiek sadalītas sējumos: 1. sējums, 2. sējums utt. Uz katra sējuma vāka norādīti tajā iekļauto pasūtījumu numuri un termiņi. Lietas dokumentu iesniegšanas termiņi tiek likti uz lietu vākiem kalendārā (lietas) gada beigās.
Ar lielu izdoto rīkojumu skaitu (ar lielu darbinieku skaitu) atsevišķos gadījumos var izdalīt rīkojumus par uzņemšanu, pārcelšanu, atlaišanu utt.
Gadījumos ar rīkojumiem par personālu dokumentarischer Neder- rīkojumu izdošanas pamatojums: atskaites un biroja piezemes, darbinieku izziņas, darba līgumi, mediciniskās izziņas, apliecības par mācību atvaļinājumu utt.. Šiem dokumentiem jābūt atsevišķs gadījums: "Documenti - pamats rīkojumiem par personālu (izraksti, memorandi, piezīmes, sertifikāti utt.)". Veicot personas lietas, šos dokumentus var iekļaut personas lietā.

2. Darbinieku personīgo karšu veidošana

Personiskā karte (vienotā veidlapa Nr. T-2) tiek sastādīts, iestājoties darbā un tiek uzturēts visu laiku, kamēr darbinieks strādā.
Personiskās kartes pašreizējā biroja darbā vislabāk tiek uzglabātas failu skapja veidā īpašā kastē (kastē). Kā liecina prakse, personiskās kartes ir ērti sakārtot šādā failu skapī pa strukturālajām daļām un šajās sadaļās - alfabētiskā secībā.
Pēc darbinieka atlaišanas personas karte tiek „aizvērta“ un pārvietota uz arhīva daļu failā „Atlaisto darbinieku personas kartes“. Visērtāk atlaisto darbinieku personīgās kartes alfabētiskā secībā glabāt mapēs ar atlokiem.
Personiskās kartes navi ieteicams kārtot iesiešanas mapēs. Pārsūtot kartes glabāšanai arhīvā, tās ir savstarpēji saistītas.

3. Reģistrācija personīgo lietu lietās

Privates Geschäft- dokumentu kopums, kas satur vispilnīgāko informāciju par darbinieku un viņa darba aktivitāti. Darbinieka personas lietā iekļautie dokumenti tiek glabāti mapēs. Pašreizējā biroja darbā ir atļauts glabāt personīgos failus mapēs vai citā veidā, wette, nododot glabāšanai arhīvā, faili tiek iesieti vai Kārtoti speciāi Auss. Specifikacijas".
Piesakoties darbā, tiek noformēta personas lieta. Dokumenti taja tiek ievietoti to saņemšanas secībā.
IN iekļauts personīgais scheitert:
- Anketa (personas lapa personāla uzskaitei);
- darbinieka kvalifikāciju apliecinošu dokumentu kopijas (izglītības iestādes beigšanas diplomu kopijas, papildu sertifikāti). professionālā izglītība, kvalifikācijas paaugstināšanas sertifikāti, diplomi par akadēmisko grādu un nosaukumu piešķiršanu u.c.); - apdrošināšanas pensijas apliecības kopija;
- darba ligums;
- rīkojuma par darbinieka pieņemšanu darbā kopija;
- Personas lieta pieejamo dokumentu uzskaiti.
Mainoties darbinieka amatam organizācijā, personas lieta tiek papildināta ar rīkojumu par personālu, dokumentiem par atestāciju, kvalifikācijas paaugstināšanu utt.
Lietas sākumā tiek iievietota viņa dokumentu iekšējā uzskaite, kas ir personas lietas uzskaites dokuments. Iekšējais inventārs tiek sastādīts noteiktajā formā (pielikums). Tajā ir informācija par visiem lietā iekļautajiem dokumentiem. Kad dokumenti tiek izņemti no lietas, informācija par to tiek ievadīta arī iekšējā uzskaitē.
Iekšējā uzskaite ietver informāciju par visiem lietas dokumentiem.
Pašreizējā biroja darbā personas lietas lapas, tāpat kā citos gadījumos, nav numurētas. Vienīgais izņēmums ir ierēdņu personas lietas, kuru veidošanas kārtība noteikta ar Krievijas Federācijas prezidenta 2005.gada 30.maija dekrētu Nr.609 „Par Noteikumu par valsts personas datiem apstiprināšanu. ierednis Krievijas Federacija un viņa personas lietas kārtošana ": personas lietas lapu numerācija tiek nodrošināta, iekļaujot dokumentus lietā, t.i., kārtējā lietvedībā.
Darbinieku personīgās lietas ir pakļauti uzskaitei, tāpēc tās reģistrācijas numurs norādīts uz mugurkaula un uz lietas vāka.
Atlaižot darbinieku, viņa personas lieta tiek slēgta un pārvietota uz personāla dienesta arhīva daļu. Atlaižamo darbinieku personas lietas tiek glabātas alfabētiskā secībā pēc darbinieku vārdiem

4.Līguma dokumentu noformēšana

Darba līgumi un vienošanās par to grozīšanu tiek iekļauti darbinieka personas lietā, ja organizācija uztur personas lietas. Pretējā gadījumā līgumi tiek veidoti atsevišķā lietā (lietās) "Darba līgumi, vienošanās ar darbiniekiem." Vienošanās par līguma grozījumiem, kas noslēgti pēc nepieciešamības, tiek pievienotas darba līgumam kā tā ordentlichņemama sastāvdaļa.
Pēc darbinieka atlaišanas darba līgumi tiek izņemti no kartotēkas un iekļauti katru gadu veidotajā kartotēkā „Atlaisto darbinieku darba līgumi“. Tajā darba līgumi sakārtoti alfabētiskā secībā pēc darbinieku vārdiem.

Kā organizēt dokumentu glabāšanu?

Organizējot personāla dokumentu glabāšanu, galvenokārt tiek ņemts vērā to sociālais un juridiskais raksturs, jo tieši šie dokumenti galvenokārt tiek izmantoti pilsoņu sociālo un juridisko vajadzību apmierināsīpašanai (jo darīpašanai).
Ir divi dokumentu glabāšanas posmi:
1.posms Pašreizējā krātuve (uzglabāšana biroja darbā).
2.posms Arhīva krātuve (glabāšana arhīvā).
Organizācijās, kurām nav īpašas telpas (arhīva), personāla dienestā var veikt glabāšanu - gan pašreizējo, gan arhīvu, tas nav aizliegts. Šajā gadījumā daļa no telpām ir jāatvēl nodaļā to dokumentu glabāšanai, kas veido dienesta arhīvu.
Lai personāla daļā nodrošinātu dokumentu drošību, integritāti un uzticamību, ir jāievēro noteikts uzglabāšanas režīms. Šim nolūkam telpām jābūt aprīkotām ar speciāliem skapjiem vai seifiem, kas ir droši aizslēgti un aizzīmogoti. Lietas jānovieto plauktos saskaņā ar lietu nomenklatūru. Meklēšanas ērtībai uz lietu muguriņām tiek piestiprināti lietu rādītāji atbilstoši nomenklatūrai.
Darbinieku darba grāmatiņas tiek glabātas seifā. Tur glabājas arī zīmogi, zīmogi, dokumentu veidlapas, skapju (seifu) atslēgas dokumentu glabāšanai.
Dokumentu uzglabāšanas vietas personala apkalposana jānodala no telpas daļas, kurā tiek uzņemti apmeklētāji. Izejot no telpām, personāla darbiniekiem nav ieteicams uz darbvirsmas atstāt nekādus dokumentus vai strādājošu datoru.
Darba dienas beigās visi dokumenti un lietas jānovieto glabāšanas vietās, skapji ir jāaizslēdz. Melnraksti, dokumentu versijas, bojātās veidlapas tiek iznīcinātas darba dienas beigās (vēlams to darīt smalcinātājā - papīra griešanas mašīnā). Datori ir atvienoti no tīkla.
Pēc lietvedības gada beigām personāla dienestā, tāpat kā citās organizācijas nodaļās, tiek veikta dokumentu vērtības pārbaude, tikai pēc tam sākas dokumentu sagatavošana arhīva glabāšanai.

Tie tiek glabāti noteiktu laiku, pēc kura tie jānodod valsts glabāšanā valsts un pašvaldību arhīvos. Federālie tiesību akti nosaka Termini noteiktajā kārtībā iekļauto dokumentu glabāšana Krievijas Federācijas arhīvu fondā:

• personālsastāva dokumenti, notariālo darbību pieraksti, saimniecības grāmatiņas un tās, kas attiecas uz privatizāciju dzīvojamais fonds Dokumente - 75 Gadi;
• projekta dokumentācija kapitālajai būvniecībai - 20 gadi;
• tehnoloģiskā un projektēšanas dokumentācija - 20 gadi;
• izgudrojuma, lietderīgā modeļa, rūpnieciskā dizaina patenti - 20 gadi:
• zinātniskā dokumentācija - 15 gadi;
• filmu un foto dokumenti - 5 gadi;
• video un foto dokumenti - 3 gadi.

Organizācijas likvidācijas gadījumā valsts (pašvaldības) arhīvā tiek nodoti pastāvīgā glabāšanas termiņa dokumenti un personalāls. Nevalstiskajām organizācijām, kuru daži dokumenti ir iekļauti Krievijas Federācijas Arhīvu fonda sastāvā, šādai nodošanai ir jānoslēdz līgums ar Krievijas Federālā arhīvu dienesta sistēmas izveidi. Ja organizācija nav savlaicīgi noslēgusi līgumu ar arhīvu, tad šajā gadījumā valsts (pašvaldības) arhīvam ir pienākums pieņemt glabāšanā tikai dokumentus par organizācijas darbinieku personālu. Pārējo dokumentu glabāšanas vietu noteiks likvidācijas komisijas priekšsēdētājs vai bankrota administrators.

Dokumentu sagatavošana arhivēšanai

Katrā organizācijā gada laikā veidojas notikts lietu skaits. Daži no tiem pēc noteiktā glabāšanas perioda ir jāarhivē. Tie ir gadījumi ar noformētiem pastāvīgas "pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas un personāla dokumentiem. Lietas tiek nodotas arhīvā gadu pēc to pabeigšanas biroja darbā. Dokumentu sagatavošanu nodošanai arhīvā veic pirmsskolas izglītības iestādes dienesta darbinieki un struktūrvienību sekretāri. Lietas tiek arhivētas pēc to pilnīgas pabeigšanas .

Lietu iesniegšana sastāv no šādām darbībām:

• dokumentu grupēšanas lietās pareizības pārbaude;
• brošūra (iesniegšana);
• lapu numeracija;
• apliecināta uzraksta (sertifikācijas lapas) noformēšana;
• nepieciešamības gadījumā sastādot lietas dokumentu iekšējo inventarizāciju;
• lietas vāka rekvizītu precizējumu veikšana (organizācijas nosaukuma, reģistrācijas indeksa, lietas pēdējo datumu, lietas nosaukuma precizēšana);
• lietas protokola sastādīšana un iesniegšana.

Pagaidu uzglabāšanas perioda gadījumi (līdz 10 gadiem ieskaitot) ir pakļauti daļējai reģistrācijai, kamēr tas ir atļauts:

• nekārto lieta dokumentus;
• nenumurē lietas lapas;
• neveidot sertifikacijas uzrakstus;
• nešuj (nešuj).

Dokumentu sagrupēšanas lietās pareizības pārbaude tiek veikta, lai vēlreiz pārbaudītu lietā esošo dokumentu atbilstību virsrakstam atbilstoši nomenklatūrai, dokumentu izvietojumam lietā pēc noteiktiem principiemājumju: uzie; Chronologie; ģeogrāfiski; korespondenti alfabētiskā secībā utt.

Risi. 6.2. Sertifikacijas lapas veidlapa

Ar pilnu reģistrāciju ir nepieciešams apvīlēt vai iesiet lietu. Iepriekš no korpusa tika izņemti visi metāla priekšmeti: saspraudes, tapas utt. Dokumenti tiek izņemti no saistvielas. Pēc pēdējā dokumenta lietā tiek ievietota lapa sertifikācijas ierakstam "lietas sākumā, ja nepieciešams, tiek ievietota iekšējā inventarizācijas lapa vai lapas (ja ir, drukātas iekšējās inventarizācijas veidlapas). Lieta nedrīkst pārsniegt 250 loksnes. Ja gada laikā lietā tika nodots vairāk dokumentu, tad tie jāsadala vairākos sējumos.

Visi dokumenti tiek kārtoti vai iesieti cietos vākos. Tā kā dažāda formāta dokumenti kartotēkā tiek atlikti, tie jāiesniedz 4 caurduršanas reizēm. Tas nodrošinās, ka visi dokumenti ir droši nostiprināti.

Risi. 6.3. Lietas dokumentu iekšējās uzskaites forma

Ja glabāšanas laiks ir ilgs, varat izšūt korpusu, iekļaujot gan vāka augšējo, gan apakšējo daļu. Lietas par pastāvīgo glabāšanas laiku tiek iesniegtas, sākot ar lapu, kas seko vākam. Vāka augšdaļa nav apvīlēta. Uz pirmās loksnes tiek uzklāta plāna, līdz 1 cm plata kartona sloksne, un tai cauri tiek izšūta kastīte. Tā kā šāds futrālis ir paredzēts glabāšanai mūžīgi, šāda vīlēšana pasargā vītnes no nobrāzuma un piešķir korpusam estētiskāku izskatu.

Iesniedzot dokumentus, pārliecinieties, ka var izlasīt visu dokumentu tekstu. Dokumentus, kuru derīguma termiņš ir mazāks par 10 gadiem, nedrīkst kārtot, bet tie paliek sējmašīnā.

Visa lapas pastāvīgas un pagaidu uzglabāšanas gadījumos ir numurētas, lai nodrošinātu dokumentu drošību un lietošanas ērtumu. Lapas numurē ar melnu grafīta zīmuli vai numurēšanas mašīnu augšējā labajā stūrī tikai lapas priekšpusē, nepieskaroties dokumenta tekstam. Tintes un krāsaino zīmuļu lietošana ir aizliegta. Lapa, kas ir lielāka par A4, vienā galā ir iesieta, atlocīta un numurēta kā viena lapa. Vidū salocītā un apvīlētā lapa ir numurēta kā divas loksnes. Ilustrētie materiāli, fotogrāfijas numurētas otrā pusē augšējā kreisajā stūrī. Aploksnes ar uzrakstiem vai pielikumiem, kas ievīlēti maciņā, tiek numurētas nettkarīgi. Aplokšņu pielikumi tiek numurēti secīgi aiz aploksnes. Veidojot vairākus vienas lietas sējumus, katrs no tiem tiek numurēts atsevišķi.

Risi. 6.4. Vāka veidlapa pastāvīgas un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas gadījumiem

Numerācijas rezultāti fiksēti konfidenciālā ierakstā speciāli viņai šūtās ​​​​lietas pēdējā lapā. Tas ar cipariem un vārdiem norāda numurēto dokumentu lapu skaitu un atsevišķi ar „+“ zīmi norāda iekšējā inventāra lapu skaitu, burtu un trūkstošos numurus.

Sertifikācijas protokolu paraksta tā sastādītāja, norādot amatu, personīgo parakstu, uzvārdu un sastādīšanas datumu. Aizliegts veikt apliecinājumu uz korpusa vāka vai pēdējās lapas otrā pusē.

Lietas apliecinājuma lapas formu nosaka Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumi.

Gadījumā, ja lietā ir īpaši vērtīgi dokumenti - personas lietās, akadēmisko grādu piešķiršanas un piešķiršanas lietās.

Valsts standarts R 51141-98 noteica šādu iekšējās inventarizācijas definīciju: „Lietas dokumentu iekšējā uzskaite ir uzskaites dokuments, kurā ir lietas dokumentu saraksts, kurā norādīti dokumentu kārtas numuri, to indek, puumidi, noumidāti”. ein .

Iekšējā inventarizācija tiek iesniegta pirms lietas dokumentiem, un tajā ir informācija par katru no tiem. Iekšējās inventarizācijas gala ierakstā norāda tajā iekļauto dokumentu skaitu un pašas inventarizācijas lapu skaitu.

Izmantojot automatizētas sistēmas dokumentu reģistrāciju, pēc lietā iievietoto dokumentu uzskaites kartēs ievadītajām ziņām var izveidot un automātiski izdrukāt iekšējo uzskaiti. Pēc dokumentu noformēšanas, numurēšanas, apliecinoša uzraksta un lietas dokumentu iekšējās inventarizācijas sastādīšanas tiek veikta lietu vāku papildu noformēšana.

Korpusu vāku dizains tiek veikts lietu atvēršanas procesā biroja darbā un tiek veikts atbilstoši prasībām Valsts-Standards GOST 17914-72. Ilglaicīgas uzglabāšanas kārbu vāki. Veidi, Izmeri, tehniskajam prasibam". Lietas atvēršanas brīdī saskaņā ar lietu nomenklatūru uz vāka jau bija uzlikta virkne informācijas:

• iestādes (organizācijas) un tās pakļautības nosaukums;
• struktūrvienības nosaukums;
• lietas kancelejas rādītājs;
• lietas nosaukums;
• lietu saglabāšanas Perioden.

Sagatavojot lietu arhivēšanai, šīs detaļas tiek precizētas un papildinātas. Piemēram, uz vāka teikts:

• sējuma numurs, ja lietai ir vair.ki sējumi;
• lietas izskatīšanas termiņi;
• lapu skaits lieta;
• fondu numurus, inventārus un lietas atbilstoši inventāram.

Pēdējie rekvizīti ir piestiprināti arhīvā.

Risi. 6.5. Pastāvīgās, pagaidu (virs 10 gadiem) uzglabāšanas gadījumu uzskaites forma

Izstrādājot segumu, irļoti svarīgi ievērot noteiktas prasības. Tātad organizācijas nosaukums tiek rakstīts nominatīvā. Ja nosaukums gada laikā ir mainījies, tad uz vāka ir norādīti abi vārdi, iekavās ņemot iepriekšējo, bet zem tā rakstot jauno.

Lietas nosaukums tiek pārcelts uz vāku gada sākumā no plkst. Taču pēc dokumentu satura analīzes var būt nepieciešami daži virsraksta precizējumi. Ja rodas tāda vajadzība, lietu nomenklatūrā jāpapildina un uz vāka jāliek nosaukums un rādītājs atbilstoši šim papildinājumam. Pirmkārt, virsrakstā jānorāda lietas veids (lieta, sarakste, dokumenti utt.) vai dokumentu veids (protokols, rīkojumi, ziņojumi, akti). Pēc tam tiek norādīts autors vai korespondents (ja tā ir sarakste) un pēc tam jautājums, kas atspoguļo dokumentu saturu. Vienā lietā iespējams veidot vairāku autoru vai korespondentu dokumentus, ja tie attiecas uz vienu jautājumu. Virsrakstos nav norādīts dokumentu īstums, bet tiek atrunāta dokumentu kopiju pieejamība. Uz lietas vāka jānorāda agrāko un jaunāko dokumentu datumi un lietas glabāšanas laiks. Gadījumos ar dokumentiem par pastāvīgu glabāšanu norāda „pastāvīgi glabāt“, citos - konkrēts glabāšanas laiks saskaņā ar sarakstu.

Norādot lapu skaitu, netiek ņemtas vērā iekšējās inventarizācijas un sertifikācijas uzskaites lapas.

Uzskaite tiek sastādīta visiem pastāvīgas un ilgstošas ​​​​uzglabāšanas gadījumiem. Inventārs ir arhīva direktorijs, kurā ir sistemātisks uzglabāšanas vienību saraksts, kā arī paredzēts to uzskaitei un sistematizācijas konsolidācijai. Inventarizācija kalpo kā galvenā grāmatvedība uzzinu rokasgrāmata Geschäft und Archiv. Krājumi tiek sastādīti atsevišķi pastāvīgās glabāšanas lietām, pagaidu (ilgāk par 10 gadiem) glabāšanas lietām un personāla lietām. IN atsevišķi gadījumi Atkarībā no organizācijas specifikas var sastādīt uzskaites notiktascatejas lietas (tiesas un izmeklēšanas lietas, zinātniski ziņojumi par tēmām utt.).

Gadījumi ir sakārtoti svarīguma secībā. Piemēram, secība var būt šāda: uzņēmuma statūti, protokoli kopsapulces akcionāri, valdes sapulču protokoli, direktora rīkojumi par pamatdarbību, gada plāni u.c. Lietu uzskaiti katrā struktūrvienībā sastāda lietvedības dienesta darbinieki.

Risi. 6.6. Pastāvīgās uzglabāšanas gadījumu kopsavilkuma uzskaites gada sadaļas forma

Apraksts sastāv no gada sadām. Ikgadējās sadaļas tiek sastādītas noteiktajā formā. Informāciju par katru uzskaitē iekļauto gadījumu sauc par aprakstošo rakstu. Tas iekkauj:

• lietas kārtas numurs (sējums) pēc Inventar;
• lietu indekss (apjoms);
• lietas nosaukums (sējums);
• lietas izskatīšanas datumi (sējums);
• lapu skaits lieta (sējums);
• glabāšanas laiks (lietām, kas uzglabātas ilgāk par 10 gadiem);
• Piezime.

Katram inventara korpusam ir nettkarīgs sērijas numurs.

Ja lieta sastāv no vairākiem sējumiem, katram sējumam ir savs numurs. Sakārto lietas inventarizācijas kārtībā organizācijas arhīvā. Viņš arī piešķir struktūrvienības inventāra numurus.

Nododot lietas uz vairākiem gadiem arhīvā, tās ir jāsistematizē. Parastā lietu sistematizācijas kārtība organizācijā ir hronoloģiski strukturāla. Tas nozīmē, ka, pirmkārt, lietas tiek sistematizētas pa gadiem. Otrkārt, lietas tiek sistematizētas pēc struktūrvienību nosaukumiem, kurās tās glabājas. Visi pastāvīgās glabāšanas gadījumi uz gadu ir sakārtoti svarīguma secībā. Tas parasti atbilst lietu nomenklatūras struktūrvienību un lietu virsrakstu secībai.

Risi. 6.7. Gala ieraksta forma un apliecinajuma paraksts

Tādējādi tiek iegūts saskaņots visu viena un tā paša glabāšanas perioda gadījumu saraksts vienam gadam. Meklēšanas ērtībai struktūrvienības nosaukumus var norādīt inventārā pirms attiecīgās struktūrvienības pirmās lietas.

Organizācijās, kurās gadā ģenerēts neliels lietu skaits, nav vēlams katru gadu sastādīt jaunu inventarizāciju. Ir iespēja sagatavot vienu inventarizāciju, ieskaitot lietas vairākiem gadiem.

Risi. 6.8. Personāla lietu kopsavilkuma uzskaites gada sadaļas forma

Risi. 6.9. Pastāvīgā glabāšanas termiņa elektronisko dokumentu uzskaites forma

Šādās organizācijās katru gadu tiek sastādīta ikgadēja inventarizācijas sadaļa ar nepārtrauktu lietu numerāciju. Katra no inventarizācijas gada sadaļām sākas ar atbilstošā gada norādi, un pēc tam lietas tiek sakārtotas atbilstoši pieņemtajai struktūrai.

Katram aprakstam ir savs numurs. Parasti uzskaitei pastāvīgas uzglabāšanas gadījumiem ir 1, gadījumiem, kuru glabāšanas laiks pārsniedz 10 gadus - N & 2, personāla gadījumiem - Nr. 3, pievienojot burtu indeksu "l/s".

Apraksts beidzas ar kopsavilkuma ierakstu. Tas ar cipariem un vārdiem norāda uzskaitē iekļauto lietu skaitu, lietas pirmo un pēdējo numuru atbilstoši inventāram, un norāda numerācijas pazīmes (burts un trūkstošie cipari). Inventarizācija jāparaksta sastādītājam, norādot savu amatu un uzvārda atšifrēšanu. Uzlikts Inventardaten.

Papildus pastāvīga uzglabāšanas perioda lietu uzskaitei, pagaidu (virs 10 gadiem) uzglabāšanas gadījumiem, organizāciju personāla nodaļām katru gadu jāsastāda personāla lietu inventarizācija. Personāla dokumentiem ir īpaša sociālā nozīme - tie ir pamats, lai apstiprinātu darba stāžu, ieņemamo amatu, darba ilgumu šajā organizācijā un citus factus. darba attiecibas. Lai novērstu šo dokumentu nozaudēšanu, lielākā daļa dokumentu par atlaisto darbinieku personālu tiek arhivēti un glabāti 75 gadus.

Saistībā ar datortehnoloģiju attīstību, dokumentu apjoma pieaugums par elektronische Medien Organisation nepieciešams uzglabāt audiovisualo un elektroniskā dokumentācija. Organizācijas arhīvā atkarībā no ED sastāva un apjoma tiek apkopoti pastāvīgā glabāšanas laika elektronisko dokumentu uzskaites. Elektronische Dokumente iekļauts atsevišķos aprakstos.

Inventarizācijas eksemplāru skaitu nosaka lietu glabāšanas laiks. Pastāvīgo glabāšanas lietu uzskaite tiek sastādīta četros eksemplāros. Viens eksemplārs paliek attiecīgajā struktūrvienībā, otrais inventāra eksemplārs tiek nodots Pirmsskolas-Dienest, trešā arhivētā organizācija. Ceturtais eksemplārs tiek nosūtīts atbilstošajam valsts vai pašvaldības arhīvam.

Organizācijas, kuras neiesniedz dokumentus valsts arhīvā, sastāda lietu uzskaiti pastāvīgai glabāšanai, lietām, kuru glabāšanas laiks ir 10 un vairāk gadi, un personālam trīs eksemplāros.

Pagaidu glabāšanas perioda gadījumiem inventarizācijas netiek sastādītas, ”tos aizstāj ar lietu nomenklatūru, kur katras pozīcijas priekšā tiek likta atzīme par glabāšanas laiku.

Laikā, kad struktšanas pareizību, izpildi un lietu uzskaitē (struktūrvienībā) iekļauto lietu skaita atbilstību. iesniegto lietu skaits atbilstoši organizācijas lietu nomenklatūrai. Visa revīzijas laikā konstatētās nepilnības lietu veidošanā un izpildē struktūrvienības darbiniekiem ir jānovērš. Konstatējot gadījumu neesamību, tiek sastādīta atbilstoša izziņa.

Katru lietu pieņem atbildīgā persona par organizācijas arhīvu, klātesot struktūrvienības darbiniekam. Vienlaikus abos struktūrvienības lietu saraksta eksemplāros pret katru tajā iekļauto lietu tiek izdarīta atzīme par lietas esamību. Katra inventāra eksemplāra beigās norāda arhīvā faktiski pieņemto lietu skaitu, trūkstošo lietu skaitu, lietu pieņemšanas un nodošanas datumu, kā arī par arhīvu atbildīgās personas un personas parakstus. kas nodevis lietas, ir norādīti ar cipariem un vārdiem. Pieņemot īpaši vērtīgas lietas, tiek pārbaudīts lapu skaits lietās.

Paketēs sasaistītās lietas organizācijas arhīvā nogādā struktūrvienību darbinieki. Kopā ar lietām uz arhīvu tiek nodoti dokumentu reģistrācijas kartotēki. Katras kartotēkas nosaukums ir iekļauts inventārā.

.

Koncepcija personala biroja darbs Papildus darba attiecību dokumentēšanai ar darbiniekiem tas ietver arī dokumentu glabāšanu un izmantošanu organizācijas līdzšinējā darbībā, to vērtības pārbaudi un dokumentu nodošanu arhīva glabāšanai.

Galvenais normatīvais akts šajā jomā ir 2004. gada 22. oktobra federālais likums Nr. 125-FZ „Par arhivēšanu Krievijas Federācijā“. Šis federālais likums regulē attiecības Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu glabāšanas, iegādes, uzskaites un izmantošanas organizēšanas jomā nettkarīgi no tovīpašuma formas, kā arī valu.artiecī Krievijas Federācijā pilsoņu, sabiedrības un valsts interesēs.

2004. gada 22. oktobra federālā likuma Nr. 125-FZ "Par arhivēšanu Krievijas Federācijā" 17. Hose Nosaka vispārējais pienākums nodrošināt dokumentu, tostarp personāla dokumentu, drošību jebkuram priekšmetam saimnieciska darbiba: valdības aģentūras, ķermeņi pašvaldība, organizācijas un pilsoņi, kas iesaistīti uzņēmējdarbības aktivitāte neveidojot juridisku personu, to glabāšanas periodos, kas noteikti federālajos likumos, citos Krievijas Federācijas normatīvajos aktos, kā arī dokumentu sarakstos.

Saskana ar 2004. gada 22. oktobra federālā likuma Nr. 125-FZ „Par arhivēšanu Krievijas Federācijā“ 3. pantu:

Kristijas Federācijas Arhīvu fonds ir vēsturiski izveidota un pastāvīgi augoša arhīvu dokumentu kolekcija, kas atspoguļo sabiedrības materiālo un garīgo dzīvi un kam ir vēsturiska, zinātniska, sociāzka, ekonomikas. ordentlichņemama sastāvdaļa Krievijas Federācijas tautu vēsturiskais un kultūras mantojums, kas saistīts ar informācijas resursiem un ir pastāvīgi glabājams.

Arhīva dokumentiert nozīmē:

„materiālu nesējs ar tajā ierakstītu informāciju, kurā ir rekvizīti, kas ļauj to identificēt, un ir glabājams sakarā ar norādītā nesēja un informācijas nozīmi iedzīvotājiem, sabiedrībai un valstij.“

Savukārt Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokuments nozīmē:

"arhīva dokuments, kas ir izturējis dokumentu vērtības pārbaudi, iekļauts valsts uzskaitē un ir pastāvīgi glabājams."

Dokumentu glabāšanas organizēšanas kārtība ir atkarīga no statusa kommerzielle Organisation. swarigs pazīšanas zīme ir konkrētas organizācijas iekļaušana avotu sarakstos valsts un pašvaldību arhīvu papildināšanai ar arhīva dokumentiem (2004. gada 22. oktobra Federālā likuma Nr. 125-FZ „Par arhivēšanu Krievijas Federācijā“ 20. da ļta) 20. da ļta Komercorganizāciju iekļaušana šajos sarakstos tiek veikta, pamatojoties uz līgumu ar attiecīgo valsts vai pašvaldības arhīvu. Organizācijās (pieņemšanas avotos) pēc glabāšanas termiņa beigām to veic kopīgi ar pilnvarotā iestāde valsts vara Krievijas Federācijas priekšmets arhivēšanas jomā, Valsts arhīva pārbaude par vairāku dokumentu vērtību iekļaušanai Krievijas Federācijas arhīvu fondā.

Pēc komercorganizāciju arhīvu dokumentu (ieguves avotu) atzīšanas par Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentiem to iznīcināšana nav pieļaujama, un to glabāšanu komercorganizācija var veikt patstāvīgi vai arī tos. glabāšanai valsts vai pašvaldības arhīvā, bibliotēkā, muzejā, kā arī Krievijas Zinātņu akadēmijas organizācijai (2004. gada 22. oktobra Federālā likuma Nr. 125-FZ „Par arhivēšanu krievu valodā“) 3. dacia panjata“)

Binden Dokumente archivieren, kas nebija iekļauti Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentos, kā arī dokumenti, ko glabā organizācijas, kas nav ieguves avoti, pēc normatīvajos aktos noteiktā glabāšanas termiņa beigām. tiesibu akti, ir pakļauti pārbaudei, un organizācija tos var iznīcināt vai pastāvīgi glabāt organizācijas arhīvā saskaņā ar tās iekšējiem noteikumiem.

Par jautājumiem, kas saistīti ar arhīva dokumentu iegūšanas organizēšanas kārtību, to drošības nodrošināšanu, dokumentu vērtības ekspertīzes veikšanas un Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu nodošanas pastāvīgai glabāšanai kārtību, darba organizēšanas kārtību. arhīvu, komerciālās organizācijas var vadīties pēc "Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumiem", kas apstiprināti ar Rozarhīva kolēģijas 2002. gada 6. februāra lēmumu.

Standarta arhīva dokumentu sarakstus, kuros norādīts to glabāšanas laiks, apstiprina Krievijas Federācijas valdības pilnvarota federālā iestāde. izpildvara(2004. gada 22. oktobra Federālā likuma Nr. 125-FZ "Par arhivēšanu Krievijas Federācijā" 6. panta 3. daļa). Saskaņā ar Krievijas Federācijas prezidenta 2004.gada 9.marta dekrētu Nr.314 "Par federālo izpildinstitūciju sistēmu un struktūru" šobrīd šāda federālā iestāde ir Krievjas arhīvs.

Galvenais normatīvais akts, kas nosaka organizāciju darbībā izveidoto vadības dokumentu, tajā skaitā personāla dokumentu sarakstu un glabāšanas termiņus, ir "Organizāciju darbībā izveidoto standarta vadības dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus", kas apstiprināts Federālais arhīvs 2000. gada 6. oktobrī.

Federālā arhīva 2000.gada 6.oktobrī apstiprinātā "Organizāciju darbībā radīto standarta pārvaldības dokumentu saraksta, norādot glabāšanas termiņus" 1.4.punkts paredz, ka to paredzēts izmantot kā galveno domentuakītī pārvaldības dokumentu glabāšanas un atlasses glabāšanai un iznīcināšanai termiņus. standarta documenti, tas ir, kopīgs visām vai lielākajai daļai organizāciju (tostarp nevalstisku).

Federālajā arhīvā 2000. gada 6. oktobrī apstiprinātā "Organizāciju darbībā radīto standarta pārvaldības dokumentu saraksta, kurā norādīti glabāšanas termiņi" 2.4. punktā dotie dokumentu glabāšanas noteikumi attiecas uz visām organizācijām nettkarīgi no vai viņu dokumenti tiek saņemti glabāšanai valsts, pašvaldību arhīvos vai nenonāk.

Organizacijas piemēro also dokumentu glabāšanas periodi atšķiras. Pagaidu glabāšanas periodi (1 gad, 3 gadi, 5 gadi, 10 gadi) attiecas uz visām organizācijām. Pastāvīgo glabāšanas laiku izmanto tās valsts, pašvaldību organisation organisation organisation

Organizācijas, kuru dokumenti netiek glabāti valsts, pašvaldību arhīvos, tas ir, tie nav arhīvu komplektēšanas avoti, var piemērot pastāvīgu glabāšanas termiņu. Atsevišķi dokumenti (normatīvie, mantiskā un saimnieciskā rakstura, par darbības rezultātiem un organizācijas attīstības perspektīvām) ar pastāvīgu glabāšanas laiku ir jāglabā visu veidu īpašumtiesību organizācijās, pavalstīm arhīvi, līdz šo organizāciju likvidācijai (2.4.2. punkts "Organizāciju darbībā radīto tipveida vadības dokumentu saraksts, norādot to glabāšanas termiņus", apstiprināts Federālajā arhīvā 2000.oktobrī 6.). Piemēram, organizācijas statūtus, dibināšanas līgumu, organizācijas struktūrvienību nolikumu, darba apraksti, pastāvīgās un pagaidu uzglabāšanas gadījumu uzskaite; personu lietas, darbinieku saraksti (štatu sastāvi) jāglabā visu īpašuma formu organizācijās, kuru dokumentus nesaņem valsts, pašvaldību arhīvi, līdz šo organizāciju likvidācijai, sakarā ar spēkā esošie tiesību akti un (vai) šo dokumentu ilgtermiņa praktiskā vērtība.

Organizācijas, kas nav valsts, pašvaldību arhīvu ieguves avoti, uzglabā pastāvīgus dokumentus atbilstoši Standarta pārvaldības dokumentu sarakstam šādi. valsts, pašvaldibu Organisation- 10 Gadi. Nevalstiskās organizācijas - vismaz 10 gadi, turpmāko dokumentu glabāšanas laiku nosaka organizācija saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem un (vai) dokumentu praktiskās izmantošanas nepieciešamību.

Pa šo ceļu, nevalstiskās organizācijas kuru dokumenti netiek glabāti valsts, pašvaldību arhīvos, tas ir, tie nav arhīvu iegūšanas avoti, var, bet nav obligāti jāpiemēro pastāvīgs glabāšanas termiņš, bet vimaziem tādi ati atsevigšķi (2.4.2. punkts "Organizāciju darbībā radīto tipisko pārvaldības dokumentu saraksts, norādot to glabāšanas termiņus, apstiprināts Federālajā arhīvā 2000. gada 6. oktobrī").

Federālā arhīva 2000.gada 6.oktobrī apstiprinātajā "Organizāciju darbībā radīto standarta vadības dokumentu sarakstā ar norādi par to glabāšanas termiņiem" uz noteiktu veidu dokumentiem ievietotā atzīme "EPK" ir paredzēta visu veidu īpašumtiesību organizāciju lietošanā, kas ir valsts, pašvaldību arhīvu iegūšanas avoti, un nozīmē, ka daļai no šiem dokumentiem var būt zinātniski vēsturiska nozīme un noteiktajā kārtībā tie ir jānodod valsts, pašvaldību arhīvā vai glabāšanā. Organisation. Lēmumu par dokumentu ar atzīmi „EPK“ („EK“) pieņemšanu vai iznīcināšanu pieņem arhīvu institūciju un iestāžu ekspertu komisijas. Šo zīmi var izmantot arī komerciālās organizācijas, kas nav ieguves avoti, lemjot par savu dokumentu pastāvīgu glabāšanu.

Saskaņā ar Vadības tipveida dokumentu sarakstu dokumenti ar atzīmi "EPK" ietver, piemēram, darbinieku personas lietas, darba līgumus, darbinieku personiskās kartes, darbinieku raksturojumus u.c.

Ņemot vērā Federālā arhīva 2000.gada 6.oktobrī apstiprinātā "Organizāciju darbībā radīto tipisko pārvaldības dokumentu sarakstu, norādot to glabāšanas termiņus" 2.9.punktu, dokumentu glabāšanas termiņa aprēķikins 2.9.punktu, dokumentu glabāšanas termiņa aprēķikins gadā pēc biroja darba pabeigšanas. Piemēram, 2006. gada pabeigtajām lietām glabāšanas termiņa aprēķināšana sākas 2007. gada 1. janvārī.

Atzīme "līdz nepieciešama" nozīmē, ka dokumentācijai ir tikai praktiska vērtība. Tās glabāšanas laiku nosaka pati organizācija, bet tas nedrīkst būt mazāks par 1 gadu.

Pārvaldības standarta dokumentu sarakstā noteikto uzglabāšanas termiņu samazināšana ir aizliegta. Standarta pārvaldības dokumentu sarakstā paredzēto dokumentu glabāšanas termiņu pagarinājums var notikt gadījumos, ja to izraisa organizāciju darba īpatnības.

Organizējot dokumentu glabāšanu konkrētā organizācijā un regulējot šo procesu kā atsauci, Metodiskie-Dokumente var izmantot ari:

Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 2005.gada 8.novembra rīkojums Nr.536 „Par Standardanleitung biroja darbs iekšā föderale Strukturen izpildvara“;

· GOST 17914-72 „Koferu pārsegi ilgstošam glabāšanas laikam. Veidi, šķirnes, tehniskās prasības” (ieviests ar PSRS Valsts standartu komitejas 1972. gada 17. jūlija dekrētu Nr. 1411);

PSRS Galvenās arhīvu pārvaldes 1988. gada 25. maija rīkojums Nr. 33" Valsts iekarta dokumentācijas pārvaldības atbalsts. Pamatnoteikumi. Visparigas prasības uz dokumentiem un dokumentācijas atbalsta dienestiem“;

Personāla dokumentu glabāšana nedaudz atšķiras no vispārīgie notikumi administratīvo dokumentu uzglabāšana. Tā kā personāla dokumentiem ir liela sociālā nozīme (īpaši dokumentiem, kas satur personas datus), jo tie kalpo dokumentāri pierādījumi darbinieka tiebas uz sociālā drošība, piemēram, pēc vecuma un invaliditātes, kā arī darbinieka darba pieredzes apliecinājums. Tāpēc lielākajai daļai no tiem ir ilgs vai pastāvīgs glabāšanas laiks, un tos izmanto uzziņai, kad pilsoņi vēršas arhīvu iestādēs.

Turklāt personāla dokumentiem ir arī biogrāfiska, arheogrāfiska vērtība, tie ir statistisko vispārinājumu un vēstures un sociālās izpētes avots.

Personāla dokumentācijas glabāšanas īpatnības organizācijā ir saistītas ar uzdevumiem ierobežot nesankcionētu piekļuvi dokumentiem, kas satur darbinieku personas datus, un efektīvi meklēt nepieciešamo informāciju.

Personāla dokumentu glabāšanas sistēmā var izdalīt divus veidus, uzglabāšanas posmus: pašreizējo un nākamo.

Dokumentu glabāšana un izmantošana no to izveidošanas brīža līdz lietas, kurā tie ir sagrupēti, nodošanai arhīvā tiek saukta par pašreizējo (operatīvo). Kārtējā lietu glabāšana tiek veikta to noformēšanas vietā. Pašreizējā krātuve ir sadalīta arī divās apakšsugās:

Dokumentu glabāšana zu izpildes procesā;

Izpildīto dokumentu glabāšana.

Dokumenti to izpildes laikā atrodas pie darbuzņēmēja, kurš tos glabā īpašās mapēs. Šajās mapēs ir uzraksts "Paraksts", "Steidzams" un citi, kā arī mākslinieka uzvārds, iniciāļi, tālruņa numurs.

Noformētie dokumenti jāiekārto un jāglabā lietās atbilstoši lietu nomenklatūrai. Uzreiz atzīmējam, ka līdzšinējā dokumentu glabāšana ietver procedūru to veidošanai lietās saskaņā ar apstiprināto nomenklatūru.

Pašreizējā dokumentu glabāšana nozīmē to uzglabāšanu oriģinālos. Tāpēc organizāciju personāla dienestos visi pasūtījumi tiek glabāti oriģinālos. Rīkojumu kopijas par personālu: pieņemšana darbā, stimuli, sodi, atlaišana un tā tālāk tiek papildus ievietotas glabāšanai darbinieku personīgajās lietās (ja tās tiek uzturētas).

Pašreizējās personīgo failu glabāšanas organizēšanas procedūra ir šāda:

Ø personas lietas papīra formā tiek glabātas mapēs, kas ir numurētas pa lapām un sašūtas;

Ø arī personas lietu vāki ir numurēti, tiem tiek piešķirts lietu kopskaitam atbilstošs lietas kārtas numurs;

Ø Pašreizējā glabāšana organizācijas personāla nodaļā ir pakļauta personas failiem tikai strādājošiem darbiniekiem. Pēc darbinieka atlaišanas viņa personīgā lieta tiek izņemta no mapes un tiek apstrādāta pārsūtīšanai uz arhīvu.

Ø Atlaižamo darbinieku personas lietas tiek arhivētas alfabēta secībā.

Pašreizējā personāla dokumentu, lietu skapju, grāmatvedības grāmatu un citu glabāšana parasti tiek veikta organizāciju personāla dienestu telpās, kurām jābūt aprīgotām ar īpašiem skapjiem vai seifiem, kas ir aizslīmoti un a. Uz skapjiem novietotās lietu nomenklatūras kopijas, un uz korpusu vāku muguriņām - nomenklatūrai atbilstoši lietu numuri atvieglos dokumentu meklēšanu.

Darbinieku darba grāmatas glabājas personāla daļas vadītāja seifā, tur glabājas arī zīmogi, zīmogi, dokumentu veidlapas, skapju (seifu) atslēgas dokumentu glabāšanai.

Personāla dienesta darbiniekiem nav ieteicams atstāt uz darbvirsmas nekādus dokumentus vai biroja lietvedību, kā arī strādājošu datoru jebkurā laikā, atstājot telpas. Personāla darbiniekiem visi to izpildes procesā esošo dokumentu masīvi darba dienas beigās jāievieto metāla skapī, jāaizver un jāaizzīmogo. Skapju atslēgas tiek nodotas personāla daļas vadītājam pret parakstu attiecīgajā žurnālā.

Dokumentu melnraksti un labojumi, sabojātās veidlapas tiek iznīcinātas darba dienas beigās, šim nolūkam var izmantot speciālu papīra griešanas mašīnu. Datori darba dienas beigās tiek bloķēti un atvienoti no tīkla.

Turklāt personāla dokumentācijas glabāšanas un uzskaites tehnoloģija ietver darbinieku obligātu parakstu, kas apstiprina kopiju un izrakstu saņemšanu no tiem.

Dokumentu turpmākās (arhīva) glabāšanas pamats ir to vērtības pārbaude, un pēc tam seko lietu iesniegšana, inventarizāciju sastādīšana, dokumentu sastādīšana par dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai un lietucijas.

Arhīva dokumentu savlaicīgai saņemšanai no struktūrvienībām vai citiem ieguves avotiem, to uzskaites, drošības nodrošināšanai, izmantošanas efektivizēšanai un sagatavošanai dokumentu nodošanai pastāvīvegai glabāšanai, vīvehātīs organizākīsanai

Organizācijas arhīva fondā nonāk tikai daļa dokumentu, tajā nav iekļauti dokumenti arīsu glabāšanas laiku (līdz 10 gadiem ieskaitot). Organizācijas arhīva fondu veido ilgstošas ​​​​glabāšanas (virs 10 gadiem) un pastāvīgas glabāšanas dokumenti, tajā skaitā dokumenti par personālu, kuriem ir ekonomiska, sociāla, politiska, kultūrvēsturiska un cita nozīme. Failu nodošana arhīvā tiek veikta saskaņā ar organizācijas vadītāja vai darba devēja apstiprinātu grafiku. Dokumenti glabāšanai jāpieņem galvenokārt oriģinālu veidā, tikai tad, ja to nav, tiek pieņemtas apliecinātas kopijas.

Saskaņā ar „Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumiem“ Tomēr mazās komerciālās organizācijas, kā likums, nav arhīva īpašas vienības veidā. Vienlaikus arhivāra pienākumus apvieno sekretārs vai cita vadītāja iecelta persona.

Vienlaikus jāatceras, ka dokumenti ir jāuzglabā apstākļos, kas nodrošina to aizsardzību pret bojājumiem, kaitīgām sekām. vid un izslēdzot dokumentu nozaudēšanu. Parasti šim nolūkam arhīva telpā tiek uzstādīti metāla skapji, seifi, plauktu skapji un tamlīdzīgi. Nav atļauts novietot dokumentus uz grīdas, palodzes, nešķirotās kaudzēs. Dokumentu izņemšana no lietas ar pastāvīgu glabāšanas laiku ir pieļaujama izņēmuma gadījumos un tiek veikta, pamatojoties uz Verwaltungsunterlagen organizācijas vadītājs ar obligātu noformēšanu dokumenta apliecinātas kopijas gadījumā un aktu par oriģināla izņemšanu.

Lai nodrošinātu reorganizācijas vai likvidācijas rezultātā atlaisto darbinieku personālsastāva dokumentu drošību juridiskam personam, Kā arī Pilsoņu sociālā nodrošinājuma jomā, jaunizveidoto komerciālo un bezpeļņas organisation organisation organisation organisation dibra. juridiskas personas reorganizācija vai likvidācija.

Atgādiniet zu tiesiskais regulējums personāla dokumentu glabāšanas kārtība un termiņi tiek veikti, pamatojoties uz "Organizāciju darbībā izveidoto standarta vadības dokumentu sarakstu, norādot to glabāšanas termiņus", kas apstiprināts Federālajā arhīvaī 6.okto.gada 6.okto.gada 6.okto.gada Darba grāmatu glabāšanas kārtību un termiņus reglamentē speciālā normative Akte- Krievijas Federācijas valdības 2003.gada 16.aprīļa dekrēts Nr.225 "Par darba grāmatām". Tātad darba grāmatiņas veidlapas un ieliktnis tajā tiek glabātas organizācijā kā stingras atbildības dokumenti un pēc viņa pieprasījuma tiek izsniegtas personai, kas ir atbildīga par darba grāmatu uzturēšanu. Katra mēneša beigas Sī persona ir pienākums iesniegt organizācijas grāmatvedības nodaļai pārskatu par darba grāmatiņu veidlapu pieejamību un ieliktni tajā. Aizpildīšanas laikā sabojātās darba grāmatas veidlapas un tajā esošie ieliktņi tiek iznīcināti, sastādot atbilstošu aktu. Nepieprasītās darba grāmatas un darba grāmatu uzskaites grāmatiņa un to ieliktņi tiek glabāti organizācijas arhīvā 50 gadus un pēc tam tiek iznīcināti noteiktajā kārtībā.

Darba devējs ir atbildīgs par personāla dokumentu, primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas darba organizēšanu. Atbildību par darba grāmatiņu uzturēšanu, glabāšanu, uzskaiti un izsniegšanu uzņemas ar darba devēja rīkojumu (instrukciju) norīkota īpaši pilnvarota persona.

Tālāk par dažiem personāla dokumentiem vēlams sniegt izrakstu no "Organizāciju darbībā izveidoto tipisko vadības dokumentu saraksta, norādot glabāšanas termiņu", kas apstiprināts ar Federālā arhīva 2000.gadarī:

Raksta-Zahlen	Dokumentieren Sie Veiden	Dokumentu glabāšanas termiņš	Piezime
PERSÖNLICHE ANGABEN
	Dokumenti (atskaites, kopsavilkumi, sertifikāti, informācija) par darba ar personālu statusu un parbaudi	Pastavigi
	Sarakste par personāla uzņemšanu, sadali, pārvietošanos, uzskaiti
	Dokumenti (iesniegumi, informācija, sarakste) par darbinieku nepieciešamību, darbinieku samazināšanu (atbrīvošanu).
	Piezīmes, kas aizstāj rīkojumus par personālu	EPÜ 75 gadi	Gleichmäßig un mācibu brīvdienas, dežūras, sodi, īslaicīgi iekšzemes komandējumi - 5 gadi
	Personas lietas (izteikumi, autobiogrāfijas, rīkojumu kopijas un izraksti no tiem, personas dokumentu kopijas, raksturojums, personāla uzskaite, anketas, atestācijas lapas u.c.):
	a) organizācijas vadītājs; Valdes, Izpildvaras Locekli, kontroles institūcijas Organisation; darbinieki ar valsts un citiem nosaukumiem, balvām, apbalvojumiem, akadēmiskajiem grādiem un nosaukumiem	Pastavigi
	b) strādnieki	EPÜ 75 gadi
	Darba ligumi (ligumi), darba ligumi nav iekļauts personiskajos failos	EPÜ 75 gadi
	Darbinieku (tostarp pagaidu darbinieku) personīgās karten	EPÜ 75 gadi
	To darbinieku raksturojums, kuriem nav personas lietu	EPÜ 75 gadi
	Nepieņemto personu dokumenti (anketas, autobiogrāfijas, personāla uzskaite, pieteikumi, ieteikuma vēstules, CV u.c.)
	Īsti personas dokumenti (darba izziņas, diplomi, sertifikāti, sertifikāti, sertifikāti)	Postlager	Nepieprasīts - vismaz 50 gadi
	Dokumenti (sertifikati, atskaites un skaidrojošās piezīmes, rīkojumu kopijas, pasūtījumu izraksti, izziņas, ceļojuma apliecības u.c.), kas nav iekļautas personas lietās
		Pastavigi
		EPÜ 75 gadi
	Sarakste par vakanto amatu aizpildīšanu, ievēlēšanu amatos
	Darba stāža noteikšanas komisiju sēžu protokoli piemaksu par darba stāžu izmaksai		Ja nav paūtījumu – 50 gadi
	Darbinieku saraksts (persönlich - algu saraksts).	Pastavigi
			Ja nav personīgo kontu - 50 gadi
	a) organizācijas vadības un izpildinstitūciju locekļi	Pastavigi
	b) veterāni un Lielās dalībnieki Tēvijas karš un citas militaras darbibas	Pastavigi
	c) apbalvoti ar valsts un citiem apbalvojumiem, apbalvoti ar valsts un citiem nosaukumiem, balvām	Pastavigi
	d) strādnieki
	d) Zertifikate
	e) obligatā dienesta karavīri
	g) kandidati paaugstināšanai
	h) personīgo likmju, algu saņemšana
	Dokumenti (pārskati, akti, informācija) par darba grāmatiņu uzskaiti un to ieliktņiem
	Ceļojumu sarakste		Darba braucieniem uz arzemēm - 10 gadi EIC
	Sarakste par iesaukšanas reģistrāciju un par militāro dienestu atbildīgo personu iesaukšanas atlikšanu
	Dokumenti (pārstāvības, iesniegumi, anketas, akti) par personu likmju, algu, pabalstu noteikšanu		Ja nav paūtījumu – 50 gadi EPC
	Sarakste par personīgo likmju, algu, piemaksu noteikšanu un izmaksu
	Atvaļinājumu-Grafik
	Kartes, norādes uz personāla rīkojumiem
	Grāmatas, žurnāli, grāmatvedības Karten:		Pec atlaisanas
	a) darbinieku uzņemšana, pārvietošana (pārcelšana), atlaišana
	b) komandējumos nosūtītie darbinieki
	c) iesaucamie
	d) Brivdienas
	e) personas lietas, personas kartes, darba līgumi (ligumi), darba līgumi
	f) darba grāmatu un to ieliktņu izsniegšana
	g) izziņu par darba samaksu, darba stāžu, darba vietu izsniegšanu
	h) ceļosanas apliecību izsniegšana

Federālā arhīva 2000.gada 6.oktobrī apstiprinātajā "Organizāciju darbībā radīto standarta vadības dokumentu sarakstā, norādot glabāšanas termiņus" (3.aile Nr.3) dotie dokumentu glabāšanas termiņi organizāmāmācas uz vis , ordentlichkarīgi no tā, vai viņu dokumenti tiek saņemti glabāšanai valsts, pašvaldību arhīvos vai nepienāk.

Visi personāla dokumenti jānodod organizācijas arhīvā.

Tātad komercorganizācijas, kas nav valsts vai pašvaldība, darbības algorithms vienots uzņēmums, lai nodrošinātu dokumentu, tajā skaitā personāla dokumentu, glabāšanu ir šādi:

To normatīvo aktu prasību pārbaude, kas noteikuši konkrēta veida dokumentu glabāšanas termiņus;

Dokumentu uzglabāšana;

Organizācijām - ieguves avotiem - pēc glabāšanas termiņa beigām, kopā ar Krievijas Federācijas subjekta pilnvaroto valsts varas institūciju arhivēšanas jomā Valsts arhīvu veicot mantas vērtības pārbaudi. dokumentu skaits iekļaušanai Krievijas Federācijas arhīvu fondā;

Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu glabāšana vai nodošana glabāšanai valsts vai pašvaldības arhīvā, bibliotēkā, muzejā vai Krievijas Zinātņu akadēmijas organizācijā;

Arhīva dokumenti, kas nebija iekļauti Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentos, pēc glabāšanas termiņa beigām ir pakļauti iznīcināšanai vai glabāšanai organizācijas arhīvā saskaņā ar korporatīvo tiesību aktu prasībām (piemēram, akciju sabiedrībām dokumentu glabāšanu regulē Federālās tirgus komisijas dekrēts vertīgi papiri 2003.gada 16.jūlija Nr.03-33/ps "Par Noteikumu par dokumentu glabāšanas kārtību un termiņiem apstiprināšanu" un 1995.gada 26.decembra federālo likumu Nr.208-FZ "Par akciju sabiedrības“) vai vietējiem noteikumiem;

Organizācijām, kas nav ieguves avoti, pēc pagaidu glabāšanas termiņa beigām arhīva dokumenti ir pakļauti pārbaudei un var tikt iznīcināti vai uzglabāti organizācijas arhīvā.

Dokumentu sagatavošana turpmākai glabāšanai un lietošanai ir personāla dienesta biroja darba procesa beigu posms un ietver dokumentu zinātniskās un praktiskās vērtības pārbaudi, lietu noformēšanu un aprakstīšanu, dokumentu piešķakusta iznīcināšanai un nodošanai organizācijas arhīvā vai valsts glabāšanā.

"Documentu vērtības pārbaude: dokumentu atlase publiskai glabāšanai vai to glabāšanas termiņu noteikšana, pamatojoties uz pieņemtiem kritērijiem."

(GOST R 51141-98 95. Punkte).

Pienākums iesniegt dokumentus valsts arhīvā parasti tiek uzlikts valsts un pašvaldību organizācijām. Taču tas ir jādara arī dažām nevalstiskajām organizācijām, ar kurām ir noslēgti attiecīgi līgumi.

Lai organizētu un veiktu dokumentu vērtības ekspertīzi un atlasītu tos nodošanai valsts glabāšanā, kā arī kontrolētu un sniegtu metodisko palīdzību ekspertīzes veikšanā, ministrijas un departureamenti izveido pastijāvīgas (CV). Citās organizācijās tiek izveidotas pastāvīgas ekspertu komisijas (EK).

Ekspertu komisija darbojas, pamatojoties uz Nolikumu par pastāvīgo ekspertu komisiju, ko apstiprina organizācijas vadītājs. Lai atvieglotu savu noteikumu izstrādi par pastāvīgu ekspertu komisiju, varat izmantot " Aptuvenā pozīcija par iestādes, organizācijas, uzņēmuma pastāvīgo ekspertu komisiju, kas apstiprināta ar Federālā arhīva 1995.gada 19.janvāra rīkojumu Nr.2.

Ekspertu komisijas galvenie uzdevumi ir:

1. Dokumentu vērtības organizēšana un pārbaude lietvedības stadijā lietu nomenklatūras sagatavošanā un lietu veidošanā.

2. Dokumentu organizēšana un vērtības pārbaude to sagatavošanas arhīva glabāšanai stadijā.

3. Dokumentu organizēšana un atlase un sagatavošana nodošanai publiskajā glabāšanā.

Organizācijas ekspertu komisija tiek izveidota ar vadītāja rīkojumu no kvalificētākajiem darbiniekiem vismaz trīs cilvēku sastāvā.

Ekspertu komisija ir padomdevēja institūcija. Tās lēmumus apstiprina organizācijas vadītājs.

Organizācijas ekspertu komisijai savā darbā jāvadās pēc 2004. gada 22. oktobra federālā likuma Nr. 125-FZ "Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā", Noteikumiem par Krievijas Federācijas arhīvu fondu, kas apstiprināts ar dekrētu. Krievijas Federācijas prezidenta 1994.gada 17.marta rīkojumu Nr.552 "Par Krievijas Federācijas Arhīvu fonda noteikumu apstiprināšanu", ar Krievijas Federācijas Federālās arhīvu aģentūras rīkojumiem, arhīva izstrādāvatajiem normat. estades, modelu saraksti dokumenti, kuros norādīti bis glabāšanas termiņi, organizācijas lietu nomenklatūra.

Dokumentu pārbaude tiek veikta, pamatojoties uz kopīgi kritēriji izcelsme, saturs, ārējas iezīmes Dokument.

Izcelsmes kritēriji ietver: organizācijas lomu un vietu sistēmā valdības kontrolliert vai konkrēta nozare, tās veikto funkciju nozīme, vērtība Einzelpersonen sabiedrības dzīvē, dokumenta tapšanas laiks un vieta.

Satura kritēriji ietver: dokumentā atspoguļotā notikuma (parādības) nozīmīgumu, dokumentā pieejamās informācijas vērtību, dokumenta informācijas atkārtošanos citos dokumentos, dokumenta veidu, dokumenta autentiskumu.

Ārējo pazīmju kritērijos ietilpst: satura fiksācijas un pārraides forma, sertifikācija, dokumenta noformējums, tā fiziskais stāvoklis.

Ekspertu komisija strādā saziņā ar arhīva iestādes ekspertu izskatīšanas komisiju (EPK), kas apstiprina ekspertu komisijas lēmumus.

Nevalstiskās organizācijas patstāvīgi pieņem lēmumus par dokumentu vērtības pārbaudi. Ekspertu komisijas darba rezultāts ir dokumentu sadale četrās grupās atbilstoši dažādiem glabāšanas termiņiem:

Pastāvīga uzglabāšana;

Ilgstoša uzglabāšana (vairāk nekā 10 gadi);

Pagaidu uzglabāšana (līdz 10 gadiem ieskaitot);

Jāiznīcina sakarā ar glabāšanas termiņa beigām.

Lai noteiktu dokumentu glabāšanas termiņus, nepieciešams, pēc Federālā arhīva 6. oktobrī apstiprinātā "Organizāciju darbībā radīto tipisko pārvaldības dokumentu saraksta, norādot to glabāšanas termiņus" atbilstušo. 2000, lai veiktu lietu izskatīšanu pa lapām. Nav atļauts atlasīt dokumentus glabāšanai un iznīcināšanai tikai pēc lietu nosaukumiem.

Dokumentu glabāšanas laiks netradicionālos informācijas nesējos atbilst līdzīga veida dokumentu glabāšanas periodam uz tradicionālajiem informācijas nesējiem.

Lietas ar atzīmi „EPK“ tiek izskatītas pa lapām, lai noteiktu un no tām atdalītu dokumentus, kas ir pakļauti pastāvīgai glabāšanai.

Pastāvīgas un ilgstošas ​​​​glabāšanas gadījumi (vairāk nekā 10 gadus), ieskaitot dokumentus par personālu, jāuzglabā organizācijas arhīvā. Taču, ja dokumentiem ir, teiksim, vēsturiska vai zinātniska vērtība, tad organizācija tos nodod valsts vai pašvaldības arhīvā. Protams, ar nosacījumu, ka ar viņiem tiek noslēgts attiecīgs līgums. To pārvietošana tiek veikta saskaņā ar aprakstiem.

Pagaidu uzglabāšanas gadījumi (līdz 10 gadiem), kā likums, netiek nodoti organizācijas arhīvā, un pēc glabāšanas termiņa beigām tie tiek iznīcināti.

Tādējādi, pamatojoties uz organizācijas dokumentu vērtības pārbaudes rezultātiem, tiek apkopoti:

Pastāvīgās uzglabāšanas gadījumu uzskaite;

Pagaidu (virs 10 gadiem) uzglabāšanas gadījumu uzskaite;

lietu apraksti pēc personāla;

Akti par glabāšanai nepakļauto lietu piešķiršanu iznīcināšanai.

Ekspertu komisijas darbības rezultātā sastādīto lietu uzskaiti apstiprina organizācijas vadītājs.

(uzņēmuma nosaukums)

(struktūrvienības vai sabiedrības nosaukums

Organisation)

APSTIPRINAT

Amata nosaukums

struktūrvienības vadītājs

Abteilungen

(sabiedriskā Organisation)

Paraksta skaidrojums

paraksti

Daten

Aprakst Nr. ___

__________________________________________________________________

Nr. _____________, tostarp:

burtu cipari:

Trukst skaitļu:

Amata nosaukums

inventāra sastādītājs Paraksts Paraksta atšifrējums

Daten

SASKAŅOTS APSTIPRINĀTS

Vaditaja amata nosaukums EK-Protokolle

struktūrvienības organizācijas lietvedības pakalpojumi

Paraksts Paraksta atšifrējums datēts ar _____________ Nr. _______

Pēc sastādīto lietu aprakstu apstiprināšanas ekspertu komisija, organizācija var iznīcināt dokumentus ar pagaidu glabāšanas termiņiem, kuriem ir beidzies termiņš.

"Documentu izolēšana iznīcināšanai: Dokumentu ar beidzies glabāšanas termiņu, kas zaudējuši praktisko, zinātnisko vai sociālo nozīmi, zinātniskās un praktiskās vērtības apzināšana un atlasāe iznīcin."

(98. klauzula GOST R 51141-98).

Dokumentu iznīcināšana tiek formalizēta ar organizācijas vadītāja apstiprinātu aktu. Organizācijām, kuras iesniedz dokumentus valsts glabāšanai, aktus apstiprina organizācijas vadītājs pēc lietu inventarizācijas apstiprināšanas pastāvīgai glabāšanai valsts arhīvu dienesta iestādes ekspertu komisijā.

Iznīcināmās lietas tiek nodotas apstrādei (izmantošanai). Lietu nodošana tiek noformēta ar pieņemšanas rēķinu, kurā norādīts nodošanas datums, nododamo lietu skaits un papīra atkritumu svars.

Iekrausana un izvešana utilizācijai tiek veikta par arhīva dokumentu drošības nodrošināšanu atbildīgā darbinieka uzraudzībā.

Akta par dokumentu (lietu) piešķiršanu iznīcināšanai aptuvenā forma:

Uzņēmuma nosaukums

AKTS ES APSTIPRINĀJU

___________Nr. _______ Amata nosaukums

_____________________ Organisation vadītājs

(kompilācijas vieta)

par piešķiršanu iznīcināšanai Paraksts Paskaidrojums

dokumenti, kas nav parakstami

uzglabāšanas Daten

Pamatojoties uz ____________________________________________________________

(dokumentu saraksta nosaukums un nospiedums

__________________________________________________________________

ar derīguma termiņu)

izraudzīta iznīcināšanai kā bez zinātniskas un vēsturiskas vērtības

un praktisko nozīmi zaudējušie fonda Nr._____________ dokumenti

(nosaucums

Fonds)

Kopā _________ vienības grēda gadiem

(ar skaitļiem un vārdiem)

Personas apstiprināta pastāvīgas glabāšanas gadījumu uzskaite uz ____ gadiem

sastavu

saskaņots ar EPÜ ____________________________________________________________

(arhīva iestādes nosaukums)

(Protokolle, kas datēts ar _______________ Nr. ________________)

Personas amata nosaukums

kurš veica parbaudi

dokumentu vērtība Paraksts Paraksta atšifrējums

Daten

PIEKRĪTU

CEC-Protokolle (EC)

Termine ar _____________ Nr. __________

Dokumenti ____________________________ vienību apmērā. St.,

(ar skaitļiem un vārdiem)

kas sver ______ kg, Nodots ___________________________________________________

(uzņēmuma nosaukums)

apstrādei saskaņā ar pavadzīmi _______ Nr._______

Darbinieka amata nosaukums

dokumentu iesniegšana Paraksts Paraksta atšifrējums

Daten

Ir veiktas grāmatvedības izmaiņas.

Darbinieka amata nosaukums

arhīvs, kurā veiktas izmaiņas

uz grāmatvedības dokumentiem Paraksts Paraksta atšifrējums

Daten

Failu ar beidzies glabāšanas termiņu, kas klasificēti kā "Slepens", "Oficiālai lietošanai", "Konfidenciāls", iznīcināšana tiek veikta saskaņā ar īpašiem norādījumiem.

PAR failu reģistrēšana un pārsūtīšana uz arhīva krātuvi.

« Failu apstrāde: faila sagatavošana glabāšanai saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem.

(GOST R 51141-98 73. Punkte).

Lietu reģistrācija sākas no brīža, kad tās tiek ievadītas organizācijā, un beidzas ar sagatavošanas procesu nodošanai arhīvā tā kalendārā gada beigās, kurā tās tika ievadītas. Konkrētas lietas noformēšanā ietilpst darbu komplekts pie dokumentu iesiešanas, lapu numerācijas, apliecības uzrakstu sagatavošana, dokumentu iekšējās inventarizācijas sagatavošana (atsevišķos gadanajumoļs), vāka detašu lietu.

Lietu reģistrāciju veic organizācijas un struktūrvienību dokumentārā atbalsta dienesta darbinieki.

Saskaņā ar "Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumu" noteikumiem, kas apstiprināti ar Federālo arhīvu kolēģijas 2002.gada 6.februāra lēmumu, lietu izpilde var būt pilna vai daļēja atkarībās no glabāš. . Pastāvīgas, ilgstošas ​​​​uzglabāšanas un personāla lietas, kā arī konfidencialiem dokumentiem ir pakļauti pilnīgai pabeigšanai.

Pilnīga iesniegšana ietver:

lietas iesniegšana vai iesiešana;

lietas lapu numerāciju;

sertifikāta lapas noformēšana;

nepieciešamības gadījumā sastādot iekšējo dokumentu uzskaiti;

Nepieciešamo precizējumu ievadīšana lietas vāka detaļās (organizācijas nosaukuma precizēšana; lietas reģistrācijas indekss;

Pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas lietas ir pakļautas daļējai izpildei: atļauts lietā nesistematizēt dokumentus, lietas loksnes nenumurēt, apliecinošās zīmes nenoformēt.

Lietas veidojošie dokumenti ir ierakstīti uz 4 caurumiem cietā kartona vākā vai iesieti, ņemot vērā iespēju brīvi lasīt visu dokumentu tekstu, datumus, vīzas un rezolūcijas par tiem. Sagatavojot kastes kārtošanai (iesiešanai), no dokumentiem tiek noņemti metāla stiprinājumi (spraudītes, saspraudes).

Pastāvīgās uzglabāšanas faili, kas sastāv no augstvērtīgiem dokumentiem vai lielgabarīta dokumentiem, tiek glabāti slēgtās cietās mapēs ar trim atlokiem ar saitēm vai kastēs.

Ja lietā ir neizņemti personas dokumenti (personas apliecības, darba grāmatiņas, militārās apliecības, fotogrāfijas), šie dokumenti tiek ievietoti aploksnē, kas tiek iievietota lietā. Ja šādu dokumentu ir liels skaits, pēdējos no lietām izņem un tiem sastāda atsevišķu inventarizāciju.

Lai nodrošinātu drošību un fiksētu lietā iekļauto dokumentu secību, visas šīs lietas lapas (izņemot sertifikācijas lapu un iekšējo inventāru) lapas augšējā labajā stūrī ir numurēcitas ar arābu cipariem brujā cipariem. ar vienkāršu zīmuli vai numerācijas mašīnu. Lietas dokumentu iekšējās uzskaites lapas numurētas atsevišķi.

Lietu lapas, kas sastāv no vairākiem sējumiem vai daļām, numurē katram sējumam vai katrai daļai atsevišķi.

Lietā iesniegtās aploksnes ar pielikumiem ir numurētas; tajā pašā laikā vispirms tiek numurēta pati aploksne, un pēc tam katrs aploksnes pielikums tiek numurēts ar nākamo numuru.

Katras lietas beigās tiek iesniegta tukša liecinieka lapas veidlapa, bet lietas sākumā (lai ņemtu vērā īpaši vērtīgus dokumentus) - lietas dokumentu iekšējās uzskaites veidlapa.

Lapa - liecinieks tiek noformēts lietā uz atsevišķas lapas, grāmatās - pēdējās tukšās lapas aizmugurē, kartotēkas - uz atsevišķas tukšas kartes formāta lapas.

Lapa - lietas liecinieks (apliecības ieraksts) ir sastādīts formā, kas noteikta "Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumos", kas apstiprināti ar Federālā arhīva kolēģijas 2002.gada 6.februāra lēmumu.

Kurā ar cipariem un vārdiem norādīts lietas numurēto lapu skaits, iekšējā inventāra lapu skaits, lietas numuru numerācijas pazīmes (esamība burtu cipari lietas trūkstošos numurus , ja tie nebija atzīmēti vispārējā bruto numerācijā uzņēmējdarbībā.

Lapu - lietas liecinieku paraksta tās sastādītājs. Visa turpmākās izmaiņas lietas sastāvā un statusā (bojājumi, oriģinālo dokumentu nomaiņa) tiek atzīmētas apliecinājuma lapā ar atsauci uz attiecīgo aktu.

Aizliegts izņemt palagu - liecinieku uz kastes vāka vai lapas tukšo aizmuguri pedējais-Dokumente. Ja scheitert ir iesniegts vai iesiets bez sertifikācijas lapas formas, tas tiek ielīmēts lapas augšpusē lietas vāka iekšpusē.

Tiek sastādīta lietas dokumentu iekšējā uzskaite, lai reģistrētu pastāvīgās un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas dokumentus, kuru uzskaiti nosaka šīs dokumentācijas specifika (īpaši vērtīgās, personas, tiesas, izmeklēšanas lietas u.c.), kā arī fiksēt pastāvīgu un pagaidu (virs 10 gadiem ) glabāšanu, kas veidota atbilstoši dokumentu veidiem, kuru nosaukumi nettklāj konkrēto dokumenta saturu.

Iekšējais inventārs tiek sastādīts uz atsevišķas lapas formā, kas noteikta "Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumos", kas apstiprināti ar Federālo arhīvu kolēģijas 2002. gada 6. februāra lēmumu.

Iekšējā inventarizācija satur informāciju par lietas dokumentu kārtas numuriem, to indeksiem, datumiem, lietas virsrakstiem un lappušu numuriem. Iekšējai inventarizācijai tiek veikts gala ieraksts, kurā cipariem un vārdiem norāda tajā iekļauto dokumentu skaitu un iekšējās inventarizācijas lapu skaitu.

Iekšējo inventarizāciju paraksta tā sastādītājs. Ja lieta ir iesieta vai iesniegta bez iekšējās dokumentu uzskaites veidlapas, tad noteiktajā formā sastādītais inventārs tiek pielīmēts lietas priekšējā vāka iekšpusē.

Pastāvīgās, pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas un personāla lietas vāks tiek sastādīts un noformēts saskaņā ar GOST 17914-72 „Ilgtermiņa glabāšanas lietu vāks. Veidi, šķirnes, tehniskās prasības” (ieviests ar PSRS Valsts standartu komitejas 1972. gada 17. jūlija dekrētu Nr. 1411).

Uz lietas vaka teikts:

Uzņēmuma nosaukums;

Struktūrvienības nosaukums;

Gadījumu-Index;

Lietas arhīva šifrs;

Lietas numurs (sējums, daļa) atbilstoši lietu kopsavilkuma uzskaites gada sadaļai;

lietas nosaukums;

Lietas izskatīšanas termiņš - lietas izveidošanas un pabeigšanas gads(-i);

Lapu skaits failā;

Lietas glabāšanas termiņš (uz pastāvīgās glabāšanas gadījumiem rakstīts: „glabāt pastāvīgi“).

Uz pastāvīgās glabāšanas lietu vāka paredzēta vieta valsts arhīva nosaukumam, kurā tiks pieņemtas organizācijas lietas, valsts arhīva un organizācijas kodu apzīmējumiem.

Mainot organizācijas (struktūrvienības) nosaukumu lietas dokumentos aptvertajā periodā vai nododot lietu citai organizācijai (citai struktūrvienībai), lietas vākā norāda šīs organizācijas vai pārņēmējas organizācijas jauno , un iepriekšējais organizācijas (struktūrvienības) nosaukums ir ievietots iekavās.

Lietas nosaukums uz lietas vāka ir pārņemts no lietu nomenklatūras. Nepieciešamos gadījumos tiek veikti precizējumi virsrakstam (paveles numuri, protokoli utt.).

Lietas izskatīšanas termiņi ir norādīti ar arābu cipariem.

Termiņi lietām, kurās ir organizatoriskā, administratīvā, radošā un cita dokumentācija (protokols, stenogrammas, vēstules, atskaites utt.), kurām ir noteikta precīza datēšana nozimi.

Ja lieta ir rīkojumu, instrukciju un tamlīdzīgu lietu reģistrs, tad lietas izskatīšanas datums būs precīzi kalendāra datumi, kas veikti pirmo un pēdējo ierakstu žurnālā.

Personas lietas iesniegšanas termiņi ir datumi, kad parakstīts rīkojums par tās personas uzņemšanu un atbrīvošanu no amata, par kuru šī lieta ir ierosināta.

Pastāvīgās un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas lietas, kā arī lietas par personālu vienu gadu pēc to pabeigšanas biroja darbā tiek nodotas organizācijas arhīvā. Pagaidu glabāšanas lietas (līdz 10 gadiem ieskaitot) tiek nodotas arhīvā pēc organizācijas vadības ieskatiem (ņemot vērā arhīva iespējas, iepriekšējo gadu dokumentu piekļuves biežumu utt.).

Dokumenti, kā jau minēts, tiek pieņemti arhīvā pēc vērtības pārbaudes un pastāvīgas un pagaidu glabāšanas (ilgāk par 10 gadiem) gadījumu uzskaites saskaņā ar organizācijas ekspertu komisijas apstiprināt.uzāt. Pagaidu uzglabāšanas gadījumi (līdz 10 gadiem ieskaitot) tiek pieņemti saskaņā ar lietu nomenklatūrām.

Ja atsevišķas lietas ir jāatstāj vai jāizsniedz kārtējam darbam, organizācijas arhīvs izsniedz šo lietu izsniegšanu pagaidu lietošanai.

Arhīva darbinieks, pieņemot lietas, rūpīgi salīdzina katru lietu ar inventarizāciju, pārbauda lietas noformēšanas un noformēšanas pareizību.

Kopā ar lietām uz arhīvu tiek nodotas nododamo dokumentu uzskaites kartes, lai ar tām papildinātu arhīva informācijas aparātu.

Pirms nodošanas valsts arhīvā valsts glabāšanai pakļautie dokumenti tiek glabāti organizāciju un uzņēmumu arhīvos Krievijas Federācijas Galvenā arhīva direktorāta noteiktajos periodos. Pec Termini valsts glabāšanai pakļautie dokumenti saskaņā ar aktu tiek nodoti no organizāciju un uzņēmumu arhīva uz valsts arhīvu.

Komercorganizācijas un valsts arhīva mijiedarbību var veikt uz līguma pamata. Līgumā ir notikti pušu attiecību principi, pienākumi, atbildība un citi.

Kvalificēta personāla lietvedība ietver ne tikai personāla dokumentācijas uzturēšanas, bet arī glabāšanas noteikumu ievērošanu, kā arī savlaicīgu šīs dokumentācijas nogādāšanu arhīvā.

Plašāku informāciju par jautājumiem, kas saistīti ar personāla lietvedību, varat atrast AS „BKR-INTERCOM-AUDIT“ autoru grāmatā „Personāla lietvedība“.